Zakelijk videobellen doen we steeds vaker. Hoe laat je daarbij een professionele indruk achter? Lees onze tips voor professionele Teams meetings en Zoom calls.

Lange tijd kwam videobellen in Nederland nauwelijks van de grond. Zeker zakelijk wilden we er niet aan. Schijnbaar vonden we het veel te leuk om voor dag en dauw een paar uur in de file te staan (of in een overvolle trein) voor een bijeenkomst van een uurtje aan de andere kant van het land. Maar toen kwam corona en werden we gedwongen om veel meer thuis te werken. Sindsdien zijn Teams meetings en Zoom calls begrippen die we dagelijks gebruiken.

De techniek gaat vooruit.

Wat zeker meespeelt in de massale omarming van videobellen, is dat de techniek de afgelopen jaren toegankelijker is gemaakt en flink is verbeterd. Dat geldt voor de apps op je laptop, tablet of smartphone. En het geldt voor de geluid- en beeldinstallaties in vergaderkamers waarmee hybride vergaderingen (een deel van de mensen fysiek in de ruimte en een ander deel online) mogelijk worden gemaakt. Tel daarbij op dat we er inmiddels allemaal meer ervaring mee hebben. En dat verklaart waarom videobellen een blijvertje is geworden.

Voorkom een onprofessionele indruk.

In de laagdrempeligheid van videobellen schuilt ook een gevaar. En dat is dat je een zakelijke online meeting minder serieus neemt dan een fysieke meeting. Een gevaar dat nog iets groter wordt als je vanaf je thuiswerkplek videobelt. Dit terwijl de indruk die je achterlaat wel blijvend is. En je gesprekspartner het ook verdient dat je hem online net zo serieus neemt als bij een fysieke meeting. Daarom geven ik je graag een aantal tips waarmee je ook videobellend de professionele indruk achterlaat die bij jezelf en je organisatie past.

Tips voor een 1-op-1 Teams meeting en Zoom call.

Maak een dialoog van je gesprek. Denk aan je non-verbale houding. Grijp in met metataal als het gesprek niet loopt zoals je hoopt. Al dit soort professionele gesprekstechnieken die je gebruikt in een fysiek zakelijk gesprek, zijn ook van belang tijdens je videobelgesprekken. Zorg dus dat je ze goed beheerst. Digitaal zijn er echter nog een paar extra zaken waarop je moet letten. Dit zijn mijn tips voor een 1-op-1 online meeting.

1. Bereid je goed voor.

Voor ieder gesprek, van functioneringsgesprek tot verkoopgesprek, is een goede inhoudelijke voorbereiding belangrijk. Dit geldt dus ook voor een Teams meeting of Zoom call. Als je gaat videobellen, komt daar de technische voorbereiding bij. Ga je bijvoorbeeld een online presentatie geven, zorg dan dat deze klaarstaat. Hetzelfde geldt voor een video of website die je wilt laten zien. En oefen van tevoren met Teams, Zoom of andere apps die je voor videobellen gebruikt. Het komt erg onprofessioneel over als je aan het hannesen bent met de techniek tijdens het gesprek. Het is ook zonde van de tijd van je gesprekspartner en die van jezelf.

2. Besteed aandacht aan je uiterlijk.

Het is lekker werken thuis in je oude joggingbroek en ietwat smoezelige sweatshirt. Niets mis mee. Maar zodra je je camera aanzet, mag het wel wat professioneler. Hoe formeel je jezelf precies aankleedt, hangt af van je gesprekspartner en afspraken daarover binnen jouw organisatie. Vanzelfsprekend mag je je huiselijker aankleden als je videobelt met een collega, dan wanneer je met een mogelijke nieuwe opdrachtgever of klant videobelt. Maar zorg er in een zakelijk gesprek altijd voor dat je er professioneel uitziet. Eigenlijk net zoals op kantoor.

3. Ben op tijd.

Op iemand moeten wachten is nooit fijn, maar moeten wachten terwijl je naar een leeg beeldscherm staart (of naar de digitale versie van je eigen hoofd) is helemaal vervelend. Een minuutje online wachten, lijkt ook veel langer te duren dan een minuutje wachten in de fysieke wereld. Doe dit je gesprekspartner niet aan. Heb je afgesproken dat de meeting om 14.00 uur begint. Zorg dan dat je je uiterlijk om 14.00 uur bij de meeting aanmeldt. Liefst nog wat eerder.

4. Test je apparatuur.

Om op tijd bij een Teams meeting of Zoom call te kunnen aansluiten, moet je eerder al paraat zijn. Tien minuutjes van tevoren bijvoorbeeld. Dan heb je alle tijd om je apparatuur te testen en eventuele problemen nog te verhelpen. Werkt je internetverbinding? Je geluid? Je camera? Het is erg vervelend als een online meeting te laat begint of telkens onderbroken wordt omdat er technisch iets niet goed gaat bij een van de deelnemers. Gebruik bij voorkeur ook een laptop of een goede tablet in plaats van een smartphone. Videogesprekken via de telefoon zijn namelijk vaak slechter van kwaliteit.

5. Zorg dat je goed in beeld bent.

Als je dan toch een camera gebruikt bij het bellen, kun je er het beste ook maar voor zorgen dat je gesprekspartner je goed kan zien. En dat hij tijdens het gesprek niet afgeleid wordt door allerlei zaken die om jou heen gebeuren.

Dit doe je door:

je camera op ooghoogte te plaatsen;
Daarmee zit je op ‘gelijke hoogte’ als je gesprekspartner. En je voorkomt dat hij van onderaf tegen je kin kijkt. Of in je neus. Dat is niet prettig. Ook een camerastandpunt van bovenaf maakt je meestal niet charmanter.

je laptop op een stabiele ondergrond te plaatsen;
Als je beeld de hele tijd beweegt, is dat erg onrustig voor je gesprekspartner. Zet je laptop daarom op een stabiele ondergrond. Gebruik je een tablet? Houd deze dan niet in je hand vast, maar plaats hem in een houder.

een geschikte achtergrond te kiezen;
Als er achter je ondergoed hangt te drogen of een grappige tekenfilm is te zien, is het misschien lastig voor je gesprekspartner om zijn aandacht te houden bij datgene dat je wilt vertellen. Ga dus op een plek in je huis of kantoor zitten waar geen afleiding is. Kun je zo’n plek niet vinden? Maak dan gebruik van de mogelijkheid in Teams om een fictieve achtergrond in te stellen. Ook hier geldt overigens weer, dat het met een bekende collega best wat huiselijker mag dan met een potentiële nieuwe opdrachtgever. Maar houd een zakelijke videomeeting altijd professioneel.

op gepaste afstand van de camera te gaan zitten;
De reden dat je een Teams meeting of Zoom call met beeld organiseert, is dat je daarmee niet alleen hoort wat de ander zegt, maar ook elkaars gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal kunt zien. Hiervoor is het belangrijk dat je hoofd goed in beeld is. Ga dus niet aan de andere kant van de kamer zitten. Te dichtbij is ook niet goed. Als je gesprekspartner nog wat van je schouders ziet, kan hij naast je gezichtsuitdrukkingen ook wat lichaamstaal waarnemen.

tegenlicht te voorkomen.
Als je met je rug voor het raam gaat zitten, schijnt de zon in de camera. Je gesprekspartner ziet je dan als een donker silhouet. Hetzelfde gebeurt als je een felle lamp achter je hebt staan. Dat is leuk als je jezelf als mystery guest wilt introduceren, maar niet fijn voor een zakelijke Teams meeting of Zoom call. Omgekeerd is het met een felle lamp van voren op je voorhoofd gericht, net alsof je in een politieserie speelt en door 2 rechercheurs streng wordt ondervraagd. Ook dat is niet ideaal. Besteed dus aandacht aan de lichtinval als je gaat videobellen.

6. Zorg dat je goed te horen bent.

Het is fijn als je gesprekspartner je goed kan verstaan. De meeste laptops hebben tegenwoordig een prima microfoon en acceptabele luidsprekers voor gesprekken. Toch is het vaak beter om een headset of oortjes met microfoon te gebruiken. Zeker als er andere mensen in de ruimte of in de buurt zijn. Die mensen hebben namelijk niets te maken met wat je gesprekspartner allemaal zegt. En als je met meerdere mensen in dezelfde ruimte aan dezelfde Teams meeting of Zoom call meedoet, voorkom je met oortjes of headset dat het geluid gaat rondzingen.

7. Voorkom onnodig geluid.

Om goed verstaanbaar te zijn en om zelf je gesprekspartner goed te kunnen horen, is het belangrijk dat je achtergrondgeluiden zoveel mogelijk vermijdt of dempt door deuren en ramen dicht te doen. Is je gesprekspartner jou iets aan het uitleggen en langere tijd alleen aan het woord? Schakel je microfoon dan even uit. Zet ook je telefoon op stil, net zoals je doet als je een fysieke afspraak hebt. En maak schriftelijke aantekeningen. Het geluid van een tikkend toetsenbord is erg vervelend tijdens een Teams meeting of Zoom call.

8. Spreek duidelijk.

Dat je duidelijk moet spreken, is een behoorlijke open deur. Maar ik noem het toch even als tip in deze blog, omdat het voor een videogesprek nog belangrijker is dan voor een fysiek gesprek. Want doordat je niet in dezelfde ruimte bent, is het voor je gesprekspartner al lastiger om zich te concentreren op wat je zegt. Bovendien mis je, ondanks het beeldscherm, een flink deel van de non-verbale communicatie. Praat dus gerust iets langzamer dan normaal. En vraag af en toe gewoon aan je gesprekspartner of deze je goed kan volgen.

9. Maak emoties expliciet.

Zoals gezegd, met videobellen zie je meer non-verbale communicatie dan in een telefoongesprek met alleen audio, maar het is nog altijd veel minder dan in een fysiek gesprek. Dus ga ervan uit dat als je blij, geïrriteerd, boos of tevreden met iets bent, je gesprekspartner dat misschien niet zo goed opmerkt als je verwacht. Vertel dit soort emoties daarom gewoon.

10. Houd je aantekeningen bij op papier.

Ben je super digitaal en maak je normaal gesproken je aantekeningen tijdens een gesprek of vergadering direct in OneNote of een andere app? Dan voelt het misschien wat paradoxaal om voor een Teams meeting of Zoom call ineens weer pen en papier uit je bureaula te vissen. Toch is dat beter. Typen maakt namelijk veel te veel geluid tijdens het videobellen. Maak ook aantekeningen tijdens de voorbereiding op papier. Of print ze uit. Je voorkomt dan dat je in het gesprek steeds tussen schermen heen en weer moet schakelen. Dat komt zeer onrustig over.

11. Stel je maaltijd of snack nog even uit.

Kom je net voordat je een online meeting ingaat nog langs de fruitmand of snoepautomaat? Dan is de verleiding ongetwijfeld groot een flinke appel of een gevulde koek mee te nemen. Maar alsjeblieft: laat eten liggen tot na de meeting. De zachte eetgeluidjes die je maakt, worden door je microfoon versterkt tot vreselijk onsmakelijke en luide knaag-, sabbel-, zuig-, bijt- en smakklanken. En eten op camera ziet er sowieso niet aantrekkelijk uit. Vandaar dat politici dat bijvoorbeeld altijd proberen te vermijden.

Een paar extra tips voor videobellen met meerdere mensen.

Alle tips die hierboven staan gelden niet alleen voor 1-op-1-gesprekken, maar ook voor Teams meetings en Zoom calls met meerdere personen, bijvoorbeeld vergaderingen en presentaties. Er zijn wel een paar puntjes die extra aandacht vragen als je met een grote groep gaat videobellen.

1. Bespreek de structuur.

Zorg allereerst voor een goede agenda voor de meeting. Die stuur je van tevoren naar iedereen op. Aan het begin van de online vergadering of presentatie bespreek je die agenda nog eens. Bij een duidelijke structuur hoort ook dat je de meeting afsluit met een bondige samenvatting. En hebben jullie tijdens de meeting taken verdeeld? Herhaal die taken en eventuele deadlines op het einde van de meeting nog eens.

2. Wijs een gespreksleider aan.

Bij een fysieke vergadering is de voorzitter vaak de gespreksleider. Online kan dit ook, maar het hoeft niet. Als de voorzitter digitaal niet zo vaardig is of zich graag helemaal op de inhoud concentreert, kun je zelfs beter iemand anders tot gespreksleider benoemen. Kies iemand die goed kan omgaan met Teams, Zoom of een andere videobeltool die jullie gebruiken. Deze persoon:

• bewaakt de agenda en tijd;
• laat mensen binnen in de digitale vergaderruimte;
• let erop dat mensen niet door elkaar heen praten;
• geeft mensen het woord of zet ze zo nodig even op ‘stil’;
• verzamelt en bundelt de vragen uit de chat;
• is zelf geen actieve deelnemer als het gaat om de inhoud/de agendapunten.

3. Laat jezelf zien.

Superhandig aan tools als Teams en Zoom is dat je daarmee je beeldscherm kunt delen. Ideaal om bijvoorbeeld een grafiek, website of afbeelding te laten zien terwijl je ondertussen je verhaal doet. Hiermee kun je dat verhaal vaak veel duidelijker maken. Maar schakel op tijd weer terug naar je eigen hoofd. Daarmee houd je bij je toehoorders namelijk echt veel beter de aandacht vast dan met een PowerPointpresentatie. Mensen kijken uiteindelijk het liefst naar andere mensen.

4. Praat niet door elkaar heen.

Door elkaar heen praten, is ook weer zo’n slechte gewoonte die online vele malen erger is dan in de fysieke werkelijkheid. In een vergaderruimte is het vooral irritant, online zorgt het ervoor dat het gesprek voor anderen totaal niet meer te volgen is. Vandaar ook dat gespreksleiders op de radio en televisie altijd direct ingrijpen als mensen door elkaar praten. Doe dat in je Teams meeting of Zoom call ook. Vind je het lastig jezelf te beheersen? Zet jezelf dan op ‘mute’ en schrijf je opmerkingen en vragen op voor later.

Videobellen: zo moet het niet.

Tot zover mijn tips voor videobellen. Als je ze toepast in de praktijk, zorg je ervoor dat je ook in je Teams meetings en Zoom calls een professionele indruk achterlaat. En dat deze gesprekken zo soepel mogelijk verlopen. Als iedereen zich aan deze tips houdt zijn rampzalige online vergaderingen als in de video hieronder voorgoed verleden tijd.