Beeld bij: We communiceren ons suf op de werkvloer! Zo voorkom je dat je daar te veel tijd mee kwijt bent
01 juli 2024: Femke Hainja

We communiceren ons súf op de werkvloer!

Mailen, bellen, posten, chatten, videobellen, rapporteren, notuleren, presenteren, adviseren, instrueren … Op de werkvloer communiceren we de héle dag door! En juist omdat we het zoveel doen, is het fijn als al dat communiceren ons niet onnodig veel tijd kost. We hebben geen zin in extra vragen van lezers doordat onze e-mails niet duidelijk zijn. We zitten niet te wachten op chaotische telefoongesprekken die langer duren dan nodig. Of op vergaderingen waar maar geen einde aan lijkt te komen door zinloos geklets. En we gebruiken ChatGPT niet om vervolgens nog steeds tijden te schrappen en schuiven om een goede tekst te krijgen. Daarom houden wij je graag scherp met een aantal communicatietips waarmee je tijd bespaart.  

1. Voorkom vragen van lezers: begin je brief of e-mail klantgericht.

Schrijf je inleiding in 3 stappen. Dan weet je lezer direct wat hij of zij van je brief of e-mail kan verwachten. En kan hij of zij de inhoud goed plaatsen.

Heb je al contact gehad met de lezer? Dan zien de stappen er zo uit:

  1. Verwijs naar eerder contact:
    Op [datum] stuurde u ons een e-mail.
    Gisteren spraken we elkaar aan de telefoon.
  2. Herhaal de vraag van de lezer:
    U vraagt hierin of u …
    U wilt graag informatie over …
  3. Vertel het doel van je brief of e-mail:
    In deze e-mail geef ik uitleg over …
    In deze e-mail leest u wat ik van u verwacht …

Heb je nog geen contact gehad met de lezer? Dan zijn dit de stappen:

  1. Beschrijf de relatie:
    U gaat binnenkort met pensioen.
    U maakt gebruik van een vuilnispas.
  2. Beschrijf de situatie/aanleiding:
    Het is belangrijk dat u alvast een aantal keuzes maakt.
    Vanaf [datum] verandert de locatie van …
  3. Vertel het doel van je brief of e-mail:
    In deze brief leest u wat uw opties zijn.
    In deze e-mail leest u wat dit voor u betekent. 

2. Voorkom lange, chaotische telefoongesprekken: gebruik metataal.

Metataal is de taal die we gebruiken om óver onze taal te praten. We gebruiken het bijvoorbeeld om het verloop van het gesprek te bespreken. Het is een handig hulpmiddel om structuur aan te brengen in een gesprek. Bijvoorbeeld als het gesprek moeizaam of chaotisch verloopt. Een voorbeeld:

“Het gesprek wordt een beetje rommelig, vindt u ook niet? Ik denk dat dat komt doordat we nu alles tegelijk willen bespreken. Zullen we ons even beperken tot [onderwerp]?”

Of als je gesprekspartner steeds zijpaden inslaat en afdwaalt van het onderwerp dat je wilt bespreken:

“Ik vind het interessant om het hier over te hebben, maar ik denk dat we een beetje afdwalen van het onderwerp.”

Maar je kunt het ook gebruiken om feedback te vragen of te geven aan je gesprekspartner:

“Het is best een ingewikkeld verhaal. Kunt u het nog volgen?”
“Mag ik u even onderbreken? Ik wil graag nog iets meer weten over …”

Met metataal kun je het gesprek dus heel gericht sturen naar het onderwerp waarover je het wilt hebben. Zodat je gestructureerde gesprekken voert waarin je niet onnodig lang over onderwerpen praat die je niet wilt bespreken. 

3. Voorkom doelloze vergaderingen: geef duidelijke vergaderdoelen aan.

Zorg ervoor dat alle deelnemers in een vergadering weten wat het doel is van ieder agendapunt. Dan weten jij en je collega’s namelijk hoe jullie dat punt moeten behandelen. En zo voorkomen jullie dat jullie zomaar een half uur over een onderwerp aan het discussiëren zijn … om er vervolgens achter te komen dat jullie helemaal geen mening over dat punt hoéfden te geven. Een agendapunt kan 3 verschillende doelen hebben: informeren, opiniëren of besluiten:

Informeren
Wanneer iemand de aanwezigen tijdens de vergadering bijvoorbeeld informeert over het nieuwe CRM-systeem dat is aangeschaft.

Opiniëren
Wanneer iemand de meningen van de overige deelnemers peilt over een CRM-systeem dat het bedrijf mogelijk aan wil schaffen. De voor- en nadelen bespreekt. En er pas tijdens de volgende vergadering een besluit over neemt.

Besluiten
Wanneer iemand wil dat er een besluit genomen wordt over het CRM-systeem. Zodat iedereen na de vergadering weet of het bedrijf het systeem wel of niet aanschaft.

Is het doel van een agendapunt bijvoorbeeld ‘informeren’? Dan weten jij en je collega’s dat jullie de informatie alleen maar tot jullie hoeven te nemen (en dat jullie eventueel vragen om extra informatie kunnen stellen). En dat jullie niet over het punt hoeven te discussiëren of er een beslissing over hoeven te nemen.

4. Voorkom eindeloos pielen met ChatGPT: schrijf slim met Slimtaal.

Gebruik je ChatPGT af en toe weleens om het schrijfproces wat te versnellen? Dan merk je waarschijnlijk dat je lang niet altijd blij bent met de uitkomst:

  • De inhoud van de teksten klopt niet helemaal.
  • De schrijfstijl sluit niet aan bij de stijl van je organisatie.
  • De structuur past niet goed bij de tekstsoort die je schrijft of het tekstdoel dat je hebt.

Daardoor moet je nog veel verbeteren aan de AI-teksten voordat deze goed genoeg zijn voor je lezers. En kost het schrijven nog steeds veel tijd. Óf je neemt genoegen met teksten die onder de maat zijn. Maar het hele idee van een schrijftool is juist dat snel goede teksten schrijft.

Precies om díe reden hebben wij onze eigen AI-schrijftool ontwikkeld: Slimtaal. Onze visie en jarenlange ervaring met tekst zit overal in de tool verwerkt. Waardoor jij en je collega’s snel goede teksten krijgen waar jullie (bijna) niks meer aan hoeven te veranderen. Of jullie nu brieven, e-mails, rapporten, blogs, offertes, nieuwsartikelen, socialmediaberichten of raads- en collegevoorstellen schrijven.

Probeer Slimtaal gerust zelf eens uit om te kijken of de tool iets voor je is. Je kunt dat 7 dagen gratis doen. Of sluit aan bij 1 van onze gratis infosessies waarin onze manager Innovatie Tom Kottink je in een uurtje bijpraat over Slimtaal en schrijven met AI.

 

Hopelijk bespaar je met de tips wat kostbare tijd die je ook kunt besteden aan nuttigere dingen. Of leukere :-).

Wil je hulp bij het verbeteren van je communicatie?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Blijf op de hoogte van de laatste blogs en beste schrijf- en spreektechnieken.

    Ja, ik ga akkoord met hetprivacybeleid

    Gerelateerde blogs

    LVE logo met roze hartje

    Opleidingsgids: inspirerende verhalen over communicatie

    Lees meer pijltje
    Afbeelding LVE TXT portfolio

    Portfolio: LVE TXT

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Veranderingen in je organisatie? Zo creëer je draagvlak

    Veranderingen in jouw organisatie? Zo creëer je draagvlak!

    Lees meer pijltje

    Meer informatie?

    Bel of mail ons gerust. Wij helpen je graag verder.

    Marieke van Beem voor contactfoto
    Marieke van Beem
    accountmanager

    Misschien vind je dit ook interessant:

    Beeld bij: Effectief vergaderen is nog slechts een kwestie van tijd

    Effectief vergaderen is slechts een kwestie van tijd

    Vergaderingen duren vaak lang. Kan dat niet anders? Jazeker! Met deze 3 stelregels heb jij voortaan effectieve vergaderingen.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Je brief of e-mail afsluiten

    Je e-mail of brief afsluiten? Gebruik deze tips en voorbeelden

    Het afsluiten van je e-mail of brief. Hoe doe je dat? Vermijd clichézinnen en 'houd de deur open voor je lezer'.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Effectieve telefoongesprekken voeren? Volg deze tips!

    Effectieve telefoongesprekken voeren? Volg deze tips!

    Klantgericht telefoneren, hoe doe je dat? In deze blog bespreek ik 3 structuursignalen die je helpen effectief klantgericht te telefoneren.

    Lees meer pijltje

    Recente blogs

    Afbeelding bij blog Een betere wereld begint bij jouw zakelijke mails

    Een betere wereld begint bij jouw zakelijke mails

    Onlangs is mijn wereld een beetje beter geworden. Ik heb een nieuwe baan en ontvang van mijn collega’s alleen nog maar mails die ik in 10 seconden kan lezen. Wat een verademing. Geen urenlang geploeter meer om die dagelijkse berg mails weg te werken. Ik kan nu ‘koppensnellend’ mijn mailbox door zonder belangrijke informatie te […]

    Lees meer pijltje
    Afbeelding bij Een top telefoongesprek dankzij LSD

    Een top telefoongesprek dankzij LSD

    Je telefoongesprekken verbeteren? Dat kan met LSD: luisteren, samenvatten en doorvragen. Lees onze tips over deze gesprekstechnieken.

    Lees meer pijltje

    Theater is er voor íedereen

    Zwolse Theaters schrijft duidelijk en aantrekkelijk om ervoor te zorgen dat iedereen naar het theater kan én wil.

    Lees meer pijltje