Doe de e-learning nu tijdelijk gratis
 | Fout: Contact formulier niet gevonden. |
Veel organisaties gebruiken AI voor hun communicatie. Jouw organisatie waarschijnlijk ook. Logisch, vinden we bij Loo van Eck. Want … AI is geen hype. Het is een blijvende verandering. Dus hoog tijd om AI te benutten en ervan te profiteren. Niet alleen om tijd te besparen, maar vooral om je communicatie beter te maken: duidelijker, persoonlijker en effectiever.
Maar waar begin je? Hoe zet je de stap van experimenteren naar AI écht voor je organisatie laten werken? Hoe bewaak je de kwaliteit? Hoe neem je je medewerkers in deze verandering mee?
Dit soort vragen krijgen we dagelijks over AI en zakelijke communicatie. Daarom bundelen we ze, samen met onze antwoorden. Want als grootste opleider in schrijven en maker van (AI-)tools zoals Klinkende Taal en Slimtaal weten we waar we het over hebben. Bovendien: het is onze missie om mensen en organisaties te inspireren om hun communicatie te verbeteren. Zodat ze effectief spreken en schrijven. Op een manier die past bij de organisatie en wat ze hun klanten en collega’s beloven.
Dus: laat je vooral inspireren door de vragen* van onze klanten en de antwoorden van onze collega Tom Kottink, manager Kwaliteit & Innovatie. En verbeter je communicatie.
*staat jouw vraag er niet tussen? Bel of mail ons! We geven je het antwoord en voegen ‘m toe aan deze lijst.
Strategie & beleid rondom AI
- Moeten we AI inzetten in onze organisatie op het gebied van communicatie?
- Hoe maak ik goed beleid om AI in te zetten in onze communicatie?
- Welke afspraken moet ik vastleggen rondom AI en communicatie?
- Wie binnen de organisatie is verantwoordelijk voor AI in communicatie?
- Hoe zorg ik dat AI ons communicatiebeleid versterkt in plaats van verzwakt?
AI inzetten om communicatie te verbeteren
- Hoe maak ik een goede tekst samen met AI?
- Hoe schrijf ik een goede prompt om notulen van een gesprek of vergadering te maken?
- Hoe zorgen we voor teksten die precies passen bij onze huisstijl en uitstraling?
- Zijn er externe onderzoeken gedaan naar de effecten van het juiste gebruik van AI op het gebied van communicatie?
- Schrijven met AI gaat sneller. Maar hoe houd ik grip op de kwaliteit?
- Hoe leer je medewerkers de juiste vaardigheden aan om goede teksten te genereren met een AI-tool?
Draagvlak creëren voor en implementatie van AI
- Nog niet veel collega’s gebruiken AI. Hoe stimuleren we dit?
- Hoe zorg ik ervoor dat mijn collega’s AI op de juiste manier inzetten?
- AI heeft grote impact op communicatie. Zijn communicatietrainingen nu overbodig?
AI-geletterdheid
Risico’s van AI in communicatie
We gebruiken eigenlijk nog nauwelijks tot geen AI-tools binnen onze organisatie. We weten dat we er wel iets mee moeten op een gegeven moment. Maar wanneer? Wat is jullie advies?
Ons advies is om zo snel mogelijk te beginnen.
Ik kan me best voorstellen dat je organisatie terughoudend is bij de inzet van AI. We zien dat veel organisaties AI overwegen, maar dit nog niet breed inzetten. Aan de andere kant hebben we ook veel klanten die AI juist wél intensief inzetten en daar de vruchten van plukken. Laat het duidelijk zijn: wij zijn voorstander van het benutten van AI bij communiceren, want het maakt je communicatiewerk beter, comfortabeler en sneller. Maar AI is geen wondermiddel.
Begin daarom klein.
Kies 1 tool, 1 groep gebruikers met 1 doel. Bijvoorbeeld: het taalmodel Mistral, de HR-afdeling en het schrijven van vacatureteksten. Ga eens 2 uur met elkaar zitten en experimenteer. Laat AI de vacaturetekst schrijven en pas daarin deze prompt-tips toe. Wat werkt er goed? Waar loop je tegenaan? Wat kan AI goed? Wat moet je als mens zelf nog doen? Zo krijg je zelf meer kennis en laat je je collega’s ervaring opdoen. Herhaal dit soort experimenten met verschillende tools, gebruikers en doelen. De vervolgstap is het maken van beleid.
Toelichting
Schrijf jij jouw zakelijke teksten nog met de hand? Nee, natuurlijk niet, want schrijven in Word of Outlook gaat veel sneller. Net zoals hoe de computer destijds het schrijfproces heeft veranderd, doet AI dat nu ook. Dus … waarom vasthouden aan zelf schrijven terwijl AI het schrijfwerk voor je kan doen? Natuurlijk snappen we het als organisaties nu nog twijfelen om de stap te zetten. Maar binnenkort is het vanzelfsprekend om AI te benutten in je communicatie. Ons advies is om op de AI-trein te springen, voordat ‘ie uit zicht is. Dan doe je ervaring op en leer je wat voor jouw organisatie werkt en niet werkt. We kunnen jullie daarbij helpen, bijvoorbeeld met advies en onze trainingen.
We willen AI inzetten, maar hebben nog geen beleid. Hoe pakken we dat aan?
Begin met een visie op AI binnen jouw organisatie.
Ik hoor regelmatig: “We willen graag AI inzetten, maar weten alleen nog niet waarvoor.” Ik vind dat heel gek. Als wij organisaties helpen met hun AI-beleid, dan is AI altijd het middel, nooit het doel. Het uiteindelijke doel kan bijvoorbeeld zijn: het versterken van je klantrelaties, hogere omzet of tijdsbesparing. AI kan je helpen om dat doel te bereiken. Schrijf dit op in je visie: wat zijn jullie doelen? Waar wil je AI voor inzetten, en vooral: waarom?
Vervolgens maak je je AI-beleid zo praktisch mogelijk.
Dit hoeft heus geen uitgebreid rapport te zijn, want dan zullen je collega’s niet alles lezen of kunnen onthouden. Houd je beleid simpel en makkelijk toepasbaar. Neem bijvoorbeeld op:
Betrek hier verschillende disciplines bij.
Zo krijg je een zo compleet mogelijk beeld en creëer je meteen draagvlak voor je beleid. Denk aan: communicatie, juridische zaken, ICT en HR.
Update je beleid 2 keer per jaar.
AI ontwikkelt zich razendsnel. Wat vandaag werkt, kan morgen alweer achterhaald zijn. Evalueer je beleid dus regelmatig en pas het aan op basis van ervaringen, nieuwe tools en veranderende risico’s. Begin klein, toets en verbeter. Zo groeit je beleid mee met de praktijk.
Zie de vraag ‘hoe maak ik goed beleid om AI in te zetten in onze communicatie?'.
De HR-afdeling gebruikt AI voor vacatureteksten, communicatie schrijft er webteksten mee en ICT test een chatbot. Handig, maar wie bewaakt nu de kwaliteit en eenduidigheid?
Richt een stuurgroep AI in.
AI raakt veel verschillende vakgebieden: ICT, juridisch, beleid, communicatie, HR en financiën. Zonder samenwerking mis je eenduidig beleid, krijg je geen draagvlak en zorg je voor onrust in de organisatie. Richt daarom een stuurgroep AI in waarin al deze disciplines samenwerken. Die groep bepaalt het beleid, de kaders en de ethische en technische richtlijnen voor verantwoord AI-gebruik.
Maak 1 persoon verantwoordelijk voor AI én communicatie.
De meeste toepassingen van AI gaan over communicatie: schrijven, redigeren, samenvatten en notuleren. Dat blijkt ook uit onderzoeken van onder andere Microsoft, Gartner en Thomson Reuters: de eerste winst van AI wordt geboekt bij communicatietaken. AI inzetten voor communicatie vraagt om eigen expertise en aandachtspunten. Bijvoorbeeld:
Deze specifieke vragen horen niet thuis bij de algemene stuurgroep, maar bij een communicatie-expert. Wijs daarom een AI-communicatieverantwoordelijke aan: iemand uit het communicatieteam (bijvoorbeeld een manager of senior adviseur) die beleid vertaalt naar de praktijk, medewerkers begeleidt en de kwaliteit bewaakt. De stuurgroep en verantwoordelijke werken samen: de één stelt de kaders, de ander zorgt dat ze in de dagelijkse communicatie tot leven komen. Zo houd je regie, voorkom je wildgroei en benut je AI waar het echt waarde toevoegt: in heldere, menselijke communicatie.
We hebben de afgelopen jaren geïnvesteerd in heldere, klantgerichte communicatie. Maar sinds we AI gebruiken, past onze communicatie daar niet altijd meer bij. Hoe zorgen we ervoor dat AI ons beleid versterkt in plaats van verzwakt?
Definieer wat AI precies doet én wat mensen moeten doen. Wij kunnen je bijvoorbeeld adviseren in hoe en waar je AI inzet (tekstvoorstellen, analyses, standaardprocessen). En waar menselijk contact essentieel blijft. Laat AI routinezaken en datawerk doen, maar zorg dat mensen verantwoordelijk blijven voor nuance, emotie en klantrelaties.
Wil je meer weten over strategie en beleid rondom AI? Wij helpen je graag. Stel al je vragen in een gratis online infosessie van ongeveer een uurtje. Of plan een gratis intake met 1 van onze adviseurs via loo@lve.nl of (0318) 69 69 00.
Ik gebruik AI om teksten te schrijven, maar ik krijg er lang niet altijd uit wat ik wil. Hoe maak ik een goede prompt? En hoe kom ik daarmee tot een goede tekst?
Een goede tekst laat je niet maken, maar maak je samen met AI.
Zie AI als een medewerker: jij bent de leidinggevende. Jij geeft de instructies, kaders en bent verantwoordelijk voor het eindresultaat. De kwaliteit van de tekst hangt af van de samenwerking tussen jou en de AI-tool. Hieronder lees je de stappen om te komen tot een kwalitatief goede tekst.*
1. Bezint eer ge begint.
Denk vóórdat je begint met prompten (instructies geven aan de AI-tool) na over de volgende dingen:
Spar samen met AI over de lezersvragen en lezersbehoeften. Hiermee creëer je een mooie basis voor je uiteindelijke tekst.
2. Geef de prompt, en laat AI de tekst schrijven.
Elke goed geschreven tekst is opgebouwd volgens een vaste structuur. Zo heeft een brief bijvoorbeeld altijd een aanhef, inleiding, kern en slot. Een prompt is eigenlijk ook een tekst. En goede prompts hebben ook een vaste structuur. Namelijk de volgende:
Hoe specifieker je weet wat je wilt, hoe uitgebreider en beter je je prompt kunt maken. Onze tekstschrijvers gebruiken dan ook zeer uitgebreide prompts.
3. Beoordeel de tekst.
Klopt de tekst inhoudelijk? Voldoet deze aan jullie schrijfwijzer? Straalt de tekst uit wat je uit wilt stralen? Past hij bij de lezer? Je kunt de beoordeling op 2 manieren aanpakken. De eerste manier is om dit zelf te doen. Je houdt dan maximale controle. De tweede manier is om AI zijn eigen vlees te laten keuren. Vraag AI om z’n eigen tekst te beoordelen, bijvoorbeeld door ‘m bovenstaande vragen te stellen.
4. Pas aan.
Het komt bijna nooit voor dat de tekst in één keer goed is. Tenminste, niet als je de lat zo hoogt legt als wij ‘m leggen. Daarom blijf je, zelf of samen met AI, schaven aan de tekst. Ook dit kun je weer zelf doen, of je geeft de AI-tool feedback (“leg meer nadruk op de voordelen voor de klant”) totdat je tevreden bent. Jij bent tenslotte verantwoordelijk voor het eindresultaat.
* denk je nu: “wát een werk … dat kost me superveel tijd …” Eerlijk gezegd: daar heb je gelijk in. Vooral de 1e keer. Ons advies is dan ook: investeer 1 keer tijd en energie in een goede basis. Dan kun je er vervolgens steeds van profiteren, waardoor je wél tijdwinst boekt. Of kies voor een AI-agent of AI-skill , waarin wij deze goede basis voor je leggen.
Ik heb regelmatig 1-op-1-gesprekken of vergaderingen met een grote groep. Ik wil het proces van notuleren automatiseren. Kan dat? En zo ja, hoe?
Ja, dit kan zeker!
Deze vraag krijgen we regelmatig. Hieronder lees je onze tips en adviezen. Ik adviseer je om deze echt over te nemen. Er zijn ook tools die zelf automatisch notulen maken, dat kan bijvoorbeeld in Copilot. Maar wij vinden notuleren een écht vak dat aandacht verdient. En de kwaliteit van de automatische notulen doen daar vaak geen recht aan. Onderstaande tips helpen je om tot écht goede notulen te komen.
Stap 1. Bereid je goed voor.
Zorg voor een gestructureerde agenda, zodat je weet wat er besproken gaat worden. Bepaal per agendapunt het doel: informeren, discussiëren of besluiten. Je notulen zijn per doel namelijk anders.
Stap 2. Laat AI een transcript maken van het gesprek of de vergadering.
Een transcript is het letterlijk uittypen van alles wat er is gezegd. Je vraagt dus niet aan de tool om meteen de notulen op te leveren, maar je hebt liever de platte tekst. Dan houd je zelf namelijk de controle om de output te checken en in gestructureerde notulen te gieten. Zorg ervoor dat je weet wie wat gezegd heeft, dat kan bijvoorbeeld gemakkelijk in Microsoft Teams.
Stap 3. Ga samen met AI aan de slag met het transcript.
Je geeft de AI-tool een prompt. Goede prompts hebben een vaste structuur, namelijk:
Stap 4. Controleer, schrap en verbeter.
AI helpt je snel notuleren, maar jij blijft eindverantwoordelijk. Controleer of besluiten kloppen, de toon passend is en of alle acties helder zijn.
AI-schrijftools leveren eenheidsworsten op, dat merken we zelf ook. Terwijl we natuurlijk unieke, persoonlijke en onderscheidende teksten willen schrijven. En dat onze communicatie blijft passen bij wie wij zijn. Hoe zorgen we daarvoor met AI?
Ik leg je zo uit hoe je dit doet. Maar laat me eerst een korte toelichting geven.
Dit is een groot risico van AI inzetten voor communicatie.
We kennen allemaal wel die standaard LinkedIn-berichten waar het ChatGPT-toontje vanaf spat. Dat wil je natuurlijk voorkomen. En dat kan ook. Onderzoek toont ook aan dat context écht het verschil maakt in schrijven met AI en helpt eenheidsworsten te voorkomen. In het onderzoek Evidence Against LLM Homogenization in Creative Writing werd bijvoorbeeld ontdekt dat Large Language Models, die in eerdere studies juist neigden naar uniforme output, bij zelfs een kleine hoeveelheid context evenveel variatie vertoonden als menselijke auteurs. Als je medewerkers dus juiste context meegeven aan AI over die uitstraling, dan krijg je geen eenheidsworsten. Integendeel! Maar goed, hoe geef je dan de juiste context mee? Dat lees je hieronder.
Ons advies is om jullie eigen identiteit te laten doorklinken in jullie teksten.
Je organisatie heeft een eigen identiteit, met een eigen visie, uitstraling en kernwaarden. Maar hoe laat je die doorklinken in elke tekst die je schrijft? Precies dáár zijn we met Loo van Eck goed in. Ons advies is dan ook:
1. Leg jullie eigen schrijfstijl vast. Doe dat samen met een groep vertegenwoordigers uit je organisatie. Wil je daarbij begeleiding van ons? Dan kan met ons Schrijfstijlkompas.
2a. Kies voor Slimtaal. Slimtaal is onze eigen AI-schrijftool, die we helemaal op maat maken voor jullie organisatie. Zo klinkt jullie eigen identiteit door in elke tekst die je schrijft, zonder dat jullie collega’s daarover hoeven na te denken.
2b. Kies voor AI-agents. Hebben jullie al een AI-tool zoals Copilot of ChatGPT? Daarin kun je agents maken die schrijven volgens jullie eigen schrijfstijl.
3. Leid je collega’s op. Neem je collega’s mee in jullie identiteit en schrijfwijze. Laat het leven. Alleen dan zullen ze jullie schrijfstijl begrijpen en omarmen.
Zo zorg je dat AI geen eenheidsworsten serveert, maar teksten die precies passen bij je organisatie en je doelgroep.
We willen AI inzetten in onze organisatie. Maar de directie wil eerst weten of AI echt iets oplevert. Ik zoek dus bewijs. En ben benieuwd of er onderzoek is gedaan naar de effecten van AI op het gebied van communicatie.
Ja, daar wordt wereldwijd natuurlijk veel onderzoek naar gedaan.
Zoals in het Britse rijksoverheidsexperiment met 20.000 medewerkers. Daaruit bleek dat mensen gemiddeld 26 minuten per dag besparen op schrijftaken. Reken maar uit: dat is 87 uur per medewerker per jaar. Voor een team van 25 schrijvers praat je al snel over ruim 2.000 uur winst. Dat is een fte.
Maar er is ook veel Nederlands onderzoek waaruit blijkt dat AI veel voordelen oplevert.
Dat het niet alleen processen versnelt, maar ook de kwaliteit van teksten verbetert en bijvoorbeeld ruimte creëert voor innovatie. TNO toont aan dat AI zakelijke schrijftaken aanzienlijk versnelt: zo verlopen contractanalyses bij Deloitte Legal 40–50% sneller met AI-ondersteuning (Bron: TNO – Aan het werk met generatieve AI). Het CBS bevestigt dat steeds meer Nederlandse bedrijven automatische tekstgeneratie inzetten om sneller en consistenter zakelijke documenten te produceren (Bron: CBS AI-monitor 2024). Daarnaast melden studenten en onderzoekers aan de Radboud Universiteit dat AI hen helpt teksten duidelijker, foutloos en sneller te schrijven (Bron: Radboud Universiteit – Hoe AI ons werk verandert).
Onze medewerkers gebruiken AI vooral voor het schrijven van e-mails, webteksten, rapporten en socialberichten. Het zal wel allemaal sneller gaan, maar ik vind de kwaliteit zeker niet altijd beter. Soms schrik ik er zelfs van. Ben ik te kritisch of is het terecht en hoe houd ik de regie op wat er naar buiten gaat?
Snelheid en kwaliteit gaan natuurlijk samen, anders heb je er niks aan.
Bij Loo van Eck leggen we de lat altijd al hoog als het gaat om teksten. Teksten moeten duidelijk en foutloos zijn, iedere tekstsoort moet zijn doel bereiken en, zeker niet onbelangrijk in deze tijd: teksten moeten de uitstraling van je organisatie meegeven. En ook dát lukt nu allemaal sneller en makkelijker met hulp van AI. Het vraagt weliswaar om bepaalde vaardigheden. Maar een écht perfecte tekst wordt bereikbaar voor álle schrijvers. En dat durven wij, zelfs dus als criticus, nu te beloven.
Zorgen om de regie, de controle, te houden op de kwaliteit van de gegenereerde teksten is wel terecht.
Schrijvers die AI gebruiken, hebben de neiging tevreden te zijn met minder goede teksten. En dan gaan er ook minder goede teksten de deur uit. Of naar collega’s. Dit blijkt uit een studie van Stanford (2023). De schrijvers vertrouwen te veel op AI en controleren achteraf teksten niet actief genoeg. Ze vertrouwen op AI als een autoriteit.
Waarom? Volgens de onderzoekers komt dat hierdoor.
Als opleider en expert in taal en schrijven zijn wij ons hier erg van bewust. Net als jij, maar dat geldt niet voor iedere medewerker.
Het is dus van groot belang dat je medewerkers leren omgaan met AI-tools.
En dat zij weten op basis van welke criteria zij de output moeten beoordelen en verbeteren. Ze moeten zich bewust zijn van de bias waar ze last van gaan hebben en leren hoe ze hiermee omgaan. Bovendien vinden wij dat voor alle AI-output altijd een menselijke tegenlezer moet zijn.
Collega's gebruiken AI veel, maar de kwaliteit van hun output verschilt enorm. De één schrijft sterke teksten, de ander juist niet. Hoe zorgen we ervoor dat iedereen met AI-tools goede teksten kan schrijven?
Dat kan op verschillende manieren. Hoe wij het doen in onze schrijftrainingen met AI is zo: we passen reverse engineering toe. Reverse engineering is het proces waarbij je een bestaand product of systeem onderzoekt om te begrijpen hoe het werkt. In dit geval dus een goede tekst.
Samen met de cursisten ontdekken we wat de bouwstenen zijn van deze perfecte tekst. Ze analyseren welke keuzes de schrijver heeft gemaakt tijdens het schrijfproces. En welke promptinstructies erachter schuilgaan. Dit is een heel leerzaam proces. Die keuzes kunnen ze namelijk gebruiken om vervolgens zelf goede instructies aan AI te geven.
Deze methode werkt heel goed om snel te begrijpen hoe je prompts moet bouwen. Onderzoek laat dat ook zien. Bijvoorbeeld aan Penn State University steeg het inzicht van studenten blijvend toen ze apparaten eerst moesten demonteren en analyseren (Simpson & Thevenot). En in China verdubbelden scholieren hun ontwerpvaardigheden en halveerde hun mentale belasting door een bestaande brug uit elkaar te halen en opnieuw op te bouwen (Zhong et al., Heliyon 2024).
Wil je meer weten over hoe je AI inzet om de communicatie van je organisatie te verbeteren? Wij helpen je graag. Stel al je vragen in een gratis online infosessie van ongeveer een uurtje. Of plan een gratis intake met 1 van onze adviseurs via loo@lve.nl of (0318) 69 69 00.
Ik ben wel overtuigd dat we AI moeten benutten voor onze communicatie. Maar een deel van de medewerkers heeft weerstand tegen AI vanwege diverse redenen. Privacy, eenheidsworst, ethiek, controle, niet meer hoeven nadenken, reputatieschade … Hoe zorg ik ervoor dat er draagvlak ontstaat voor het benutten van AI?
Dit horen we regelmatig van onze klanten.
Het management en de directie willen aan de slag met AI, maar er is een grote groep medewerkers die weerstand heeft. Eigenlijk is dat ook wel logisch. Vaak komt die weerstand voort uit onzekerheid en onwetendheid. Dat neem je niet weg met een spectaculaire AI-tool, maar met duidelijke uitleg, ervaring, kleine stappen en opleiding.
Met de volgende stappen stimuleer je het gebruik van AI op het gebied van communicatie:
1. Begin met het verhaal: waarom doen we dit? Wat is onze visie? En ons beleid?
Weerstand ontstaat vaak door onduidelijkheid. Vertel daarom waarom jullie AI willen gebruiken in communicatie. Wat levert het op? Wat verandert er? Wat niet? En vooral: welke rol houdt de mens? Laat medewerkers zien dat AI niet bedoeld is om ze te vervangen, maar om ze te versterken. Toon concrete voorbeelden, zodat het tastbaar wordt. Bijvoorbeeld van een AI-tool die helpt bij het samenvatten van gesprekken of het schrijven van brieven.
2. Begin klein en vier successen.
Start met een kleine groep enthousiaste collega’s of 1 herkenbaar proces, zoals het schrijven van e-mails of notulen. Laat zien wat AI oplevert: tijd, rust, scherpere teksten. Onderzoek van McKinsey laat zien dat zichtbare 'quick wins' cruciaal zijn om de rest van de organisatie mee te krijgen. Wat mensen zien werken, gaan ze vertrouwen.
3. Organiseer de training Slim schrijven met AI.
Weerstand verdwijnt pas als medewerkers zelf ervaren dat ze AI in de vingers krijgen. Zorg dus dat ze leren:
4. Deel voorbeelden en prompts.
Volgens onderzoek van Prosci gaat adoptie van AI 3 keer sneller als collega’s leren van elkaar in plaats van van 'de organisatie'. Dit doen we bij Loo van Eck zelf ook. Heeft een collega een mooie prompt gemaakt om een offerte te schrijven voor een klant? Dan deelt hij of zij ‘m met collega’s. Zo kunnen collega’s die prompt hergebruiken en geïnspireerd raken.
5. Blijf in gesprek.
Draagvlak is geen eindpunt, maar een proces. Vraag regelmatig: wat werkt goed? Waar zitten zorgen of twijfels? Gebruik die inzichten om beleid, richtlijnen of trainingen aan te passen. Zo laat je zien dat AI geen hype is, maar een hulpmiddel dat past bij jullie manier van werken en communiceren.
In mijn organisatie is best veel enthousiasme over AI. Meerdere collega’s gebruiken AI op hun eigen manier. Maar ik mis overzicht en weet ook niet of ze dit verantwoord doen. Hoe ga ik hiermee om?
Veel organisaties zitten in deze fase.
Sommigen hebben al een AI-tool aangeschaft, zoals Copilot of ChatGPT. Anderen nog niet. Hoe dan ook, we zien regelmatig een ‘wildgroei’ aan AI-toepassingen en -tools. Aan de ene kant is hier niks mis mee: het is ook mooi dat collega’s er gebruik van wíllen maken. Aan de andere kant brengt dit verschillende risico’s met zich mee. Bijvoorbeeld op het gebied van privacy, databeveiliging, controle en de kwaliteit van de communicatie. Zonde! Hieronder lees je hoe je wél zorgt voor verantwoord gebruik.
1. Verkrijg inzicht in het huidige gebruik.
Je collega’s gebruiken AI niet voor niks. Ze hebben nu een bepaald probleem dat ze oplossen met AI. Wat is dat probleem? Welke wensen hebben zij? Hoe gaat die werkwijze nu? Probeer dat zo concreet mogelijk te maken.
2. Maak beleid en verdeel de verantwoordelijkheid.
Daarover lees je hier meer. Hoe beter je bovenstaande stap 1 doet, hoe beter je beleid kunt maken.
3. Borg een goede toepassing van AI in jullie processen (niet in goede voornemens).
Bijvoorbeeld door de volgende dingen:
4. Leid je collega's op.
Échte verandering komt niet door alleen door het beleid en processen, maar vooral door de mensen zélf. Wil je dat ze AI goed en verantwoord toepassen in hun communicatie? Leid ze dan op. Bijvoorbeeld met onze training AI-geletterdheid. Daarin leren ze niet alleen om AI verantwoord in te zetten, maar ook om het maximale uit jullie AI-tool te halen op het gebied van communicatie.
5. Meet, evalueer en stuur bij.
AI invoeren is geen eenmalig project, maar een proces dat blijft bewegen. Kijk dus regelmatig: wat levert het op en wat kan beter? Houd bij hoe collega’s AI gebruiken, hoeveel tijd dat scheelt en waar fouten of risico’s ontstaan. Bespreek de resultaten elk kwartaal: wat werkt goed, wat moet strakker, wat kunnen we slimmer doen? Pas beleid, prompts en trainingen daarop aan. Zo groeit jullie organisatie mee met de techniek en blijft AI een hulpmiddel dat de communicatie versnelt én versterkt.
Met AI kunnen we heel snel goede teksten schrijven. Waarom zouden we dan nog een communicatietraining organiseren?
Deze vraag krijg ik eigenlijk zo zowel van klanten als van vrienden en familie. En eigenlijk is dat ook best logisch.
AI heeft het totale schrijfproces veranderd.
En net zoals de computer ooit het schrijfproces radicaal versnelde, doet AI dat nu weer. Je hoeft nu niet meer vanaf een leeg scherm te beginnen. Je geeft AI een idee of opzet en binnen seconden staat er een concept voor een tekst. Dat levert een enorme tijdswinst op, blijkt ook uit onder andere onderzoek gepubliceerd in Science (Noy & Zhang, 2023, red).
Maar … tijdwinst alleen is niet genoeg.
AI kan razendsnel een tekst produceren, maar je wilt ook een kwalitatief goed tekst. En wij vinden een tekst pas goed als deze niet alleen helder is en het doel bereikt dat je als schrijver nastreeft, maar ook nog eens in toon 100% aansluit bij wat je als organisatie wilt uitstralen. Met AI is dit nu bereikbaar voor álle schrijvers binnen een organisatie. Meer dan ooit!
Wat je daarvoor alleen wel moet doen, is op de juiste manier AI gebruiken binnen een organisatie.
En wij leren de medewerkers hoe ze hun AI-tool zo kunnen inzetten dat ze echt heel goede teksten kunnen schrijven. Dat kan een AI-tool namelijk niet uit zichzelf. Daar is een mens voor nodig met verstand van zaken. Om input te geven, te prompten en te controleren. En precies dat leren wij ze in onze trainingen.
Maar misschien wel het belangrijkste … je medewerkers moeten willen gaan voor kwaliteit.
Vergeet niet dat de meeste organisaties enorm veel belang hechten aan de communicatie met hun klanten. Voor veel dienstverlenende bedrijven is goede klantcommunicatie cruciaal voor hun business. En een groot deel van die communicatie bestaat uit teksten, brieven, mails, webteksten, chatberichten, et cetera. Wij helpen organisaties al ruim 40 jaar bij het vertalen van hun kernwaarden naar concreet communicatiegedrag. In woord en schrift. En dat doen we nog steeds. We definiëren samen hoe dat gedrag eruitziet, hoe een tekst moet ‘klinken’ en wat dus een echte goede tekst is.
Dat uitgangspunt was en is erg belangrijk bij een schrijftraining.
Ik zal een voorbeeld geven. De directie van een woningcorporatie vindt dat de dienstverlening klantgerichter moet. Ook in de e-mails en brieven. Wij kunnen dan een schrijfstijl ontwikkelen waarin de klant 100% centraal staat. Dat lijkt natuurlijk goed. Toch zien wij in de praktijk dat medewerkers van zo’n corporatie dan soms toch moeite hebben met zo’n nieuwe stijl. Ze vinden de aanpak te soft. Of de benadering te informeel. Of te overdreven vriendelijk. In onze training gaan we op basis van eigen teksten de discussie aan met de medewerkers en laten we ze zien dat deze stijl juist wel bij hun organisatie en hun klanten past. En waarom dat zo is. Bovendien kunnen we ze leren wat in onze ogen ‘klantgerichtheid’ betekent. Voor de meeste cursisten is dit echt een denkomslag.
Die denkomslag moeten cursisten ook maken om de volgende stap te zetten.
Namelijk het creëren van klantgerichte teksten in de toon van hun organisatie. Pas daarna komt het hóe van het schrijven aan bod. Eerder was dat zónder en nu is dat mét AI. En juist omdat je met AI een deel van het schrijfproces uitbesteedt, is het belangrijk dat de schrijver vooraf duidelijk weet wat de kwaliteitseis is die de eigen organisatie aan klantgerichte teksten stelt. Alleen dan kan de schrijver toetsen of de tekst die AI opstelt, voldoet aan die eis.
Meer lezen over waarom training noodzakelijk blijft? Lees het interview dat ik gaf hierover.
Wil je meer weten over hoe je binnen jouw organisatie draagvlak creëert voor AI? Of over hoe je het effectief implementeert? Wij helpen je graag. Stel al je vragen in een gratis online infosessie van ongeveer een uurtje. Of plan een gratis intake met 1 van onze adviseurs via loo@lve.nl of (0318) 69 69 00.
We willen AI verantwoord inzetten. Daarvoor is het belangrijk dat medewerkers weten wat AI is, hoe het werkt en welke impact het kan hebben. Maar wat houdt AI-geletterdheid nu precies in? En hoe zorgen we daarvoor?
Organisaties zijn verplicht om te werken aan de AI-geletterdheid van hun medewerkers.
Bijna alle organisaties gebruiken AI. Net als alle individuele medewerkers. Aan het gebruik van AI zitten heel veel voordelen. Maar … er zijn ook risico’s. Daarom heeft de EU in de wetgeving rondom AI vastgelegd dat organisaties die AI inzetten, moeten werken aan de AI-geletterdheid van hun medewerkers.
Wat dat betekent in de praktijk? Dat medewerkers leren wat AI is, hoe het werkt en welke impact het kan hebben. Daarnaast moeten medewerkers in staat zijn om AI-systemen op een verantwoorde manier te gebruiken. Ze moeten de risico’s en kansen ervan kunnen inschatten. En zich bewust zijn van de ethische en juridische kaders rondom AI en van de impact op grondrechten en privacy. Maar AI-geletterdheid gaat niet alleen over voldoen aan wettelijke verplichtingen. Het is meer. AI-geletterde medewerkers weten precies wanneer ze AI inzetten en hoe ze dat doen. En, minstens zo belangrijk, wanneer ze dat niet doen. Zo halen ze het meeste uit hun AI-tools.
Zo maak je je medewerkers AI-geletterd:
Door bovenstaande stappen voldoe je niet alleen aan de wet, maar zorg je er ook voor dat jouw collega’s het maximale uit hun AI-tool halen.
Wil je meer weten over AI-geletterdheid? Wij helpen je graag. Stel al je vragen in een gratis online infosessie van ongeveer een uurtje. Organiseer een training AI-geletterdheid. Of plan een gratis intake met 1 van onze adviseurs via loo@lve.nl of (0318) 69 69 00.
We vinden het best spannend om AI te gebruiken voor onze communicatie. Vooral omdat we er nog niet alles over weten. Wat zijn eventuele risico's of nadelen van het gebruik van AI in onze communicatie? En hoe kunnen we daarmee omgaan?
We geloven in de meerwaarde van AI op het gebied van communicatie. Maar is AI dan perfect? Nee, zeker niet. Er zitten ook een aantal nadelen en risico’s aan de inzet van AI op het gebied van communicatie.
De grootste risico’s op het gebied van communicatie zijn:
AI brengt fouten en verzinsels met de grootst mogelijke overtuiging.
AI werkt op zo’n manier, dat het het meest ‘logische’ antwoord geeft. Maar dat wil niet zeggen dat het ook een kloppend antwoord is. Omdat AI zo werkt dat het (bijna) áltijd een antwoord wil geven, kan AI ook bluffen als ‘hij’ het antwoord niet weet.
Er zijn privacyrisico’s.
Voeg je persoonsgegevens of andere gevoelige data toe in een AI-tool? Dan is er een kans op een datalek. Net als bij allerlei andere vormen van dataverwerking in de cloud, overigens. AI brengt nog een ander risico met zich mee: sommige AI-tools trainen hun taalmodellen op basis van input van de gebruiker. Als je het niet goed regelt, kan het zijn dat een taalmodel getraind wordt op basis van jouw input. En dat wil je natuurlijk niet als die data gevoelig is.
AI schrijft uit zichzelf vrij slechte teksten.
AI is getraind op basis van een heleboel data. Waaronder een heleboel teksten die vooral online te vinden zijn, bijvoorbeeld op fora. De meeste teksten die daar geschreven worden, zijn niet van de hoogste kwaliteit. Het is dan ook niet gek dat AI-tools dat soort teksten herproduceren. Maar dat is niet van de kwaliteit die we met Loo van Eck nastreven. En waarschijnlijk ook niet de kwaliteit die jij zelf voor ogen hebt.
AI schrijft algemene teksten die helemaal niet passend zijn.
En daarmee verlies je als organisatie je identiteit. Dit komt je uitstraling niet ten goede.
Het expert-dilemma.
Laten we eens kijken naar een ander voorbeeld van de toepassing van AI: de zelfrijdende auto. Stel, je rijdt vanaf morgen in een zelfrijdende auto. Vanaf dat moment wordt rijden heel anders. Je stapt in, typt de bestemming in en gaat lekker achterover zitten. De auto brengt je automatisch van A naar B. Dat wordt vanaf morgen dé manier waarop je autorijdt. Je hoeft niks te doen, tenzij de auto in zo’n situatie komt dat deze niet goed weet hoe te handelen. Alleen dan moet je ingrijpen. Stel, we spoelen even een jaar vooruit. Je hebt je zelfrijdende auto al een jaar en dat bevalt prima. Je zit in de auto lekker uit het raam te staren, totdat er opeens lichten gaan flikkeren en piepjes afgaan. Je moet ingrijpen! Maar … kan je dat nog wel? Je hebt al zo lang niet meer gereden. Waarom komt dit alleen voor in situaties die complex en onoverzichtelijk zijn? Dan heb je juist je rijvaardigheid nodig. Die je dus niet meer hebt getraind. We noemen dit het expert-dilemma.
Ook op het gebied van schrijven, is er sprake van het expert-dilemma. Op 2 gebieden.
In de eerste plaats moet je als schrijver kunnen beoordelen of de tekst die AI genereert wel echt goed is. En dat vraagt in een professionele omgeving om vakmanschap. Een onervaren medewerker zal sneller vertrouwen dat AI het bij het rechte eind heeft dan een ervaren medewerker. Dat zie je nu ook al bij het gebruiken van standaardteksten. Onervaren medewerkers gebruiken die en vertrouwen erop dat deze goed zijn. Een ervaren medewerker zal eerst toetsen of de standaardtekst ook in deze specifieke situatie toereikend is. Het probleem is alleen dat het aantal ervaren medewerkers dat kan schrijven en teksten kan beoordelen, snel zal afnemen als je blind vertrouwt op AI en daar altijd gebruik van maakt.
Het tweede probleem is dat als AI in een situatie komt waarin deze geen goede tekst kan schrijven, de medewerker deze taak moet overnemen. Ook hiervoor geldt: dat wordt steeds lastiger als er steeds minder professionals zijn die vaak zelf teksten moeten schrijven.
Je kunt deze risico’s voorkomen, of ermee leren omgaan.
Namelijk zo:
Zorg voor duidelijk beleid.
Maak heldere afspraken over hoe jullie AI gebruiken. Welke tools zijn goedgekeurd? Welke informatie mag je invoeren? Wie is verantwoordelijk voor de output? Ons advies is om altijd een mens verantwoordelijk te houden. Leg vast dat elke AI-tekst altijd een menselijke eindredactie krijgt. Zo voorkom je feitelijke fouten, onbedoelde bias en een toon die niet bij jullie past.
Investeer in je collega’s.
AI vervangt het schrijfproces niet, het verandert het. Om AI goed te gebruiken, moeten medewerkers kunnen beoordelen wat een goede tekst is namens jouw organisatie. Dat vraagt schrijfvaardigheid, taalgevoel en kritisch denken. In onze schrijftrainingen met AI leren medewerkers precies dat: hoe je een sterke prompt schrijft, AI kritisch beoordeelt en de tekst bijstuurt tot hij écht goed is. Zo blijft de kwaliteit van de tekst leidend, niet AI. Deze trainingen zijn bijvoorbeeld: brieven en e-mails schrijven met AI, college- en raadsvoorstellen schrijven met AI en notuleren met AI.
Bewaak je identiteit en de kwaliteit van de teksten.
Hierover lees je meer bij de vraag: 'Hoe zorgen we voor teksten die precies passen bij onze huisstijl en uitstraling?'.
Wil je meer weten over de risico's en nadelen van het inzetten van AI voor jullie communicatie? En over hoe je daar het beste mee kunt omgaan in jouw organisatie? Wij helpen je graag. Stel al je vragen in een gratis online infosessie van ongeveer een uurtje. Of plan een gratis intake met 1 van onze adviseurs via loo@lve.nl of (0318) 69 69 00.
Kim van schoonmaakbedrijf Nederrijn werkte vaak zelfstandig, maar … heeft er nu een nieuwe ‘collega’ bij: de AI-schrijftool Slimtaal!
Lees meer
Tips voor het schrijven van goede prompts voor AI-tools en het kritisch beoordelen van de teksten die ze genereren.
Lees meer
Neem dan contact op met een van onze medewerkers.
Neem contact op
| Fout: Contact formulier niet gevonden. |
| |