De voorzitter bepaalt hoe succesvol de vergadering is. Waar of niet waar? Ontzettend waar! Een vergadering (zeker met een grote groep) heeft iemand nodig die de vergadering helder structureert, de tijd bewaakt, iedere deelnemer aan het woord laat, oplopende discussies stilt, standpunten en beslissingen samenvat, om opheldering vraagt, een team vormt met de notulist …

Anders ontstaat er een chaotische en vaak onnodig lange vergadering.

In de praktijk merk je dat vergaderingen vaak lang duren. Langer dan nodig. Langer dan gepland. Dat vergaderingen vaak chaotisch zijn. Mensen praten door elkaar. Mensen praten over zaken die niet op de agenda staan, die al besproken zijn of die pas later besproken moeten worden. Dat vergaderingen vaak niet het gewenste resultaat opleveren. Zo zonde van die spaarzame uren van iedereen! Toch? Zeker als je na gaat hoeveel overleggen en vergaderingen er wel niet plaatsvinden.

Nóg 3 waarheden over vergaderingen:

1. Iedere vergadering en ieder overleg heeft een vakkundige voorzitter nodig.

Een vergadering voorzitten is niet eenvoudig. Maar als je je goed voorbereidt, kun je de vergadering al aardig voorspellen. En weet je raad met toestanden tijdens het overleg. We behandelen 2 interessante statements. Met onderbouwing en tips.

2. Een duidelijke en complete agenda is de kern van een goede vergadering.

Alle onderwerpen en thema’s netjes op een rij. Geordend van belangrijk naar minder belangrijk. En alle begeleidende stukken erbij. Aanwezigen, afwezigen, gastsprekers … Herkenbaar? Helaas maak je dan toch een te summiere agenda.

Complete agenda voor goede voorbereiding.

Deelnemers, voorzitters én de notulist kunnen zich namelijk beter voorbereiden als je naast het onderwerp ook deze punten benoemt: hoe het thema wordt behandeld. Door wie. Hoe lang het thema wordt behandeld. En last but not least: wat het doel van het thema is:

• Krijgen de deelnemers informatie over het thema? En kunnen zij er vervolgens vragen over stellen?
• Krijgen de deelnemers verschillende mogelijkheden of situaties voorgelegd? Waarover zij met elkaar moeten brainstormen of discussiëren? Zonder dat er nog een besluit hoeft te komen?
• Krijgen de deelnemers de mogelijkheid om hun goed voorbereide standpunt over een thema toe te lichten? En waar zij vervolgens met elkaar een besluit over nemen?

Als je dát weet. Dan kun je je beter voorbereiden. Scherper zijn tijdens de vergadering. Weet je wat je kunt verwachten. Weet de notulist wat hij wel en niet op hoeft te schrijven (want vergaderdoelen worden luisterdoelen). Een voorbeeld:

Agendapunt 4
Onderwerp: de bouw van een nieuwe kantoorgebouw in Amsterdam
Behandeling: een Prezi-presentatie van de concrete plannen
Door: het externe bureau Bidap
Duur: een half uur
Doel: alleen informeren, de besluitvorming vindt op een later tijdstip plaats
Voorbereiding: doornemen van de bouwplannen (zie bijlage)

3. Je haalt meer uit een vergadering als je scherp reageert op de verschillende type deelnemers.

De 1 is lang van stof en heeft ook echt iets boeiends te melden. De ander is ook langdradig, maar slaat zijpaden in en wil vooral vertellen en minder luisteren. En er zijn er ook die nagenoeg niets zeggen. Maar hebben ze dan ook niets te vertellen? Of stiekem juist wel? Als je weet met welke typen vergaderaars je te maken hebt, dan kun jij ervoor zorgen dat gedurende de vergadering de beste inhoud boven tafel komt. Een paar typen op een rij en hoe je daar het beste mee om kunt gaan …

Een haantje de voorste?

Dat is de deelnemer die steeds op de structuur van de vergadering vooruit loopt. En voorbarige opmerkingen maakt.

Zo ga je daarmee om: bedank hem voor zijn inbreng en zeg dat je er later op terugkomt. Je stelt de discussie uit. Je laat namelijk eerst iedereen even aan het woord om hun eigen standpunt te geven. En pas daarna geef je iedereen de mogelijkheid om op elkaar te reageren.

Een afgewaald schaap?

Dat is de deelnemer die niet bij het onderwerp van de agenda blijft. Hij dwaalt af. Stelt andere zaken aan de kaak. Slaat zijwegen in. Onderwerpen die er op dat moment niet toe doen.

Zo ga je daarmee om: vat zijn betoog selectief samen. Geef aan dat hij afdwaalt van het onderwerp dat jullie op dat moment willen bespreken. En geef iemand anders het woord. Het is niet verstandig om inhoudelijk op zo’n bijdrage te reageren.

Een wollige spreker?

Dit is de deelnemer die niet van ophouden weet. De spreker die lang van stof is. Moeilijk to the point komt. En veel niet relevante informatie aanhaalt.

Zo ga je daarmee om: geef vooraf de spreektijd aan en houd de deelnemer daar ook aan. Stuur de spreker met gerichte vragen naar een standpunt. Vat daarna de bijdrage samen. Kap af als het echt niet anders kan.

Een muurbloempje?

Dit is de deelnemer die opvalt doordat hij bijna niets zegt. Hij luistert aandachtig. En er gaat waarschijnlijk wel van alles door zijn gedachten heen.

Zo ga je daarmee om: zorg dat hij aan het woord komt door hem naar zijn mening te vragen. Nog makkelijker maak je het hem als je doorvraagt. Zo komt hij vanzelf los.

Willen jij en je collega’s effectiever vergaderen?

Dat kan met onze online vergadertool Genda. Genda zorgt ervoor dat vergaderingen:

• inclusiever worden;
• concrete resultaten opleveren;
• korter en gestructureerder worden.

Hoe dat precies werkt, lees je op de website van Genda. Op die website reken je ook gemakkelijk uit hoeveel geld vergaderen jouw organisatie kost. En dat is waarschijnlijk meer dan je denkt …