Beeld bij: Nooit meer een bla bla gaap-nota
06 mei 2017: Mascha van Zwieten

Nooit meer een bla-bla-gaap nota!

Mensen lezen zoals koeien grazen. Houd daar rekening mee als je een nota schrijft. Schrijf slim. Schrijf in laagjes.

Ooit een opwindend rapport gelezen?
Dat je de adem benam doordat je direct las wat je zocht?
Dat je in 30 seconden begreep?

Niemand leest je nota woord voor woord.

Mensen lezen zoals koeien grazen. Twee happen op 1 plek en dan weer verder. Dus ze lezen je tekst niet woord voor woord maar hap snap. Om het nog erger te maken: mensen lezen je tekst nooit helemaal. Als je geluk hebt voor 30%. Is dat erg? Nee. Als je daar maar rekening mee houdt als je gaat schrijven. En als je er maar voor zorgt dat de lezer binnen 30 seconden weet wat echt belangrijk is.

Een goede nota is slim.

Vind je het belangrijk dat de juiste mensen de juiste informatie uit je nota of rapport halen? Dat zij je conclusies delen en adviezen volgen? Dan loont het om nog eens goed na te denken over wat je schrijft en hoe je het schrijft.

Slim = schrijven in laagjes.

Het kost 2 uur om je nota of rapport van A tot Z te lezen. Ga er maar van uit dat niemand dat doet. Start daarom met een laagje van 30 seconden dat de hoofdlijn samenvat. De lezer kan naar keuze stukjes informatie oppikken uit de laag daaronder. En wil de lezer het naadje van de kous? Dan kiest hij om ook een bijlage te openen.

Slim = informatie positioneren.

Een voorbeeld. Je wilt je lezer informeren dat er 5 bomen gekapt moeten worden. Wat is de slimste positie voor die informatie?

Als voorstel: kap 5 bomen
Als argument: het zijn er maar 5
Of als kanttekening: er moeten wel 5 bomen gekapt

Slim = aantrekkelijke taal mag.

Je schrijft een serieuze nota over een ernstig onderwerp. Dat is al zwaar genoeg. Breng wat leven in je taal om de lezer wakker te houden. Bijvoorbeeld door beeldspraak: de koers van de dollar zakte sneller dan een broek zonder knopen!

Oefenen met het schrijven van rapporten?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Blijf op de hoogte van de laatste blogs en beste schrijf- en spreektechnieken.

    Ja, ik ga akkoord met hetprivacybeleid

    Gerelateerde blogs

    Beeld bij: Automobilisten en schrijvers. Vergelijkbaar?

    Automobilisten en schrijvers. Vergelijkbaar?

    Lees meer pijltje
    Opinieonderzoek schriftelijke communicatie

    Opinieonderzoek schriftelijke communicatie: fouten kosten tijd en geld

    Lees meer pijltje
    Foto bij opinieonderzoek schriftelijke communicatie

    AllesoverHR en SYNC: opinieonderzoek schriftelijke communicatie

    Lees meer pijltje

    Meer informatie?

    Stel je vraag aan Gonda. Zij helpt je graag verder.

    Foto van Gonda ter Maaten (meer informatie)
    Gonda ter Maaten

    Populaire blogs

    Afbeelding bij Heldere en gestructureerde bestuursstukken leiden tot betere besluitvorming

    Heldere en gestructureerde bestuursstukken leiden tot betere besluitvorming

    Waterschap Vallei en Veluwe ging van ellenlange bestuursstukken naar heldere stukken die snel te lezen zijn.

    Lees meer pijltje
    Afbeelding bij Cursus Notuleren

    Zo maak je een professionele indruk tijdens het videobellen

    Ga je videobellen? Dan wil je wel een professionele indruk achterlaten. Lees onze tips voor zakelijke Teams meetings en Zoom calls.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Handleidingen schrijven voor ongeduldige lezers

    Handleidingen schrijven voor ongeduldige lezers

    Pas je handleiding aan voor je doelgroep. Geen lijdende vorm. Een uniforme structuur. En zorg voor passende beelden.

    Lees meer pijltje

    Recente blogs

    Beeld bij: Boeiende zakelijke blogs schrijven: zo doe je dat

    Hoe vertaal je de eigenschappen van je product naar aantrekkelijke koopmotieven?

    Laat zien hoe jouw product het leven van je klant een stuk beter of gemakkelijker maakt. In deze blog lees je hoe je dat doet.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Constructief feedback geven op de werkvloer

    Constructief feedback geven op de werkvloer. 5 tips!

    Feedback krijgen, kan gevoelig liggen. Dus: hoe breng je je feedback op een constructieve manier? 5 concrete tips!

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Gratis whitepaper Zakelijke gesprekken voeren

    Gratis whitepaper Zakelijke gesprekken voeren

    Hoe voer je een effectief zakelijk gesprek? In deze whitepaper lees je tips over verschillende soorten zakelijke gesprekken.

    Lees meer pijltje