Mensen lezen zoals koeien grazen. Houd daar rekening mee als je een nota schrijft. Schrijf slim. Schrijf in laagjes.

Ooit een opwindend rapport gelezen?
Dat je de adem benam doordat je direct las wat je zocht?
Dat je in 30 seconden begreep?

Niemand leest je nota woord voor woord.

Mensen lezen zoals koeien grazen. Twee happen op 1 plek en dan weer verder. Dus ze lezen je tekst niet woord voor woord maar hap snap. Om het nog erger te maken: mensen lezen je tekst nooit helemaal. Als je geluk hebt voor 30%. Is dat erg? Nee. Als je daar maar rekening mee houdt als je gaat schrijven. En als je er maar voor zorgt dat de lezer binnen 30 seconden weet wat echt belangrijk is.

Een goede nota is slim.

Vind je het belangrijk dat de juiste mensen de juiste informatie uit je nota of rapport halen? Dat zij je conclusies delen en adviezen volgen? Dan loont het om nog eens goed na te denken over wat je schrijft en hoe je het schrijft.

Slim = schrijven in laagjes.

Het kost 2 uur om je nota of rapport van A tot Z te lezen. Ga er maar van uit dat niemand dat doet. Start daarom met een laagje van 30 seconden dat de hoofdlijn samenvat. De lezer kan naar keuze stukjes informatie oppikken uit de laag daaronder. En wil de lezer het naadje van de kous? Dan kiest hij om ook een bijlage te openen.

Slim = informatie positioneren.

Een voorbeeld. Je wilt je lezer informeren dat er 5 bomen gekapt moeten worden. Wat is de slimste positie voor die informatie?

Als voorstel: kap 5 bomen
Als argument: het zijn er maar 5
Of als kanttekening: er moeten wel 5 bomen gekapt

Slim = aantrekkelijke taal mag.

Je schrijft een serieuze nota over een ernstig onderwerp. Dat is al zwaar genoeg. Breng wat leven in je taal om de lezer wakker te houden. Bijvoorbeeld door beeldspraak: de koers van de dollar zakte sneller dan een broek zonder knopen!