Beeld bij: Dit zijn de voordelen van concreet schrijven
21 november 2019: Mascha van Zwieten

Dit zijn de voordelen van concreet schrijven

Abstract of concreet schrijven? Liever concreet! Waarom? Omdat je lezer dan meer weet. Minder vragen heeft. Minder snel iets verkeerd interpreteert. En zo zijn er meer voordelen van concreet schrijven. Je leest ze in dit artikel. 

Er zijn veel organisaties die hun klanten behoorlijk abstract informeren. Waarom? Vaak hebben ze niet door dat ze zo vaag zijn. Ze doen het automatisch. Tenminste, dat is wat wij regelmatig van de schrijvers in onze trainingen terug horen. Op de momenten dat we hen confronteren met hun eigen onvoorstelbare zinnen.

Strategisch taalgebruik?

Ook horen we van cursisten dat zij het vage taalgebruik heel bewust inzetten. Strategisch met de taal spelen. Om niet te zeggen wie of wat iets wanneer op welke manier doet. Ze hebben liever dat lezers hen daar niet op kunnen pakken. En soms kun je gewoon nog niet concreet zijn op het moment dat je schrijft. Je beschikt nog niet over specifieke informatie. Dán is het logisch dat je wat abstracter schrijft.

De voordelen van concreet schrijven.

Concreet schrijven heeft echter een aantal belangrijke voordelen:

1. Je bent je lezer voor.

Je geeft de lezer de specifieke informatie die hij nodig heeft. Op het moment dat hij dat fijn vindt: tijdens het lezen van jouw informatie! Denk aan simpele feitelijke informatie: bedragen, data, tijden, namen, nummers, codes, organisaties … Maar ook aan woorden als: vervoersmiddel (motor, fiets, auto, brommer?), gevolgen (boete, vertraging, slecht imago …?), benodigde gegevens (uittreksel, salarisstrook, referenties …?), procedures (welke stappen precies?), overige betrokkenen (welke mensen zijn dat?), voldoende mogelijkheden (welke dan? En hoeveel is voldoende?).

2. Concreet schrijven is efficiënt.

Schrijf je niet concreet en geef je dus weinig specifieke informatie? Dan is dat niet zo efficiënt voor jou. Want de kans is groot dat je vragen krijgt over je tekst. Meerdere lezers geef je steeds individueel een antwoord. Tussen de bedrijven door aan de telefoon of via de mail. Zorg dat je mogelijke vragen van de lezer al beantwoordt in je tekst! Dan houd je tijd over. En de lezer ook. Geef de lezer dus die specifieke informatie of voorbeelden die jij in zijn situatie ook graag zou willen hebben. Liever iets te veel, dan veel te weinig.

3. Concreet schrijven is servicegericht.

Soms staat er wel concrete informatie in je tekst. Maar op een andere plek dan waar de lezer het (ook) zou willen lezen. Bijvoorbeeld bij informatie over een betaling:

  • Het referentienummer staat ergens in het briefhoofd.
  • Het rekeningnummer staat in de voetnoot of op een acceptgiro.
  • En de omschrijving staat in de alinea die over de betaling gaat.

Het is veel servicegerichter om die informatie te lezen in de alinea van je tekst die over de betaling gaat. Anders laat je de lezer ‘pingpongen’. Hij moet extra moeite doen om met zijn ogen naar een andere plek te gaan om hier en daar wat informatie te halen. En te zoeken.

4. Je voorkomt misverstanden met concrete informatie.

Schrijf je niet concreet, dan kan jouw abstracte tekst zorgen voor verkeerde of meerdere interpretaties. Zo ontstaan er mogelijk onnodig misverstanden. Een voorbeeld:

Marco heeft een gesprek met de bank over een hypotheek voor zijn nieuwe woning. De keuze voor welke hypotheek is gemaakt. Nu moet de officiële toestemming nog geregeld worden. Marco krijgt nog een brief thuis waarin informatie staat om de hypotheek en de akte rond te maken. In de brief staat ook deze zin: De benodigde salarisgegevens worden naar de notaris en de makelaar gestuurd.

Deze zin riep ten eerste vragen op bij Marco: wat voor gegevens willen ze precies hebben? Mijn salarisstrook? Het origineel of een kopie? En welke? De meest recente? Of meerdere? Of mijn jaaropgave? Bovendien: Marco kreeg de week erop een telefoontje van de notaris. Dat hij zijn salarisgegevens nog niet had ontvangen? Het bleek dat Marco de salarisgegevens zelf moest toesturen. Maar Marco dacht dat de bank dat zou doen. De bank had immers kopieën gemaakt van zijn salarisstroken en jaaropgaven tijdens hun gesprek.

Deze vorm van abstracte taal heet: de lijdende vorm. Je zegt niet wie of wat iets doet. In dit geval is niet duidelijk wie actie moet ondernemen. Beter was geweest:

Zorgt u ervoor dat u deze gegevens zelf opstuurt naar uw notaris en uw makelaar:
– een kopie van uw meest recente jaaropgave
– een kopie van uw meest recente salarisstrook.

Ben jij een abstracte schrijver zonder dat je je daarvan bewust bent?

Even een kort testje:

1. Wat is er niet concreet aan deze zin?

De meeste woningen die beschikbaar komen voor de verhuur, worden aangeboden via loting. Een aantal woningen wordt om andere redenen vrijgehouden.

A.     Het is niet duidelijk wie wat doet.
B.     Het is niet duidelijk waarom sommige woningen worden vrijgehouden.
C.    Het is niet duidelijk hoeveel procent van de woningen voor verhuur beschikbaar komt.
D.    Alle antwoorden zijn goed.

Het juiste antwoord:
Alle drie de punten zijn niet concreet. Het juiste antwoord is D. Je weet niet over wie het gaat. En om hoeveel woningen het gaat.

Zo is het beter:
We verhuren 85% van de beschikbare woningen. Dit doen wij via onze loting. De andere 15% gebruiken we ergens anders voor. Bijvoorbeeld:
–        Huurders met voorrang
–        Vernieuwing van de woning
–        Sloop

2. Wat is er niet concreet aan deze zin?

De huidige hoeveelheid posten wordt geïsoleerd en kan projectmatig aangepakt worden, zodat de meeste van deze posten in Q1 van komend jaar beoordeeld en vervolgens gecorrigeerd of goedgekeurd kunnen worden.

Het antwoord:
A.     Het is niet duidelijk wie wat doet.
B.     Het is niet duidelijk hoeveel posten er geïsoleerd worden.
C.     Het is niet duidelijk of alles ook gebeurt.
D.     Alle antwoorden zijn goed.

Het juiste antwoord:
Alle 3 de punten zijn niet concreet. Het juiste antwoord is dus D.

Beter is:
De afdeling X isoleert de huidige 550 posten. Dit pakt ze projectmatig aan. Onze eigen afdeling Y beoordeelt en corrigeert vervolgens de posten. Vervolgens registreert afdeling Z vanaf 1 januari de goedgekeurde posten.

Kortom: hoe concreter hoe beter.

Gewoon doen. Want vaak heb je de concrete informatie als schrijver al tot je beschikking. Waarom zou je dat dan niet opschrijven als er zoveel voordelen zijn?

 

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Blijf op de hoogte van de laatste blogs en beste schrijf- en spreektechnieken.

    Ja, ik ga akkoord met hetprivacybeleid

    Gerelateerde blogs

    Opinieonderzoek schriftelijke communicatie

    Opinieonderzoek schriftelijke communicatie: fouten kosten tijd en geld

    Lees meer pijltje
    Foto bij opinieonderzoek schriftelijke communicatie

    AllesoverHR en SYNC: opinieonderzoek schriftelijke communicatie

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Wat vinden werknemers van de communicatie van hun organisatie

    Wat vinden werknemers van de communicatie van hun organisatie?

    Lees meer pijltje

    Meer informatie?

    Stel je vraag aan Gonda. Zij helpt je graag verder.

    Foto van Gonda ter Maaten (meer informatie)
    Gonda ter Maaten

    Meer blogs over duidelijk schrijven

    Beeld bij: Herschrijven is schrappen. Plus tips voor zinnen herschrijven.

    Herschrijven is schrappen

    Korter is meestal krachtiger. Dus bekijk de boodschap van iedere zin. En schrap alles wat overbodig is.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Het effect van ChatGPT

    Het effect van ChatGPT: schrijven wordt comfortabeler

    Wat is het effect van ChatGPT op het schrijven in organisaties? Martijn Jacobs vertelt er meer over …

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Als jouw tekst een staart en snorharen had, zou ik hem wel lezen

    Als jouw tekst een staart en snorharen had, zou ik hem wél lezen

    Lees hoe je als copywriter een tekst schrijft die kan wedijveren met een schattig poesje dat op de rug van een labrador zit.

    Lees meer pijltje

    Recente blogs

    Beeld bij: Hoe luister je actief tijdens een telefoongesprek

    Hoe luister je actief tijdens een telefoongesprek?

    Tijdens een telefoongesprek zie je de ander niet. Daardoor mis je non-verbale signalen en is luisteren éxtra belangrijk.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Boeiende zakelijke blogs schrijven: zo doe je dat

    Hoe vertaal je de eigenschappen van je product naar aantrekkelijke koopmotieven?

    Laat zien hoe jouw product het leven van je klant een stuk beter of gemakkelijker maakt. In deze blog lees je hoe je dat doet.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Constructief feedback geven op de werkvloer

    Constructief feedback geven op de werkvloer. 5 tips!

    Feedback krijgen, kan gevoelig liggen. Dus: hoe breng je je feedback op een constructieve manier? 5 concrete tips!

    Lees meer pijltje