Albero Zorggroep biedt op locatie Poelzicht beschermd wonen aan voor zwangere vrouwen, alleenstaande moeders en gezinnen. “Ze wonen hier in hun eigen appartement. Daar komen wij zo’n 3 tot 4 keer per dag langs om begeleiding te bieden bij het opvoeden van hun kinderen. Na elk bezoek schrijven we in een cliëntrapportage op wat we bespraken, wat de conclusies waren en wat de vervolgacties zijn. Die duidelijkheid is belangrijk voor hulpverleners én cliënten”, stelt Ashley Bonnikhorst (locatiemanager).

Maar in de praktijk bleken die rapporten helemaal niet zo duidelijk. Daar besloot Ashley verandering in te brengen met de training Rapporteren.  

“Grote lappen tekst, geen context, geen duidelijk doel; daardoor was de boodschap vaak onduidelijk in de rapporten.”

En dat heeft nadelen voor hulpverleners en cliënten. “De cliënt bepaalt waar we het tijdens een bezoek over hebben. Deze kan dus ook vragen om later op een onderwerp terug te komen. Dan wil je dat natuurlijk wel doen.” Maar dat is lastig als de collega die het overneemt deze afspraak niet terugleest in het rapport. “In de cliëntrapportages liep alle informatie door elkaar. Het kostte daardoor veel tijd en energie om de tekst te ontcijferen. Met het risico dat dit niet goed of niet volledig gebeurde. Zonde natuurlijk. Dat wilde ik stroomlijnen. Zodat de rapporten snel te scannen zijn. En duidelijk is wat de belangrijkste informatie is, wat de evaluatiepunten zijn en wie ze gaat oppakken. Zonder ruimte voor misverstanden.”

“In dit beroep loop je het risico om snel aannames te maken. Daar wil je voor waken.”

Daarom was objectiviteit ook een belangrijk thema voor Ashley. “Een aanname is zo gemaakt: ‘Oh dat komt zeker door haar verleden.’ Of: ‘Ze vindt het vast moeilijk om hulp te accepteren.’ Tuurlijk, dat kan. Maar je weet het niet zeker. Het kan ook onderdeel van de problematiek van de cliënt zijn. Vul het dus niet zelf in, maar doe goed onderzoek. En schrijf het pas op als je het zeker weet.” Duidelijke, objectieve rapporten; die wens legde Ashley bij Loo van Eck neer. “Ik had al eerder trainingen van LVE gevolgd en was eigenlijk altijd tevreden over het resultaat. Ook nu was de samenwerking super. De adviseur luisterde goed naar mijn wensen en gaf goede suggesties waardoor we tot een mooi projectplan konden komen. En tot een nieuwe manier van schrijven bij team Poelzicht.” 

“De rapportage-methode van Loo van Eck is beter op maat te maken dan de standaard SOAP-methode.”

SOAP is een methode die in de zorg veel wordt gebruikt om op een gestructureerde manier rapporten te schrijven. “Die structuur was fijn. Maar de methode kostte veel tijd, terwijl het de duidelijkheid van de rapporten niet ten goede kwam. De methode van LVE doet dat wél. In die methode staat de lezer centraal en ga je uit van de vragen die de lezer heeft. Die belangrijke boodschappen maak je direct duidelijk in de tussenkop. Deze transparantie vinden we ontzettend belangrijk. Ook bij lastige onderwerpen. Zeker voor deze kwetsbare doelgroep.”

“Onze interne kwaliteitscommissie oordeelde dat we nu concreter en objectiever rapporteren.”

Mede omdat de hoofdboodschap in de rapporten nu direct duidelijk is. En daar is Ashley blij mee. “Hartstikke mooie feedback natuurlijk. Met dank aan de training. Daarin kregen we onze eigen praktijkvoorbeelden terug op ons bordje. Dan zie je ineens hoe een paar goede, inhoudelijke tussenkoppen al een wereld van verschil maken. En het voor de lezer een stuk makkelijker is om de juiste informatie te vinden.” 

“We houden meer tijd over. Tijd die we in de directe zorg kunnen steken.”

Daar plukken het team én de cliënten de vruchten van. “Ik merk dan ook dat mensen elkaar nu aanspreken als iets niet duidelijk is in de rapportages. We willen de rapportages snel kunnen scannen. En makkelijk kunnen begrijpen wat er van ons wordt verwacht. Met de tijd die we hierdoor overhouden, kunnen we cliënten extra persoonlijke aandacht geven. Iedereen heeft dus baat bij deze nieuwe manier van schrijven én lezen. Dus we verwachten dit nu ook van elkaar.”