Beeld bij: 4 vergadertechnieken waarmee je korter en beter vergadert
19 augustus 2018: Mascha van Zwieten

4 vergadertechnieken waarmee je korter en beter vergadert

Kun jij je kostbare tijd wel beter besteden dan aan onnodig lange vergaderingen? Met deze vier vergadertechnieken houd je voortaan tijd over.

De ik-hoor-mezelf-té-graag-praten-collega.
De kom-nu-eindelijk-maar-eens-met-je-punt-collega.
De nee-ik-bereid-nooit-iets-voor-collega.

Verspil geen kostbare tijd

Heb je ook zulke collega’s? Vervelend hè als ze bij jou in de vergadering zitten. Want hierdoor duren vergaderingen onnodig lang. En ben jij kostbare tijd kwijt die je veel beter aan andere dingen kunt besteden. Of … herken je jezelf misschien ook een beetje in 1 van die vergadertypes? Doe dan je voordeel met 4 vergadertechnieken om effectiever te vergaderen!

Vergadertechniek 1. Koppel duidelijke doelen aan agendapunten.             

Een agendapunt kan 3 verschillende doelen hebben: informeren, opiniëren of besluiten. Het is belangrijk dat deelnemers tijdens een vergadering weten wat de doelen van agendapunten zijn. Omdat ze dan weten hoe ze een punt moeten behandelen. De 3 verschillende doelen op een rijtje:

1. Informeren

Wanneer iemand de aanwezigen tijdens de vergadering bijvoorbeeld informeert over het nieuwe CRM-systeem dat is aangeschaft.

2. Opiniëren

Wanneer iemand de meningen van de overige deelnemers peilt over een CRM-systeem dat het bedrijf mogelijk aan wil schaffen. De voor- en nadelen bespreekt. En er pas tijdens de volgende vergadering een besluit over neemt.

3. Besluiten

Wanneer iemand wil dat er een besluit genomen wordt over het CRM-systeem. Zodat iedereen na de vergadering weet of het bedrijf het systeem wel of niet aanschaft.

Vergadertechniek 2. Behandel een agendapunt binnen 20 minuten

De gemiddelde mens heeft namelijk een concentratieboog van 20 minuten. Daarna zakt de concentratie in. Zorg voor een korte pauze tussen de behandeling van verschillende agendapunten.

Vergadertechniek 3. Gebruik basisuitspraken

Zorg ervoor dat anderen jouw verhaal goed kunnen volgen. Gebruik basisuitspraken, om zo aan te geven waarover je vertelt. Bijvoorbeeld: Ik ben het hier niet mee eens. Daar heb ik 2 redenen voor. Of: Dus als ik het goed begrijp, bedoelt u het volgende … Zo zorg je voor structuur in je verhaal. Ook fijn voor jezelf.

Vergadertechniek 4. Breng je een agendapunt in? Verplaats je in de andere deelnemers!

Wat moeten de andere deelnemers weten? Wat is relevant en interessant voor hen? Als je die informatie hebt, vraag je dan af: stuur ik deze informatie vooraf rond naar iedereen? Of vertel ik alles tijdens de vergadering. Vraag je de deelnemers bijvoorbeeld om een mening te geven over jouw thema? Dan is het fijn als de deelnemers de informatie al hebben, zodat ze alvast kunnen nadenken over hun standpunt.

Gebruik onze online vergadertool Genda om effectiever te vergaderen.

Je gebruikt Genda op je laptop, mobiele telefoon of tablet. De voorzitter of notulist bestuurt de tool, de overige vergaderaars worden daar automatisch in meegenomen. Genda zorgt voor structuur, inclusiviteit, snelheid en overzicht. Niet door met de vuist op tafel te slaan, maar op een speelse manier.

Op de website van Genda vind je meer informatie over hoe de online vergadertool werkt, bereken je hoeveel geld vergaderen jouw organisatie nu kost en lees je meer over de verschillende pakketten die je kunt aanschaffen.

Samen met je afdeling beter leren vergaderen?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Blijf op de hoogte van de laatste blogs en beste schrijf- en spreektechnieken.

    Ja, ik ga akkoord met hetprivacybeleid

    Gerelateerde blogs

    Beeld bij: Wat vinden werknemers van de communicatie van hun organisatie

    Wat vinden werknemers van de communicatie van hun organisatie?

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Onze vergaderingen zijn een feestje

    Onze vergaderingen zijn een feestje!

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Kan die ene praatgrage collega alsjeblieft zijn mond houden

    “Kan die ene praatgrage collega álsjeblieft zijn mond houden?”

    Lees meer pijltje

    Meer informatie?

    Bel of mail ons gerust. Wij helpen je graag verder.

    Foto van Gonda ter Maaten (meer informatie)
    Gonda ter Maaten

    Meer blogs over vergaderen

    Beeld bij: Korter en effectiever vergaderen met deze tips

    Korter en effectiever vergaderen? Dat kan met deze 9 vergadertips!

    Stop onproductieve, lange, saaie vergaderingen. Volg onze vergadertips en vergader 50% effectiever en korter.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Efficiënt notuleren doe je zo

    Efficiënt notuleren doe je zo

    Hoe kun je als notulist zo efficiënt mogelijk notuleren tijdens een vergadering? Wat schrijf je wel en niet op in je notulen? Lees onze tips.

    Lees meer pijltje
    Afbeelding bij Cursus Notuleren

    Zo maak je een professionele indruk tijdens het videobellen

    Ga je videobellen? Dan wil je wel een professionele indruk achterlaten. Lees onze tips voor zakelijke Teams meetings en Zoom calls.

    Lees meer pijltje

    Recente blogs

    Beeld bij: Hoe luister je actief tijdens een telefoongesprek

    Hoe luister je actief tijdens een telefoongesprek?

    Tijdens een telefoongesprek zie je de ander niet. Daardoor mis je non-verbale signalen en is luisteren éxtra belangrijk.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Boeiende zakelijke blogs schrijven: zo doe je dat

    Hoe vertaal je de eigenschappen van je product naar aantrekkelijke koopmotieven?

    Laat zien hoe jouw product het leven van je klant een stuk beter of gemakkelijker maakt. In deze blog lees je hoe je dat doet.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Constructief feedback geven op de werkvloer

    Constructief feedback geven op de werkvloer. 5 tips!

    Feedback krijgen, kan gevoelig liggen. Dus: hoe breng je je feedback op een constructieve manier? 5 concrete tips!

    Lees meer pijltje