Rabobank Nederland zegt meer in mi­nder woorden

De specialisten intensieve begeleiding (SIB) van Rabobank Nederland begeleiden ondernemers die te maken hebben met financiële problemen. In intensieve gesprekken achterhalen zij de oorzaken van de problemen. En ze bedenken een strategie om de organisatie financieel weer op de rit te krijgen. Een traject waar behoorlijk wat informatie uit naar voren komt … die de specialisten sinds kort op anderhalf a4’tje kwijt kunnen! Rosanne Nigten, projectmanager Financial Restructuring & Recovery, vertelt er meer over.

Een hele strategie op anderhalf a4’tje. Hoe kan dat?

“Dat komt omdat wij sinds kort met een nieuw format werken dat de specialisten dwingt om kortere strategieplannen te schrijven. Voorheen werkten we met een ‘free format’. Daardoor was het voor de specialisten vaak lastig om te bepalen wanneer ze genoeg informatie hadden gegeven. Met als gevolg dat belangrijke informatie in een brij van woorden verdween. Of soms zelfs helemaal niet in een stuk stond. Nu werken we met een format dat bestaat uit een aantal onderdelen die de specialisten als het ware in kunnen vullen. Dat zorgt ervoor dat ze geen informatie opschrijven die niet van belang is.”

Zo weinig tekst. Dat kan toch nooit een goede strategie zijn?

“Juist wel. Het format dwingt de specialisten namelijk om keuzes te maken. In het ‘free format’ konden ze hun hoofden leeg schrijven. Daardoor konden ze bijvoorbeeld allerlei oorzaken opschrijven die achter de financiële problemen konden zitten. Terwijl daar ook oorzaken tussen stonden die niks met het probleem te maken hadden. In het nieuwe format moeten ze heel bewust een aantal oorzaken selecteren en die kort onderbouwen. Daardoor hebben ze de echte oorzaken sneller en duidelijker voor ogen en kunnen ze op basis daarvan de juiste strategie kiezen. Die ze vervolgens veel beter over kunnen brengen naar hun klanten. De strategieën worden dus juist beter van het format!”

Klinkt als een hele andere manier van schrijven. Wisten alle specialisten direct hoe ze met het format moesten werken?

“Nee. Toen we de eerste strategieplannen zagen, wisten we dat er nog wel wat winst te behalen viel. We konden zien dat de specialisten nog niet goed wisten wat ze waar moesten opschrijven. Er stond vaak nog niet wat er werd gevraagd. En dat is niet gek, want het is echt een andere werkwijze dan voorheen. Om de specialisten te leren hoe ze met het format moesten werken, hebben we Loo van Eck ingeschakeld. Ongeveer 120 specialisten volgden een training van 2 dagdelen.”

Wat leerden de specialisten in de training?

“Op de eerste dag leerden ze vooral hoe ze het format moesten gebruiken. En hoe ze binnen het format hun informatie zo duidelijk mogelijk op konden schrijven. Bijvoorbeeld door een vlottere schrijfstijl te gebruiken. En door een structuur aan te houden waarin een lezer snel ziet wat de belangrijkste boodschappen zijn. Die theorie pasten ze direct toe op de stukken die ze tussen de eerste en de tweede bijeenkomst schreven. Tijdens de tweede bijeenkomst beoordeelden de specialisten elkaars teksten vervolgens op inhoud en begrijpelijkheid.”

En, wat was het resultaat?

“Het was mooi om te zien hoeveel verschil er zat tussen de plannen die de specialisten voor de eerste trainingsdag schreven en de plannen die ze tijdens de tweede bijeenkomst lieten zien. De juiste informatie stond nu op de juiste plek. Bovendien zagen we dat de specialisten beter wisten welke informatie wel en niet bijdroeg aan hun boodschap. Dat ze beter onderscheid maakten tussen problemen en oorzaken. En de stukken lazen prettiger door een goede structuur en een duidelijke schrijfstijl.”

Zijn de specialisten blij met het nieuwe format?

“Ja, nu wel! Maar dat was niet gelijk zo. We hebben eerst feedback bij verschillende specialisten verzameld. Op basis daarvan hebben we het format aangescherpt. Uiteindelijk hebben we de 13^e versie van het format bij alle teams geïntroduceerd. Met het format dat er nu ligt zijn we blij. Niet alleen lezen de strategieplannen een stuk prettiger. De specialisten geven ook aan dat het schrijven sneller gaat, doordat ze precies weten wat ze waar moeten opschrijven. Die tijdsbesparing is heel fijn, want daardoor houden ze meer tijd over om hun klanten goed te begeleiden. En daar gaat het natuurlijk om!”