Vind je het voeren van een functioneringsgesprek lastig? Met de 3 tips in deze blog gaat het een stuk gemakkelijker.

Het belangrijkste bij een functioneringsgesprek is eigenlijk dat je wilt voorkomen dat het een beoordelingsgesprek wordt. In plaats daarvan wil je een gesprek dat motiveert. Dan hebben beide partijen er iets aan. Hieronder lees je mijn tips voor een motiverend functioneringsgesprek.

Tip 1. Motiveer je gesprekspartner door een dialoog

Zie het functioneringsgesprek als een dialoog. Waar het beoordelingsgesprek meestal uitmondt in eenrichtingsverkeer, gaat het bij een functioneringsgesprek om het functioneren van de werknemer én de leidinggevende. Pas als je beiden uitspreekt wat je op het hart hebt, kun je op een constructieve manier samenwerken. En kun je zorgen voor een gemotiveerde werknemer.

Tip 2. Voorkom dat je functioneringsgesprek een jaargesprek wordt

Het gevaar van een functioneringsgesprek is dat het een jaargesprek wordt. Een jaargesprek waarin je allebei je irritaties opspaart. Al gauw is het gesprek niets anders dan een stortvloed van negatieve punten. Beter kun je je allebei beperken tot 3 punten die je wilt inbrengen. Trouwens, vaak zie je dat alle kleine kritiekpunten bij elkaar slechts 2 of 3 gemeenschappelijke noemers hebben!

Tip 3. Concretiseer voor een constructief goed gesprek

Doorvragen is een gesprekstechniek waarmee je voorkomt dat het gesprek op een abstract nietes-welles-niveau blijft hangen. Een voorbeeld van deze gesprekstechniek:

– ‘Ik heb het gevoel dat je mij niet serieus neemt!’
– ‘Niet serieus? Hoe kom je daar nou bij? Dat doe ik wel.’
– ‘Nou, daar merk ik anders niks van.’

Als je doorvraagt en het probleem concretiseert, kom je sneller tot een oplossing:

– ‘Ik heb het gevoel dat je mij niet serieus neemt!’
– ‘Niet serieus? Daar schrik ik van! Heb je een voorbeeld van een situatie waarin je het idee had dat ik je niet serieus neem?’
– ‘Vorige week gaf ik aan dat ik het heel druk heb en dat ik die extra klus er niet bij aan kon nemen en toen lachte je alleen maar naar me en liep je weg!’
– ‘Wat vervelend! Zo bedoelde ik dat helemaal niet: ik dacht dat je een grapje maakte! Maar als je het echt zo druk hebt, dan lijkt het me verstandig dat we eens even samen kijken naar de werkdruk…’

Je ziet dat naast de concretiseertip nog een instrument van essentieel belang is: erken het gevoel van de werknemer! Als deze zijn gevoel met jou deelt, toon dan je waardering daarvoor door zijn emotie te bevestigen. Bijvoorbeeld:

‘Ik kan me voorstellen dat het heel vervelend is als je het idee hebt dat ik je niet serieus neem!’

Of die werknemer daar gelijk in heeft, maakt op dit moment nog niets uit. Pas deze tips toe en je hebt een effectief en motiverend functioneringsgesprek!