Wil je dat jouw klanten de teksten van jouw organisatie begrijpen? Dat lukt met de software Klinkende Taal.

“Dat veel mensen teksten niet begrijpen, komt door ingewikkelde woorden, lange zinnen of complexe alinea’s. Lezers stoppen dan namelijk met lezen. Zelfs als de informatie in de tekst belangrijk voor ze is. En dat geldt óók voor hoogopgeleide en ervaren lezers. Want het kost hen te veel tijd om de tekst te lezen. Dus zelfs zíj haken af. Want wie heeft er tegenwoordig tijd over?”, betoogt adviseur Esther Kleverlaan. Hieronder legt zij uit waarom zij adviseert om te schrijven in taalniveau B1 en hoe eenvoudige software daarbij kan helpen.

“Schrijf teksten in taalniveau B1.”

“Dit taalniveau is namelijk voor 80% van de Nederlanders prettig om te lezen én goed en snel te begrijpen. Dus schrijven je medewerkers op taalniveau B1 naar klanten, huurders, patiënten, verzekerden of inwoners? Dan is de kans heel groot dat hun lezers hun teksten snel begrijpen. En is je organisatie effectief aan het communiceren. Dat is natuurlijk niet alleen fijn voor je lezers. Maar ook voor je organisatie. Effectief communiceren bespaart tijd en geld die nu opgaan aan misverstanden. Of heen en weer bellen en mailen. Zijn de teksten van je organisatie dus geschreven op een hoger taalniveau dan B1 … dan weet je wat je te doen staat.”

“De software Klinkende Taal helpt medewerkers om hun teksten in taalniveau B1 te schrijven.”

“Klinkende Taal is een softwareprogramma dat je installeert in Word en Outlook of ook in je CMS. Óf je gebruikt enkel de webversie waar je dan online teksten in ‘plakt’ en kunt laten meten. Het programma beoordeelt of de tekst begrijpelijk genoeg is voor de mensen die die tekst lezen. Dat beoordelen gebeurt letterlijk met 1 druk op de knop ‘beoordeel tekst’. Zo zien medewerkers niet alleen welk taalniveau hun zelfgeschreven tekst heeft. Maar ook door welke kenmerken van de tekst dat komt. Dus: welke woorden, zinnen of alinea’s zijn te ingewikkeld? En waarom is dat zo? Met díe informatie kan de schrijver de tekst verbeteren. Verduidelijken. En vervolgens weer controleren. Totdat de tekst duidelijk genoeg is en klaar is om te versturen.”

“Medewerkers verbeteren tegelijkertijd hun schrijfvaardigheid.”

“De medewerkers waarvan de teksten te moeilijk blijken, passen de teksten dus aan. Dat doen zij op basis van de concrete schrijftips die het programma geeft. Denk aan ‘maak van deze lange zin 2 kortere zinnen. Beperk je tot 1 boodschap per zin.’ Zo zorgt Klinkende Taal er niet alleen voor dat er geen onduidelijke teksten meer de deur uitgaan. Medewerkers ontwikkelen tijdens het schrijven ook hun schrijfvaardigheid. Op den duur is het niet meer nodig de teksten te verbeteren, want medewerkers ‘scoren’ met hun teksten direct B1.”

“En je hebt tegelijkertijd inzicht in de kwaliteit van de teksten van jouw organisatie.”

“Zelf zie je in een actueel overzicht (ManagementDashboard) hoe vaak je medewerkers Klinkende Taal gebruiken. En wat de taalniveaus van de gemeten teksten zijn. Zo houd je grip op de duidelijkheid van alle teksten van je organisatie. Blijven de teksten toch te ingewikkeld? Dan weet je dat er extra hulp nodig is.

“Je kunt het programma helemaal op maat laten maken voor jouw organisatie.”

“Met Klinkende Taal meet je de begrijpelijkheid en aantrekkelijkheid van de teksten van je organisatie, maar je kunt nog een stapje verder gaan. Door bijvoorbeeld zelf te bepalen welke ingewikkelde woorden of vaktermen medewerkers wél mogen gebruiken in teksten. Woorden waarvan je zeker weet dat jouw klanten of relaties ze begrijpen. Die woorden keurt Klinkende Taal dan goed. Je kunt zelfs de kernwaarden van je organisatie laten doorvertalen naar concrete schrijfafspraken. En ook díe schrijfafspraken laten meten door Klinkende Taal. Zodat alle teksten die jouw organisatie verstuurt, uitstralen wie je als organisatie bent.”