In dit artikel lees je 9 stappen die je helpen bij het schrijven van rapporten, adviezen en notities. Je maakt er je leven als rapportenschrijver een stuk gemakkelijker mee. En dat van je lezers ook.

Je weet veel over je vakgebied. Je krijgt dan ook regelmatig de vraag om een advies, notitie of rapport te schrijven. Hoe zorg je daarbij dat de lezer je tekst gemakkelijk begrijpt? Dat hij of zij de aandacht erbij kan houden? Dat hij of zij zonder moeite er de belangrijkste punten uithaalt? Oftewel: hoe schrijf je duidelijke, aantrekkelijke en overtuigende rapporten?

De tips die je in dit artikel leest, zijn geschikt voor alle rapporten die je maakt. Het zijn algemene stappen die je altijd goed op weg helpen. Wil je meer weten over welke informatie een lezer verwacht in een specifiek type rapport (advies, beleidsnota, plan van aanpak, evaluatie, etc) lees dan het artikel Lezersgerichten rapporten, notities en verslagen maken? Dat kun jij ook!

Wat is rapporteren?

Rapporteren is een ander woord voor melden of verslag uitbrengen. In een rapport meld je bijvoorbeeld de uitkomsten van je onderzoek. Of je brengt verslag uit van de prestaties van je afdeling in het afgelopen kwartaal. Rapporten zijn van oudsher vaak schriftelijk, dus met woorden, cijfers, grafieken en soms infographics. Je kunt in principe ook mondeling rapport uitbrengen, met een presentatie, video of podcast, maar dat komt in de praktijk weinig voor. Je associeert ‘rapport’ waarschijnlijk met een dikke stapel papier. Maar de meeste rapporten zijn tegenwoordig digitaal. In ieder geval bij de verspreiding.

Memo’s, nota’s, notities en adviezen

Gevoelsmatig zit er verschil tussen een rapport, memo, nota, notitie en advies. ‘Rapport’ en ‘advies’ klinken wat officiëler dan ‘memo’, ‘nota’ of ‘notitie’. Je stelt je er ook een dikker document bij voor. ‘Rapport’ klinkt bovendien lekker objectief, als het presenteren van ‘feitelijke’ onderzoeksresultaten. Maar daar kunnen uiteraard best aanbevelingen uit voortkomen. Een advies is meer gericht op argumenten om een bepaalde beslissing te nemen. Daar gaat echter vaak een onderzoek aan vooraf. In de praktijk is er dan ook geen duidelijke scheiding tussen al deze termen en zien we dat de benamingen ‘rapporten’, ‘memo’s’, ‘nota’s’, ‘notities’ en ‘adviezen’ vaak door elkaar worden gebruikt. Dat doen we in deze blog voor het gemak daarom ook.

Een rapport maken in 9 stappen

Klaar om aan de slag te gaan? Hier zijn de 9 stappen die zorgen dat je helder rapporteert.

Stap 1. Je doel formuleren

Wat is eigenlijk het doel van je rapport? Het is belangrijk dat voor jezelf duidelijk te hebben, zodat je daarmee bij het schrijven rekening kunt houden. Bovendien willen ook je lezers dat graag aan het begin van je tekst weten. Ze weten dan met welke insteek ze je tekst moeten lezen. We onderscheiden 3 hoofddoelen voor rapporten: informeren, overtuigen en instrueren:

Informeren

Je wilt de lezer meer vertellen over een bepaald onderwerp. Zonder dat je daar een bepaalde actie voor de lezer aan koppelt.

Overtuigen

Je wilt een bepaalde mening overbrengen op de lezer. Of je adviseert de lezer een bepaalde actie in gang te zetten. Of juist van zo’n actie af te zien.

Instrueren

Je wilt bepaalde werkprocessen of verantwoordelijkheden vastleggen.

Stap 2. De doelgroep afbakenen

Ook niet onbelangrijk, zorg dat je de lezers van je rapport, advies of notitie goed in het oog hebt. Het management, de raad, je directe collega’s, iemand buiten je eigen organisatie of zelfs een hele groep onbekenden? Door na te denken over de vraag wie je lezers zijn en wat voor hen belangrijk is, kun je gemakkelijker kiezen wat je wel en wat je niet in je rapport opneemt en hoeveel extra uitleg eventueel nodig is. En misschien dat je ook de presentatie van de informatie kunt afstemmen op de doelgroep. Volstaan lappen tekst en tabellen met cijfers? Of is het verstandig te investeren in een flitsende infographic?

Stap 3. Informatie verzamelen, sorteren en scheiden

Zonder heldere inhoud, geen helder rapport. Dus zorg dat je een duidelijk beeld hebt van datgene waarover je verslag wilt uitbrengen. Wat is het onderwerp van je rapport? Welke informatie ga je behandelen? Welke achtergrondinformatie is voor het doel van je rapport en de doelgroep echt belangrijk? Welke details kunnen wel weg? Heb je al het materiaal (cijfers, onderzoeksresultaten, adviezen en argumenten, en zo door) op een rijtje? Of moet je nog onderzoek doen? Door je onderwerp van tevoren goed af te bakenen, voorkom je dat je al schrijvend verzandt in de details. Of dat je er halverwege achterkomt dat je belangrijke informatie mist.

Stap 4. Helder opbouwen

Het is verleidelijk te rapporteren in de volgorde waarin je denkt. Eerst alle informatie die je hebt verzameld op papier zetten, dan de argumenten voor en tegen een bepaald standpunt uitwerken en dan op basis daarvan een scherpe conclusie formuleren. Oftewel eerst de onderbouwing, dan de kern. Maar als lezer heb je dit liever andersom. Het belangrijkste (de kern, de conclusie) eerst, dan de onderbouwing en achtergrondinformatie. In een lezersgericht rapport regel je dit voor je lezer. Bied de informatie daarom in leeslagen aan.

Opbouw rapport – leeslaag 1: de (management)samenvatting van je rapport

In de (management)samenvatting van je rapport staan:

• de belangrijkste conclusies
• de belangrijkste aanbevelingen
• de argumenten die de doorslag geven

Het zijn de krenten uit de pap. Heb je een hele korte notitie? Dan is zo’n managementsamenvatting misschien wat overbodig. Maar is je rapport dikker dan een pagina of twee? Dan raden we je zeker aan voor zo’n managementsamenvatting te zorgen.

Opbouw rapport – leeslaag 2: De onderbouwing van je rapport

In de tweede leeslaag leg je uit hoe je tot je conclusies en aanbevelingen komt. En welke onderbouwing je daarbij hebt. Dat is vaak veel informatie, zorg daarom dat je de tekst overzichtelijk structureert. En vraag je telkens af of de informatie past bij wat de lezer wil weten. Ben je volledig? Of juist te uitgebreid?

Opbouw rapport – kopjes om de structuur voor de lezer duidelijk te maken

Als je rapport, notitie of advies uit meerdere hoofdstukken bestaat, geef je die hoofdstukken uiteraard telkens een passende titel mee. Om ook binnen die hoofdstukken structuur aan te brengen, gebruik je witregels en kopjes. Let er daarbij op dat je kopjes wat betreft vorm en inhoud bij elkaar passen. Dus telkens één woord, telkens een korte zin of telkens een vraag.

Opbouw rapport – leeslaag 3: De bijlagen bij je rapport

Als je te veel detailinformatie in de eerste of tweede leeslaag geeft, verliest de lezer het overzicht. En jijzelf misschien ook wel bij het schrijven. Tegelijkertijd wil je de lezer de kans niet ontnemen wat dieper de materie in te duiken. Om die reden zijn bijlagen uitgevonden. Daarin kun je alle achtergrondinformatie kwijt die je wilt.

Stap 5. Begrijpelijk formuleren

Je wilt graag dat je lezers met zo min mogelijk moeite begrijpen wat je ze voorschotelt. Zorg daarom voor begrijpelijke taal. Een fout die veel mensen maken zodra ze een rapport gaan schrijven, is dat ze het tegenovergestelde doen: ingewikkelde lange zinnen, veel jargon, veel lijdende vormen en zo door. Waarschijnlijk om te laten zien dat ze goed over de materie hebben nagedacht. Of misschien denken ze dat het zo hoort. Niets is minder waar. Hoe helderder je schrijfstijl, hoe meer kans dat je je doel bereikt met je rapport, advies of notitie.

Tips bij het schrijven van een rapport:

Voorkom vage taal
Vermijd clichés, ambtenarentaal en overdreven academische formuleringen. Hierbij horen ook vage omslachtige verwijzingen als ‘in het kader van’, ‘met het oog op’ en ‘met betrekking tot’. En vage kwantoren als ‘een aantal’ of ‘soms’. Probeer zo precies mogelijk te zijn.

Maak korte zinnen
Jip-en-Janneke-taal hoeft niet, dat is weer te staccato. Maar zorg wel dat de lezer je zinnen in 1 keer kan begrijpen, zonder teruglezen. Dus geen zinnen met meerdere belangrijke mededelingen. Geen zinnen binnen zinnen (tangconstructies). En geen zinnen met een heel lange aanloop voordat je bij de kern ervan komt.

Beperk ‘worden’ en ‘zullen’
Gebruik ‘worden’ en ‘zullen’ alleen als het echt nodig is. Ze maken je tekst omslachtig en daarmee veel minder krachtig. En zinnen met veel ‘worden’ en ‘zullen’ lezen gewoon niet prettig.

Gebruik relatiewoorden
Met relatiewoorden breng je structuur tussen zinnen aan. Je zorgt ermee dat de verbanden tussen de zinnen duidelijker worden. Denk aan argumentatieve relatiewoorden als ‘echter’, ‘bovendien’, chronologische relatiewoorden als ‘eerst’, ‘vervolgens’, ‘tot slot’ en aan opsommende relatiewoorden als ‘ten eerste’, ‘ten tweede’.

Gebruik geen vage verwijzingen
Vage verwijswoorden en -zinnen suggereren een structuur in je tekst, maar ze zorgen er niet echt voor. De reden is dat ze, inderdaad, vaag zijn. Je geeft ermee aan dat er een verband is met datgene dat je wilt zeggen, maar vertelt niet duidelijk wat dat verband dan is. Het gaat om uitdrukkingen als bijvoorbeeld ‘in relatie tot’, ‘in het kader van’, ‘met betrekking tot’ en ‘in samenhang met’.

Stap 6. Geschikt beeldmateriaal regelen

Een grafiek of infographic maakt soms in 1 oogopslag meer duidelijk dan 4 kantjes tekst. Of misschien moeten we wel zeggen: juist meer dan 4 kantjes tekst. Hetzelfde geldt voor illustraties, waarmee je je rapport ook nog eens verluchtigt. Dus probeer zeker wat beeldmateriaal te regelen voor de rapporten die je schrijft.

Zorg dat het past

Het is wel belangrijk dat het beeldmateriaal dat je gebruikt past bij de inhoud van je rapport. Zomaar een plaatje in de tekst plakken om de boel een beetje op te fleuren is geen goed idee. Het leidt de lezer dan alleen maar af van datgene dat je kwijt wilt. Een goede illustratie is bovendien verhelderend zonder dat de lezer je rapport al heeft gelezen. Deze moet dus zonder voorkennis zijn te begrijpen. Hetzelfde geldt voor grafieken. Neem ze alleen op als ze iets toevoegen aan je tekst. En als ze visueel direct een duidelijk beeld schetsen. Voorkom bladzijden vol grafieken. Dat is ook erg saai.

Stap 7. Inleiding, voorwoord en inhoudsopgave maken

Niet ieder rapport of iedere notitie is zo uitgebreid dat een voorwoord en inhoudsopgave nodig zijn. Maar aarzel niet ze toe te voegen als je verwacht dat je de lezer daarmee helpt beter door je rapport te navigeren. Een inleiding schrijf je altijd. Daarmee zorg je dat de lezer vooraf een duidelijk beeld krijgt van wat hij of zij kan verwachten.

Inleiding van een rapport

Zie de inleiding als een gebruiksaanwijzing voor de lezer hoe hij of zij met jouw rapport om kan gaan. Hiervoor heeft de lezer de volgende informatie nodig:

• de aanleiding van je rapport
• het onderwerp van je rapport
• de doelgroep van je rapport
• de opbouw van je rapport en een leesadvies
• de eventuele samenhang met eerdere rapporten of notities.

En dat allemaal kort en bondig. En zonder conclusies, adviezen en dergelijke. Want het rapport zelf volgt nog.

Een voorwoord bij je rapport

Daarnaast kun je in de inleiding van je rapport informatie kwijt over de totstandkoming ervan. Als het allemaal erg lang wordt en je rapport voor een breed publiek is bedoeld, kun je beter een apart voorwoord toevoegen om meer te vertellen over de totstandkoming. Het voorwoord is in dat geval ook een prima plek om mensen te bedanken die je geholpen hebben bij het maken van het rapport. In de praktijk schrijf je overigens waarschijnlijk niet vaak rapporten die een voorwoord nodig hebben. Zeker niet in je eentje. Het is eerder commissiewerk.

Inhoudsopgave van een rapport

Is je rapport maar een paar pagina’s dik? Dan hoef je uiteraard niet een hele inhoudsopgave te maken. In de meeste gevallen volstaat dan een leeswijzer in je inleiding, zodat de lezer snel een globaal overzicht heeft welke informatie hij of zij waar kan verwachten. Voor dikkere rapporten is een aparte inhoudsopgave wel handig. Zet deze voor de inleiding.

Automatisch een inhoudsopgave maken

Je kunt de inhoudsopgave zelf maken, maar dat is veel werk. En het heeft als nadeel dat als je daarna nog iets aan je tekst verandert, je iedere keer moet nakijken of de inhoudsopgave nog klopt. Werk je met Word en maak je gebruik van de automatische opmaak van koppen (bijvoorbeeld om te zorgen dat je rapporten en andere teksten passen bij de opmaakregels van je organisatie)? Dan kun je de inhoudsopgave met een paar klikken van je muis automatisch aan je rapport laten toevoegen. Op de website van Microsoft vind je hiervoor een goede handleiding.

Stap 8. Puntjes op de i zetten

Zorg dat spelling en grammatica in orde zijn. Dit klinkt misschien als het meest saaie advies van dit hele artikel, maar het is wel enorm belangrijk. Kies verder voor een lay-out die de structuur van je rapport, advies of notities goed laat uitkomen. Dus met duidelijke tussenkopjes en voldoende witregels tussen de alinea’s. Door op dit soort details te letten, voorkom je dat je rapport een slordige of gehaaste indruk maakt. In dat geval wordt het een heel stuk lastiger de lezer te overtuigen dat je informatie klopt. Of dat je conclusies en adviezen de juiste zijn. En dan heb je al je onderzoeks-, denk- en schrijfwerk misschien wel voor niets gedaan.

Stap 9. Een titel verzinnen die duidelijk is en nieuwsgierig maakt

We zouden het bijna vergeten. Je rapport heeft uiteraard ook nog een titel nodig. Die moet de lezer op het juiste spoor zetten en dus de lading van je tekst dekken. Tegelijkertijd wil je met de titel de lezer nieuwsgierig maken naar de inhoud van je rapport. Een dubbele titel werkt vaak goed. Bijvoorbeeld:

We houden contact!
Plan van aanpak thuiswerken

Het bovenste deel is bedoeld om de aandacht van de lezer te trekken. Het onderste deel vertelt duidelijker wat de lezer in het rapport kan verwachten.

Een voorblad bij je rapport

Als je een wat dikker rapport hebt geschreven en je weet of verwacht dat mensen het gaan printen, dan kun je er ook een voorblad of titelpagina aan toevoegen. Daarop zet je uiteraard de titel van je rapport. En verder je naam, de datum waarop je je rapport openbaar maakt en de naam van de opdrachtgever.