Hoe overtuig je een ongeïnteresseerde lezer ervan om jouw mail te gaan lezen? Of om actie te ondernemen? Nou, zo dus …

Trek de aandacht

Je ontvangt een e-mail van je sportvereniging met dit onderwerp:

Denk vooral niet mee tijdens de Algemene Ledenvergadering op 18 mei!’

Zou je die mail openen? Vast! Want de onderwerpregel trekt de aandacht en maakt nieuwsgierig. En zo bestaan er meer schrijftechnieken die een schrijver kan toepassen om de aandacht van zijn lezers te trekken én vast te houden. En om hem uiteindelijk ervan te overtuigen om actie te ondernemen. Dat laat ik je zien aan de hand van een e-mail van het bestuur van een hockeyvereniging …

Lezers overtuigen mee te denken

Het bestuur wil graag dat zoveel mogelijk leden meebeslissen tijdens een Algemene Ledenvereniging (ALV). Maar dat is best een opgave, want de ALV is niet populair onder leden. De schrijver, Wim Krauwel, moet dus álles uit de kast trekken om leden er toch van te overtuigen om mee te denken op 18 mei. Hoe pakt hij dat aan? Hij schrijft deze mail:

Onderwerp: Denk vooral niet mee tijdens de Algemene Ledenvergadering op 18 mei!
.
Beste lid,
.
Saai.
Langdradig.
Tijdrovend.
.
Zomaar wat geluiden die je hoort onder leden als je ze vraagt naar de Algemene Ledenvergadering (ALV). Dus waarom zou je kostbare tijd verspillen die je ook kunt besteden aan een goed boek, een mooie serie op Netflix of een fijn gesprek? Genoeg redenen om de vergadering niet bij te wonen.
.
Maar wat als we tijdens de ALV besluiten dat je € 100,- meer moet betalen aan contributie?
Of dat we jouw trainingstijden gaan veranderen? Of dat je voortaan 3 bardiensten per kwartaal moet gaan draaien? Of dat we besluiten om niet meer in rode clubshirts maar in lichtblauwe shirts te gaan spelen?
.
Dan heb je de kans gemist om daarover je mening te geven
En daarom is het zo belangrijk om je stem te laten horen tijdens onze ALV!
.
Ben jij bij de vergadering op 18 mei om 20:00 uur via Zoom?
En help je jouw club bij het nemen van de juiste beslissingen? Dat waarderen we enorm. Hier vind je de onderwerpen die op de agenda staan.
.
O ja … Netflix en dat boek kunnen vast wel een avondje wachten. En dat goede gesprek? Dat voeren we na afloop wel tijdens de digitale borrel.
Tot de 18^e!
.
Wim Krauwel
Namens het bestuur

Wim gebruikt het onderwerp van de mail om nieuwsgierig te maken

In eerste instantie wilde hij het volgende onderwerp kiezen:

Uitnodiging ALV 18 mei a.s.

Wim realiseerde zich gelukkig op tijd dat waarschijnlijk bijna niemand die mail zou openen. Daarom besloot hij om het anders aan te pakken. Hij dacht na over hoe de lezers over het algemeen aankijken tegen het onderwerp. En hij trok de volgende conclusie: De leden zijn niet geïnteresseerd in de ALV omdat er vaak saaie onderwerpen besproken worden (het gaat vaak over de financiën) en omdat ze weinig tijd hebben. Daarom besloot hij hierop in te spelen. Hij koos het volgende onderwerp:

Denk vooral niet mee tijdens de Algemene Ledenvergadering op 18 mei

Hij probeerde op deze manier door de techniek van de vervreemding de aandacht van de lezer te pakken.

Wim houdt de aandacht van de lezer vast in de inleiding van de e-mail

Hij schreef de volgende alinea:

Beste lid,
.
Saai.
Langdradig.
Tijdrovend.
.
Zomaar wat geluiden die je hoort onder leden als je ze vraagt naar de Algemene Ledenvergadering (ALV). Dus waarom zou je kostbare tijd verspillen die je ook kunt besteden aan een goed boek, een mooie serie op Netflix of een fijn gesprek? Genoeg redenen om de vergadering niet bij te wonen.  

Hij besloot om op deze manier de vervreemding nog even in stand te houden om de lezer te blijven boeien.

Daarna slaat Wim zijn slag …

Maar wat als we tijdens de ALV besluiten dat je € 100,- meer moet betalen aan contributie?
Of dat we jouw trainingstijden gaan veranderen? Of dat je voortaan 3 bardiensten per kwartaal moet gaan draaien? Of dat we besluiten om niet meer in rode clubshirts maar in lichtblauwe shirts te gaan spelen?
.
Dan heb je de kans gemist om daarover je mening te geven
En daarom is het zo belangrijk om je stem te laten horen tijdens onze ALV!

Hij laat de lezer zien dat zijn aanwezigheid belangrijk is. En … waarom die belangrijk is.

Wim sluit de mail af door leden te laten zien hoe ze actie kunnen ondernemen

Ben jij bij de vergadering op 18 mei om 20:00 uur via Zoom?
En help je jouw club bij het nemen van de juiste beslissingen? Dat waarderen we enorm. Hier vind je de onderwerpen die op de agenda staan.
.
O ja … Netflix en dat boek kunnen vast wel een avondje wachten. En dat goede gesprek? Dat voeren we na afloop wel tijdens de digitale borrel.
.
Tot de 18^e!
.
Wim Krauwel
Namens het bestuur

Deze mail heeft meer kans van slagen dan een zakelijke en formele uitnodiging. Bovendien kunnen de leden via de link naar de website de formele uitnodiging en de agendapunten nog lezen.

Wat Wim hier dus doet, is het toepassen van commerciële technieken

Hij gebruikt de AIDA-formule.

A = Attention
Hij trekt de aandacht door een vervreemdend onderwerp te kiezen. En door dit door te voeren in de eerste alinea.

I = Interest
Hij interesseert de lezer door te schetsen welke belangrijke beslissingen er genomen kunnen worden die hem direct raken én waar hij dan geen invloed op uit kan oefenen.

D = Desire
Hij schetst het aantrekkelijke perspectief waarin de lezer wél invloed kan uitoefenen. Zo probeert hij het ‘product’ (de ALV) aan de man te brengen.

A = Action
Hij zet de lezer aan tot actie en nodigt deze uit om aanwezig te zijn.

Deze techniek kun je toepassen bij elke tekst waarin je een onbekende (of bekende) lezer wilt overtuigen. Ook in een zakelijke e-mail.