Een zakelijke brief schrijf je met een bepaald doel. Je wilt de lezer bijvoorbeeld informeren over iets. Of je hebt informatie van hem of haar nodig. Of het is nu echt tijd dat de lezer zijn of haar rekeningen betaalt. Wat het doel van je brief ook is, je hebt de meeste kans dit te bereiken als je ervoor zorgt dat de lezer je brief snel en gemakkelijk kan begrijpen. In deze blog lees je welke opbouw van je brief daarbij hoort.

Bedenk eerst wat de lezer wil weten

Als je een brief gaat schrijven, kun je gelijk beginnen met typen. Maar om je brief zo lezersgericht mogelijk te maken, is het beter als je eerst even nadenkt over je beweegredenen om de brief te schrijven. En over met hoeveel aandacht je denkt dat de lezer je brief gaat lezen. Dan weet je bijvoorbeeld welke boodschappen je centraal moet zetten, wat de lengte van je brief mag zijn en welke toon je het beste kunt aanslaan. Wil je hier meer over weten, lees dan onze blog: Hoe schrijf je een klantgerichte brief?

De opbouw van je brief

Als je hebt bedacht wat de lezer wil weten, welke boodschappen je verder moet vertellen en welke informatie je eventueel nog extra kwijt wilt, kun je gaan nadenken over de manier waarop je je brief het beste kunt opbouwen. Een nette brief bestaat altijd uit 3 delen: de inleiding, de kern en het slot. Je belangrijkste boodschappen komen in de kern. De inleiding gebruik je om de lezer daarop voor te bereiden. Het slot is er voor de nazorg.

In deze blog behandel ik het inhoudelijke deel van je brief: de inleiding, kern en slot. Wil je meer weten over de adressering, aanhef, afscheidsgroet en andere elementen die niet mogen ontbreken in een formele brief? Dat lees je in: Een zakelijke brief schrijven? Vergeet deze onderdelen niet!

Opbouw van een brief: de inleiding

Hoe begin je een brief? Het is een vraag waarmee veel briefschrijvers worstelen. Dus spelen ze op zeker en maken ze in de openingszin gebruik van een van deze veelvoorkomende formuleringen:

• middels dit schrijven
• naar aanleiding van uw schrijven
• in reactie op uw schrijven

Zo’n inleiding ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:

Naar aanleiding van uw schrijven van 16 juli 2021 jongstleden met vragen over uw spaarrekening voor uw pensioen, het volgende:

Stel je bent de ontvanger van een brief die zo begint. Word je daar dan blij van? Nee toch? Zo’n begin van een brief komt kil en afstandelijk over. Het is beter om de lezer gelijk duidelijk te laten merken dat je graag wat moeite voor hem of haar doet. De inleiding is daar de perfecte plaats voor.

Wat zet je in de inleiding van je brief?

Een goede inleiding van een brief bestaat uit 3 stappen:

1. de aanleiding van je brief
2. het onderwerp of de vraag van de lezer
3. het doel van je brief

Als je eerder contact met de lezer hebt gehad, kun je hem of haar dus in de inleiding al laten merken dat je goed naar hem of haar hebt geluisterd. En ook belangrijk: val niet gelijk met de deur in huis. Vertel de kernboodschap van je brief nog niet in de inleiding.

Voorbeeld van een inleiding

De volgende inleiding misstaat zeker niet in een nette brief:

Op 16 juli 2021 stuurde u ons een brief. U heeft een aantal vragen over uw spaarrekening voor uw pensioen. In deze brief leest u de antwoorden op uw vragen.

De situatie van de lezer

Heb je al contact gehad met de lezer? Via de post, e-mail, telefoon of chat? Dan kun je daar in de inleiding van je zakelijke brief naar verwijzen. Maar zo’n contactmoment is er uiteraard niet altijd al geweest. Een leuk en functioneel alternatief voor de opening van je brief is dan te beginnen met de situatie van de lezer. Enkele voorbeelden:

• Dank u wel. U neemt al meer dan 10 jaar groene stroom bij ons af.
• We weten het. U woont in een buurt waar de overlast van het verkeer de laatste jaren helaas flink is gegroeid.
• Je werkt al bijna 20 jaar bij ons.

Opbouw van een brief: de kern

De kern van je brief is voor de informatie die je aan de lezer wilt vertellen. De mededeling die voor de lezer het allerbelangrijkst is, zet je direct bovenaan in de kern. Dus in de eerste regel van de tweede alinea (als je de inleiding als eerste alinea telt). Daarna is er ruimte voor toelichting en uitleg.

De kernboodschap van je brief

Als je de lezer informeert over een beslissing die je hebt genomen, heb je waarschijnlijk de neiging om eerst de achtergrond en argumenten te vertellen en vervolgens welke conclusie je daaruit trekt. Dit is immers ook de denkvolgorde waarin je tot je beslissing bent gekomen. Maar voor de lezer is het prettiger om eerst je beslissing te horen. Of het antwoord op zijn of haar vragen. Naar die informatie is hij of zij het meest benieuwd. Daarna heeft de lezer ruimte genoeg in zijn of haar hoofd om je argumenten tot zich te nemen.

Rustig aan met wetten, regels en voorwaarden

Baseer je je beslissing op wetten, regels, voorwaarden of gemaakte afspraken? Dan mag je de lezer dat best laten weten. Hij of zij merkt dan dat je de materie grondig hebt uitgezocht. Doe dit wel op het juiste moment. Als je direct in je brief met wetten, regels of voorwaarden begint te schermen, wek je waarschijnlijk heel veel irritatie op. Zeker als je daarbij ook nog eens allerlei juridisch jargon tevoorschijn tovert.

Een beslissing in 3 stappen

Licht je standpunt daarom liever eerst in gewone mensentaal toe. De kern van een brief bijvoorbeeld waarin je de lezer over een toekenning of afwijzing vertelt, bouw je zo op:

1. standpunt: toekenning of afwijzing
2. toelichting: de reden van de toekenning of afwijzing
3. bron: wetten, regelgeving of gemaakte afspraken

Zorg voor een heldere structuur met signaalwoorden

Zorg ook binnen een alinea voor een goede opbouw. Dat doe je door het verband aan te geven tussen zinnen. Hiervoor gebruik je signaalwoorden. Voorbeelden daarvan zijn:

• ten eerste, ten tweede, …
• verder
• bovendien
• vervolgens
• want
• daarom
• terwijl
• omdat
• namelijk
• dus

Je kunt signaalwoorden ook gebruiken voor opsommingen. Maar als je opsomming uit 3 delen of meer bestaat, zijn liggende streepjes veel overzichtelijker.

Maak meer alinea’s als je meer mededelingen hebt

Wanneer je meerdere mededelingen of vragen hebt voor de lezer, heb je meerdere alinea’s in de kern nodig. Iedere alinea start met de belangrijkste boodschap ervan en daarna volgt de uitleg of verdere toelichting. Maak geen grote tekstbrij van je brief. Scheid de alinea’s van elkaar door witregels. En zet kopjes boven de alinea’s in je brief. Daarmee geef je structuur aan je brief en je helpt de lezer later informatie gemakkelijk terug te vinden.

Denk na over het taal- en kennisniveau van de lezer

Je wilt uiteraard graag dat de lezer je brief gemakkelijk kan lezen. Dit betekent dat je de inhoud moet afstemmen op het interesse- en kennisniveau van de lezer. Daarover lees je, zoals al genoemd, meer in de blog Hoe schrijf je een klantgerichte brief? Het betekent ook dat je ervoor moet zorgen dat je in begrijpelijke taal schrijft, onder andere door rekening te houden met het taalniveau van de lezer.

Denk aan de emotie bij de lezer

Let bij het schrijven van je brief goed op de balans tussen de feitelijke informatie en de emotie die je daarmee bij de lezer oproept. Wanneer je als kernboodschap schrijft dat de lezer helaas geen vergunning krijgt voor een geplande aanbouw, is dat waarschijnlijk een flinke teleurstelling voor hem of haar. Zet dus even in je brief dat je begrijpt dat de lezer op een ander antwoord hoopte.

Meeleefwoorden

Geschikte meeleefwoorden en -formuleringen voor in een zakelijke brief zijn:

Helaas / jammer / wat vervelend voor u / ik kan mij voorstellen / om u toch te helpen / uiteraard begrijp ik uw probleem

Meeleefwoorden bij goed nieuws:

Prettig / graag / leuk / gefeliciteerd / bedankt / succes / veel plezier

Wij en ik in een zakelijke brief

Kun je in een formele brief ‘wij’ schrijven als je de organisatie waar je werkt bedoelt? Ja! Sterker nog, daarmee laat je zien dat er mensen van vlees en bloed bij je organisatie werken. Dus liever niet ‘de gemeente heeft besloten,’ maar gewoon ‘wij hebben besloten.’ Kies de wij-vorm alleen als dit past. Zo schrijf je de brief waarschijnlijk niet met meerdere collega’s tegelijk. Dit betekent dat ‘in deze brief geven wij u antwoord op uw vragen’ een beetje raar is. ‘In deze brief geef ik u antwoord op uw vragen’ past beter.

Opbouw van een brief: het slot

Net als met de inleiding worstelen veel schrijvers van een zakelijke brief met de vraag hoe ze deze moeten afsluiten. En ook bij dit onderdeel vliegen de clichés je vaak om de oren. Bijvoorbeeld wanneer de schrijver voor een van deze formuleringen kiest:

• in afwachting van uw reactie
• ik hoor graag van u
• vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd
• in afwachting van uw antwoord verblijven wij
• hopend op een positief antwoord

De afsluiting van je brief

Ik adviseer je wat meer werk van het slot van je brief te maken en dit als een extra kans te zien nog eens flink in je relatie met de lezer te investeren. In het slot kun je bijvoorbeeld afspraken nog eens duidelijk samenvatten. Je kunt in het slot ook nog wat extra energie in klantenbinding steken en laten merken dat je graag nog meer actie voor de lezer onderneemt.

Componenten voor het slot van je brief

Sluit je brief af met 2 of 3 van de volgende componenten:

• De essentie van je brief
  Vooral als je een lange brief schrijft, is het goed om aan het einde in 1 of 2 zinnen kort terug te blikken:

In deze brief legde ik u uit waarom we u geen vergunning voor een straatfeest geven. Ik vertelde u ook welke informatie u kunt aanleveren, zodat we uw aanvraag nog eens bekijken.

• De ‘meer informatie’-zin
  Een klassieker. De volgende slotzinnen kun je eigenlijk onder iedere zakelijke brief zetten:

Heeft u nog vragen? Neem dan gerust contact op met mij. Mijn telefoonnummer is . Mijn e-mailadres is  <…>.

• De persoonlijke noot
  Zeker wanneer je slecht nieuws brengt, is het verstandig nog even terug te komen op het gevoel dat je vermoedt bij de lezer:

Ik begrijp dat u op een andere beslissing hoopte.
Ik wens u een mooie tijd in uw nieuwe woning.

• Jouw verwachtingen van de lezer
  Heb je in je brief verteld dat de lezer iets echt niet mag vergeten te regelen? Herhaal dit dan nog eens kort in het slot van je brief:

Ik ga ervan uit dat u kiest voor de goedkoopste oplossing en het afval voor 17 maart zelf uit uw tuin verwijdert.

• Wat de lezer van jou mag verwachten
  Ga je zelf nog allerlei dingen voor de lezer regelen? Noem dit dan ook kort in het slot. Bijvoorbeeld:

Zodra wij onze capaciteit hebben uitgebreid en wij u op ons glasvezelnetwerk kunnen aansluiten, ontvangt u daarover een bericht van ons.

• Andere voorbeelden waarvan ik hoop dat ze je inspireren tot het schrijven van een klantgericht slot in je zakelijke brief zijn:

Succes met het kappen van de boom.
Tot 26 augustus in onze winkel.
Ik wens u veel sterkte de komende tijd.
Fijne vakantie!

Zorg wel dat je afsluiting van de brief past bij de kern. Voorkom dat je ongewild ironisch overkomt. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als je afsluit met ‘prettige feestdagen’, terwijl je de lezer er net op hebt gewezen dat er toch echt een deurwaarder voor zijn of haar huis gaat verschijnen als de lezer een openstaande rekening niet binnen een week betaalt.

De aanhef, afsluiting en de details van een formele brief

Nu je de inleiding, kern en slot van je brief klaar hebt, is het tijd ook de rest van je brief in orde te brengen. Denk bijvoorbeeld aan de aanhef: ‘geachte’ of ‘beste’? En de afscheidsgroet: ‘met vriendelijke groet’ of ‘met hoogachting’? Ook moet je de brief nog adresseren, er een onderwerp boven zetten en zo door. Hoe je de aanhef, afsluiting en de andere details regelt in een formele brief, lees je in: Een zakelijke brief schrijven? Vergeet deze onderdelen niet!