Kan jij goed online vergaderen? De meeste mensen zullen op deze vraag ‘ja hoor’ antwoorden. Maar … is dat ook echt zo? 

‘Zullen we even online afstemmen?’ Snel geregeld. Geen reistijd. Langer uitslapen. En werken in je comfortabele joggingbroek. Wel zo makkelijk! En toch … moeilijker dan je denkt. Want eigenlijk hebben we nooit geleerd hoe we goed online vergaderen. In dit blog lees je waarom online meetings vaak minder opleveren dan je denkt. Helpen we je bepalen wanneer je beter online of beter fysiek kunt samenkomen. En krijg je tips die je helpen om online meetings in goede banen te leiden. Zodat ze efficiënt én effectief zijn.

Gaat online vergaderen vanzelf goed?

Door covid werkten veel organisaties van de ene op de andere dag (veel meer) met programma’s als Teams. En … dat ging best goed! Op deze manier wisten veel organisaties zich samen, online, door een roerige tijd te slepen. Alleen was er geen tijd om stil te staan bij de gevolgen. En bij het feit dat onze manier van samenwerken drastisch veranderde. Veel organisaties werken nu nog steeds veel meer online dan voor de pandemie. En denken dat al dat online samenwerken vanzelf wel goed gaat. Maar is dat ook echt zo?

Online vergaderen lijkt zo simpel. Maar schijn bedriegt.

Vaak schieten we even snel een online meeting in. Uit gemak. Efficiëntie. Zonder 2 keer na te denken. En zonder dat we beseffen dat een online gesprek echt anders is dan een real life gesprek. Zit je samen in een fysieke ruimte? Dan proef je de sfeer. Je ziet direct wie zijn aandacht verliest. Wie zich verveelt. Of wie het duidelijk niet eens is met wat je zegt. Daardoor kun je makkelijker bijsturen. Online is dat anders.

Online meetings vragen om andere vaardigheden dan fysieke bijeenkomsten.

Dat heeft 3 redenen. De eerste is dat het online een stuk lastiger is om tijdens de vergadering bij te sturen. Je vangt namelijk veel minder sociale signalen op. Daardoor kun je minder goed aanvoelen of iemand de beurt wil overnemen. Of dat het tijd is om op het volgende onderwerp over te gaan. Al helemaal niet als deelnemers hun camera uitzetten en alle non-verbale communicatie wegvalt.

Ten tweede heb je online te maken met technische uitdagingen. Bijvoorbeeld het beeld van jouw collega dat blijft hangen op een oncharmant moment. De audio die galmt. Of iemand die op zijn laptop niet kan inloggen en dus maar naar de mobiele versie van Teams switcht. Alleen kan hij daardoor niet meer jouw slides lezen. Deze technische mankementen kunnen (onnodig) veel tijd kosten. En het staat de verbinding met de groep in de weg. Soms letterlijk.

Tot slot is het voor deelnemers een grotere uitdaging om hun aandacht erbij te houden van achter dat scherm. De een leest tijdens de vergadering nog even de rapportage door waar zo over wordt gestemd. De ander werkt zijn mail bij. En zitten er nou 2 collega’s met elkaar te chatten? Door al die afleidingen kosten online meetings vaak meer energie, blijven besluiten vaag en haken mensen sneller af dan normaal. Dat kan beter!

Online vergaderen is alleen voordelig als je het op het juiste moment en de juiste manier inzet.

De chaos van de covid-periode is allang voorbij. Hoog tijd dus om de kwaliteit van onze online gesprekken te verbeteren. De effectiviteit te verhogen. En écht contact te maken. Hoe? Door een stap terug te zetten. En eerst deze checklist te doorlopen voor je de zoveelste Teams-meeting uitnodiging verstuurt:

✅Check 1: maak ik de keuze voor een online of fysiek gesprek bewust?

Dat klinkt als een open deur, maar is het niet. Vaak kiezen we uit gemak voor een online bijeenkomst. Want: geen reistijd. Of: dan kan iedereen er tenminste bij zijn. Alleen betaal je voor gemak soms een prijs. Neem bijvoorbeeld een eerste kennismaking met een klant. Online missen jullie die eerste handdruk, de sfeer op het kantoor (of dat nou dat van jullie of van de klant is) en vaak ook de small talk voordat jullie ingaan op de inhoud. Dat kan je dat gevoel van verbinding kosten. Kun je je dat wel veroorloven?

Om antwoord op die vraag te krijgen, stel je jezelf de volgende 2 vragen:

1. Hoe sterk is de relatie met mijn gesprekspartner?
2. Hoe ingewikkeld is de taak die voorhanden ligt?

Hebben jullie al een goede relatie en is de taak niet zo ingewikkeld?
Bijvoorbeeld een collega die alleen nog even de laatste veranderingen in het rapport met je wil doornemen? Schiet dan maar die online meeting in! Let wel op dat je niet de eerste 20 minuten kwijt bent aan kletsen over ditjes en datjes. Tuurlijk, dat is ook belangrijk. Alleen houden mensen zich online strikter aan de tijd voor een meeting. Na 1 uur moeten ze door. Vul de tijd die je hebt dus zo efficiënt mogelijk in.

Is de relatie nieuw? Of is de taak best ingewikkeld?
Bijvoorbeeld een overleg met een nieuwe medewerker om jullie werkproces van a tot z uit te leggen? Dan kun je beter op kantoor afspreken. Ja, ook al riskeer je dan dat je op de heenweg in de file staat. Want dan kun je persoonlijk kennismaken. Dat kan voor nieuwkomers de binding met de organisatie ook weer versterken. En toch een beetje win-win voor jou, want jij hoeft niet online tussen 10 verschillende vensters te switchen.

✅Check 2: hebben we de juiste vaardigheden in huis om goed online te vergaderen?

Zoals gezegd: online meetings vragen om specifieke vaardigheden. Het is daarom goed om in ieder geval een eerlijk antwoord te vinden op deze 3 vragen:

Kennen alle deelnemers hun rol? En nemen ze deze ook actief aan?
Zowel tijdens een fysieke als online meeting is iemand letterlijk aanwezig. Maar figuurlijk gaat iemands aanwezigheid tijdens een online meeting veel sneller verloren. Het is belangrijk dat alle deelnemers verantwoordelijkheid nemen voor hun rol in de vergadering. Dat ze hun camera aanhouden, bewust non-verbale signalen laten zien en een actieve houding aannemen door vragen, opmerkingen en reacties te delen in de chat.

Zijn alle deelnemers in staat om scherper te observeren dan tijdens een fysieke meeting?
Want subtiele signalen vallen online gauw weg. Denk aan iemands houding, oogcontact of ondertoon. Oftewel: jij en je collega’s moeten extra alert zijn op non-verbale communicatie, zoals intonatie en gezichtsuitdrukkingen. Ook zijn beter doorvragen en sneller feedback geven als gedrag afwijkt of opvalt, belangrijke skills om te hebben.

Is er minimaal 1 persoon aanwezig die kan helpen bij technische problemen?
Je kunt al veel problemen voorkomen als je met de groep vooraf een check-inmoment doet. Heeft iedereen zijn camera aan? Check. Werkt je geluid? Check. Kan iedereen zijn digitale hand even opsteken? Check. Fijn als er dan iemand aanwezig is om collega’s verder te helpen als de techniek niet meewerkt.

✅Check 3: is het duidelijk wat we online willen uitstralen?

In je huispak verschijnen. Gauw de laatste restjes lunch wegwerken. En een pakketje aannemen bij de deur. Dat zou nooit gebeuren tijdens een fysiek gesprek. Want: asociaal! Waarom doen we het online dan wel? Omdat jullie waarschijnlijk niet hebben vastgelegd wat jullie willen uitstralen tijdens online meetings. En hoe jullie dat doen. Bedenk dus goed dat jullie ook via Teams of Zoom een visitekaartje willen afgeven voor jullie organisatie. En dat het dus belangrijk is vooraf grenzen te bepalen: wat is ‘informeel’ en wat is ronduit slordig? Leg die richtlijnen vast.

Je plukt pas de voordelen van online vergaderen als je die sessies goed begeleidt.

Oké, checklist gedaan. Online meeting ingeschoten. Hoe zorg je er nou voor dat jij deze vergadering tot een succes maakt? Dat je deze op de juiste manier begeleidt? We geven je 6 praktische tips!

Tip 1. Bereid je goed voor.

Een goed begin is écht het halve werk. Ga je online vergaderen? Zorg er dan voor dat iedereen van tevoren zijn agendapunten instuurt. En dat duidelijk is wat het doel is van elk punt. Wil iemand alleen informeren, meningen verzamelen of moet er een besluit komen? Is dit van tevoren helder, dan kun je de agendapunten korter en overzichtelijker houden.

Tip 2. Geef structuur mee.

Een heldere agenda zorgt al voor meer structuur, maar dit kan nog duidelijker. Bijvoorbeeld door metataal te gebruiken als: “We bespreken vandaag 3 belangrijke punten.” Zo weten deelnemers beter wat zij van jouw praatje kunnen verwachten. En is het makkelijker voor hen om de aandacht erbij te houden.

Tip 3. Maak écht contact.

Tijdens online vergaderingen is de afstand tussen de deelnemers letterlijk én figuurlijk groter. Neem bijvoorbeeld een hybride vergadering. De helft van de groep zit fysiek gezellig bij te kletsen. En de andere helft checkt online volledig uit. Of een gesprekspartner die alleen naar zijn tweede scherm kijkt en niet naar jou. In deze situaties voelen we afstand. Misschien zelfs desinteresse. Terwijl dat vaak niet de bedoeling is van de ander.

De oplossing? Ga hier bewust mee om. Bijvoorbeeld door je gesprekspartner de feedback te geven om af toe ook eens op het andere scherm te kijken. Of door een vergaderuil te gebruiken voor hybride vergaderingen. Dankzij dit apparaat voelt het voor mensen die vanuit huis deelnemen bijna alsof ze fysiek aanwezig zijn.

Tip 4. Vraag niet meer van je deelnemers dan nodig.

Online vergaderen vreet energie. Dat fenomeen heeft sinds 2021 zelfs een naam: Zoom fatigue. Het kost online namelijk niet alleen meer energie om de reactie van deelnemers te peilen. Maar ook om zelf je aandacht erbij te houden. Vandaar dat maar liefst 52% van de medewerkers multitaskt tijdens online meetings. Blijkt uit het The State of Meetings Report 2024. Voor jouw collega’s en (potentiële) klanten zullen die cijfers niet veel anders zijn. Om multitasken en Zoom fatigue te voorkomen, wil je online bijeenkomsten kort houden. De tijd efficiënt gebruiken. En bij langere sessies regelmatig een pauze inlassen.

Tip 5. Maak de online sessie interactief.

Hoe je dat doet? Nou, bijvoorbeeld door een vraag aan deelnemers te stellen. Direct of in de chat. Of breng een stelling in en laat iedereen reageren met een emoticon in de chat. Spreek daarbij ook deelnemers zoveel mogelijk direct aan, met hun naam. Zeker de stille deelnemers. Zij zullen niet snel zelf de beurt pakken. Dus wees alert en zorg ervoor dat jij ze aan het woord laat.

Tip 6. Zorg ervoor dat je een professionele indruk maakt online.

Dus niet te dicht bij het scherm zitten. Jezelf van onderen filmen. Of voor een raam gaan zitten met zoveel tegenlicht dat je een anoniem personage lijkt. Maak elke keuze bewust. Ook die voor je achtergrond. Vaak vervagen mensen hun achtergrond: ‘Dan zien anderen in ieder geval niet die rommelige kast op de achtergrond.’ Alleen wist je dat die ‘blur’ een techniek uit de fotografie is? Met deze techniek leg jij de focus op jou als persoon. Denk ook nu eerst weer goed na of dat het effect is dat jij wilt bereiken.

Plan online vergadering niet alleen makkelijk in, maar voer ze nu ook net zo makkelijk uit!

Door bewuste keuzes te maken. En onze tips toe te passen natuurlijk. Wedden dat je straks meer resultaat boekt in je online meetings? En beter samenwerkt. En dat zal jou en je collega’s ook nog eens minder energie kosten. Dus: plan maar vast in, die volgende online meeting 😉.