Beeld bij: Zo houd je je teksten kort en toch volledig
27 februari 2020: Femke Hainja

Zo houd je je teksten kort en tóch volledig

Hoe zorg je ervoor dat je je tekst kort houdt zonder dat je belangrijke informatie weglaat? En zonder dat je onduidelijk wordt. In dit artikel lees je hoe je korte, duidelijke teksten schrijft waarin je toch volledig bent.  

Ik schrijf dagelijks teksten en heb mezelf aangeleerd om te schrappen. Hoe moeilijk ik het ook vind om dingen weg te gooien. Niet voor niks heb ik 10 ‘verfbroeken’, terwijl ik in de praktijk niet vaker dan 2 keer per jaar een muurtje schilder. Of dozen vol studieboeken op zolder staan, terwijl ik er nooit meer in kijk. Maar die overbodige spullen hebben net zo weinig functie voor mij als overbodige informatie in een tekst voor een lezer. Dus: schrappen maar! Of beter nog: schrijf minder op. Een paar tips om korte teksten te schrijven die toch volledig zijn …

Tip 1 voor korte teksten. Maak een werkplan voordat je gaat schrijven

Ik had zelf altijd de neiging om zomaar te starten met schrijven. Maar daardoor ging ik niet erg gericht te werk. En werden mijn teksten onnodig lang. Het is veel beter om voor het schrijven een werkplan te maken. Dan heb je meer focus en schrijf je geen dingen op die niet passen bij je doel of doelgroep. En die dus niet in je teksten thuishoren. Noteer voordat je gaat schrijven altijd een kort antwoord op de volgende 3 vragen en houd deze in je hoofd tijdens het schrijven:

– Onderwerp: waar gaat mijn tekst over?
– Doelgroep: voor wie maak ik mijn tekst?
– Doel: wat wil ik met mijn tekst bereiken?

Tip 2 voor korte teksten. Blijf op de stoel van de lezer zitten tijdens het schrijven

Misschien een inkoppertje. Maar probeer tijdens het schrijven heel bewust je lezer in je hoofd te houden. Schrijf niet alles op wat jij kwijt wil. Maar bedenk wat je lezer moet en wil weten. Welke vragen heeft hij? Beantwoord die vragen in een volgorde die logisch is voor hem. En schrap de rest!

Schrijf dus niet dit soort teksten: 

Beste meneer Faber,
.
U heeft een brief gestuurd aan de gemeenteraad met het verzoek om aandacht voor uw situatie. Uw aanvraag is ingeboekt met kenmerk CISB-12.32.98. Daarnaast verzoekt u in uw brief het parkeerbeleid te verruimen zodat ons college een ontheffing kan afgeven.
.
De discussie in deze casus gaat over de beoordeling van de feitelijke situatie en over de weging van de criteria uit de beleidsregel. Naast de beleidsregel zijn er voldoende parkeeralternatieven. Daarom hebben wij ook parkeerregulering in dat gebied.

Hiermee roep je alleen maar vragen op bij de lezer. Om welke brief gaat het? Welke situatie? Waarom is het nuttig om te weten met welk kenmerk de vraag is ingeboekt? Welke feitelijke situatie heb je het over? Welke beleidsregels? Waar kan de lezer parkeeralternatieven vinden? Wat is parkeerregulering? Aaahhhh!

Dit soort teksten zijn een stuk duidelijker: 

Beste mevrouw Deckers,
.
U heeft mij op 12 juni 2019 een e-mail gestuurd. U heeft een klacht over de teruggaaf van de belasting van 2018. In deze brief leest u het antwoord op uw vragen.
.
U krijgt € 200,- terug
Daar zijn 2 redenen voor:
.
1. U heeft het afgelopen jaar € 100,- te weinig huurtoeslag gekregen. Dit komt door ..
2. U heeft € 100,- kosten gedeclareerd. Door een fout in ons systeem hebben wij die nog niet betaald.

Nu geef je korte antwoorden op de vragen die bij je lezer komen opborrelen. Zoals: waarom krijg ik deze brief? Wat ga ik lezen in deze brief? Krijg ik wel of geen geld terug en om welke reden krijg ik dat geld wel of niet? En dat doe je in een volgorde die logisch is voor de lezer.

Tip 3 voor korte teksten. Houd je doel voor ogen tijdens het schrijven

Wil je je lezer informeren over iets? Of wil je hem juist overtuigen om actie te ondernemen. Dát maakt nogal verschil! Kies altijd 1 doel. Want je doel bepaalt de structuur en de inhoud van je tekst. Het geeft je richting in wat wel slim of informatief is om op te schrijven en wat vooral niet. En in welke volgorde je dat het beste kunt doen.

De gevaren van roken

Je schrijft een informatieve tekst over de gevaren van roken bijvoorbeeld heel anders dan een tekst waarin je rokers wilt overtuigen om te stoppen.  Zo beantwoord je in een informatieve tekst vooral vragen die lezers hebben over de gevaren van roken. Terwijl je in een overtuigende tekst in moet spelen op redenen die rokers hebben om te stoppen. En die zijn voor alle rokers natuurlijk anders.

Sigarettenpakjes

Een mooi voorbeeld daarvan zie je op sigarettenpakjes. Daarop staan voor alle doelgroepen andere tekstjes. Zo is de tekst ‘Bescherm uw kinderen: laat hen geen rook inademen’ bijvoorbeeld gericht op ouders. Terwijl de tekst ‘Roken vergroot de kans op impotentie’ mannen van het roken af moet brengen.

Tip 4 voor korte teksten. Gebruik een actieve schrijfstijl

Als het goed is, weet je nu waar je tekst over gaat en welke boodschappen je wilt delen. Zorg er vervolgens voor dat je deze boodschappen in prettig leesbare zinnen opschrijft. Dat betekent dat je maximaal 1 boodschap per zin geeft. Gebruik daarnaast zo min mogelijk lijdende vormen en hulpwerkwoorden: worden, zijn, kunnen, zullen, gaan. Die maken je tekst onduidelijk, doordat het niet duidelijk is wie wat doet.

Niet zo:
De benodigde salarisgegevens worden naar de notaris en de makelaar gestuurd.
.
Want: wie stuurt de gegevens naar de notaris en makelaar? Moet de lezer dat doen? Of doet de schrijver dat? Bovendien is het in deze zin niet duidelijk om welke gegevens het precies gaat.

Dit is duidelijker:
Stuurt u deze gegevens zelf naar uw notaris en uw makelaar:
– een kopie van uw meest recente jaaropgave;
– een kopie van uw meest recente salarisstrook.

Doe mee met onze training Duidelijk schrijven.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Blijf op de hoogte van de laatste blogs en beste schrijf- en spreektechnieken.

    Ja, ik ga akkoord met hetprivacybeleid

    Gerelateerde blogs

    Opinieonderzoek schriftelijke communicatie

    Opinieonderzoek schriftelijke communicatie: fouten kosten tijd en geld

    Lees meer pijltje
    Foto bij opinieonderzoek schriftelijke communicatie

    AllesoverHR en SYNC: opinieonderzoek schriftelijke communicatie

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Wat vinden werknemers van de communicatie van hun organisatie

    Wat vinden werknemers van de communicatie van hun organisatie?

    Lees meer pijltje

    Meer informatie?

    Stel je vraag aan Gonda. Zij helpt je graag verder.

    Foto van Gonda ter Maaten (meer informatie)
    Gonda ter Maaten

    Meer blogs over duidelijk schrijven

    Beeld bij: In 11 stappen naar een tekst die lezers met taalniveau B1 snel begrijpen

    In 11 stappen naar een tekst die lezers met taalniveau B1 snel begrijpen

    Welke taalniveaus zijn er? En hoe schrijf je een tekst die lezers met taalniveau B1 snel begrijpen? 11 tips!

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: 5 schrijftips voor aantrekkelijke teksten in begrijpelijke taal

    5 schrijftips voor aantrekkelijke teksten in begrijpelijke taal

    Iedereen wil begrijpelijke taal. Maar worden de teksten dan niet saai? 5 tips om begrijpelijk én aantrekkelijk te schrijven.

    Lees meer pijltje
    Afbeelding van mensen op bankje met telefoon

    “Wij kunnen wel zeggen dat onze teksten duidelijk zijn. Maar vinden inwoners dat ook?”

    Enschede betrekt inwoners met Direct Duidelijk Enschede bij haar communicatie. Heldere communicatie gaat verder dan taalniveau B1.

    Lees meer pijltje

    Recente blogs

    Beeld bij: Wat doet een copywriter

    Wat doet een copywriter?

    'Op een feestje noemde ik mezelf copywriter. Maar eenmaal thuis begon het te knagen. Kon ik mezelf zomaar zo noemen?'

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Spreken zonder woorden. De kracht van non-verbale communicatie

    Spreken zonder woorden: de kracht van non-verbale communicatie

    Non-verbale communicatie is alle communicatie die niet via woorden verloopt. Denk aan lichaamstaal, maar ook aan de toon waarop je iets zegt.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Je brief of e-mail afsluiten

    Je e-mail of brief afsluiten? Gebruik deze tips en voorbeelden

    Het afsluiten van je e-mail of brief. Hoe doe je dat? Vermijd clichézinnen en 'houd de deur open voor je lezer'.

    Lees meer pijltje