Wat is het voorgestelde besluit?
Waarom zou ik er ‘ja’ op zeggen (argumenten)?
Wat zijn eventuele risico’s (kanttekeningen)?

Dat zijn vragen waar bewindspersonen van kamernota’s graag duidelijk antwoord op willen. Het liefst zo snel mogelijk, want ze zijn druk en krijgen ontzettend veel stukken onder ogen. De nota’s van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid gaven meestal ook antwoord op deze belangrijke vragen. Alleen … stonden de argumenten en kanttekeningen soms wel te veel ‘verstopt’. Waardoor beslissers ernaar moesten zoeken en het lezen hen onnodig veel tijd kostte. De afdeling Participatie en Decentrale Voorzieningen van het ministerie schakelde Loo van Eck in om hier verandering in te brengen. En dat is gelukt! De nota’s zijn nu sneller te lezen en adviseurs krijgen minder vaak stukken terug. Directiesecretaris Karin Lagendijk vertelt meer over het opleidingstraject.

Minder ruimte voor eigen invulling door aanpassingen in het format.

“Voor het schrijven van de kamernota’s werken wij met een format. Alleen liet dat format nog wel wat ruimte voor eigen invulling. Waardoor onze nota’s best divers waren. En belangrijke informatie in sommige nota’s te veel versnipperd stond of verdween in een brei van woorden. We besloten daarom om samen met Loo van Eck binnen ons format een aantal aanpassingen te doen. Waardoor beslissers veel sneller zien wat een voorgesteld besluit is, welke argumenten een adviseur daarvoor heeft en wat eventuele kanttekeningen er zijn.”

Een workshop voor het MT om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen.

“Loo van Eck heeft vervolgens een workshop aan de mt-leden gegeven. We kozen ervoor om met hen te beginnen, omdat zij de stukken natuurlijk lezen. Zo weten zij precies waar een goede kamernota aan voldoet. En kunnen ze goed feedback aan de schrijvers geven. Bovendien hebben de mt-leden een voorbeeldfunctie. En laten ze zo zien dat zij achter de nieuwe schrijfwijze staan.”

100 adviseurs volgen een training om zich de nieuwe schrijfwijze eigen te maken.

“Daarna hebben ongeveer 100 adviseurs een training gevolgd waarin ze leerden om met het aangepaste format te werken. We dachten dat er misschien weerstand zou komen. Maar de meeste reacties waren positief! Ook van de meer ervaren schrijvers. De trainers van Loo van Eck waren goed en hadden veel ervaring. En doordat de training helemaal op onze praktijk was toegespitst, konden we er direct mee aan de slag in de praktijk.”

Een andere manier van schrijven én van denken.

“Daarnaast merkten we dat de aanpassingen in het format niet alleen voordelen hebben voor de lezers. Maar dat het adviseurs ook helpt om hun verhaal goed op papier krijgen. Ik schrijf zelf ook vaak nota’s. En ik merk dat ik door dingen korter op te schrijven nog beter nadenk over dingen als: wat is nu mijn advies? Heb ik goed genoeg nagedacht over de randvoorwaarden? En heb ik alle stakeholders genoeg betrokken?”

“We hebben te maken met heel veel stakeholders en meningen.
Waardoor het uitdagend is om beleid te maken dat werkt en dat je kunt
uitleggen aan alle partijen. De manier waarop wij onze
nota’s nu schrijven, helpt ons daarbij!”

De kamernota’s zijn nu sneller te lezen en ze komen minder vaak terug.

“Sinds de training zijn onze kamernota’s korter, bondiger en duidelijker. En komen er minder stukken terug. We schrijven helder onderbouwde besluiten: een beslisser ziet in 1 oogopslag wat een adviseur voorstelt en welke argumenten en kanttekeningen daarbij horen. En dat krijgen we ook terug: kamernota’s zijn nu sneller te lezen. En beslissers zijn er tevredener over. Ik kan dit traject dan ook aan iedereen aanraden die bezig is met beleid. We hebben te maken met heel veel stakeholders en meningen. Waardoor het uitdagend is om beleid te maken dat werkt en dat je kunt uitleggen aan alle partijen. De manier waarop wij onze nota’s nu schrijven, helpt ons daarbij!”