De taalcoaches van werkorganisatie Druten Wijchen

‘Wat doe ik als een collega niks met mijn tips doet?’
‘Hoe voorkom ik dat ik als een docent overkom als ik feedback geef op een tekst?’
‘We zitten in hetzelfde team. Ik wil niet dat mijn collega denkt dat ik me nu ineens beter voel.’

Taalcoaches moeten niet alleen weten hoe ze een goede tekst schrijven. Ze moeten ook in staat zijn om hun collega’s te overtuigen én om ze op een positieve manier feedback te geven. Bovendien moeten ze voorkomen dat ze zelf uiteindelijk al het schrijfwerk doen. Geen gemakkelijke taak! Toen werkorganisatie Druten Wijchen ervoor koos om taalcoaches in de organisatie in te zetten, kregen de coaches dan ook geen cursus van 1 dag. Maar Loo van Eck heeft de coaches een jaar lang via verschillende trainingen alle kneepjes van het vak bijgebracht!

Projectleider en communicatieadviseur Inge van den Elzen vertelt meer over de aanleiding en de aanpak van dit mooie project

Duidelijke taal op de kaart van de organisatie.

“We zijn een tijdje geleden een traject gestart om duidelijke taal op de kaart van onze organisatie te zetten. Het inzetten van taalcoaches is 1 van de onderdelen van dit traject. We merkten namelijk dat we binnen team Communicatie vaak vragen van collega’s kregen om mee te lezen met hun teksten. Dat doen we natuurlijk graag! Maar … wij kunnen ook niet alles nalezen. Daarom wilden we mensen vanuit de hele organisatie inzetten om collega’s te helpen met het verduidelijken van hun teksten.”

Een club enthousiaste mensen met gevoel voor taal.

“Eerst dachten we eraan om binnen elk domein of team een taalcoach aan te stellen. Maar we wilden niet dat het coachen een verplichting werd. Daarom konden mensen zelf aangeven of ze coach wilden worden. Op die manier hebben we een club taalcoaches verzameld die gevoel heeft voor taal en het ook leuk vindt om andere mensen te helpen. Ik denk dat dat enthousiasme en die feeling met taal heel belangrijk zijn voor een taalcoach.”

Alle taken duidelijk op een rijtje dankzij een concreet coachplan.

“Samen met Loo van Eck en de taalcoaches hebben we, voordat we van start gingen met de trainingen, een coachplan opgesteld. In dat plan staat duidelijk omschreven wat de rol van onze taalcoaches is, wat hun profiel is en wat het uiteindelijke doel van het coachen is. Zo weten de taalcoaches precies wat er wel en niet onder hun taken valt. Het managementteam heeft dat plan ondertekend. Dat was een belangrijke stap, want de managers zijn ook een soort ambassadeurs: ze laten zo zien dat ze duidelijke taal belangrijk vinden voor onze organisatie. We willen hen dan ook goed op de hoogte houden van de resultaten van de coaches.”

Geen juffen en meesters, maar coaches.

“Binnen onze organisatie hebben de taalcoaches echt een coachende rol. Ze geven collega’s tips en tops over de structuur en schrijfstijl van hun teksten. Maar ze beoordelen de teksten niet op kwaliteit en ze bemoeien zich niet met de inhoud. Ook gaan ze de teksten niet herschrijven, want daar leren collega’s minder van. Door die coachende rol hopen we dat collega’s zelf leren om duidelijkere teksten te schrijven, want daar komen we als organisatie uiteindelijk natuurlijk het verst mee!”

Verschillende trainingen om alle kneepjes van het vak te leren.

“We hebben ervoor gekozen om onze taalcoaches bijna een jaar lang door Loo van Eck te laten opleiden, omdat we wilden dat ze alle facetten van het coachen goed zouden leren. Van het zelf weer opfrissen van de kennis over duidelijk schrijven tot aan het voeren van coachgesprekken en het geven van feedback op papier. Bovendien zorgde de spreiding van de trainingen over het hele jaar ervoor dat LVE-trainer Heidi precies wist wat er bij ons in de organisatie speelde. Daardoor kon ze de trainingen perfect afstemmen op de persoonlijke behoeften van alle taalcoaches.”

Een traject dat niet beter had kunnen gaan.

“De eerste trainingen hebben we live gedaan. De latere trainingen vanwege corona digitaal. Dat leek ons eerst niet ideaal, maar online bleken de trainingen ook supergoed. Ik heb het idee dat dit traject niet beter had kunnen verlopen. Het is zo op ons afgestemd! Daardoor hebben alle taalcoaches nu een rugzak vol competenties en vaardigheden. Waardoor ze zeker zijn in het coachen en collega’s ook enthousiast kunnen maken over duidelijke taal!”

Taalcoach Ruth Vossen vertelt meer over hoe zij het opleidingsjaar heeft ervaren en ze deelt 3 gouden tips voor
schrijfcoaches

Toen Ruth Vossen op de basisschool zat, gaf ze een brief aan een uitgever met de vraag ‘Hoe schrijf je een boek?’. Van jongs af aan is ze al dol op taal. En op mensen helpen. Niet gek dus dat Ruth 1 van de taalcoaches van werkorganisatie Druten Wijchen is … In die rol komen haar liefde voor taal en mensen helpen perfect samen!

Van theorie naar de praktijk en andersom.

“Het was fijn om de trainingen verspreid over het hele jaar te krijgen. Na een aantal trainingen startten we namelijk al als taalcoach. Daardoor konden we wat we in een training leerden, direct in de praktijk toepassen. En andersom konden we vragen uit de praktijk in de trainingen stellen. Er was veel ruimte voor eigen inbreng! Als wij meer over een onderwerp wilden weten, werd dat in de daaropvolgende training behandeld. Daardoor was het traject echt op maat en interactief.”

Duidelijke taal constant onder de aandacht.

“Bovendien zorgde het uitgebreide opleidingstraject ervoor dat we ons in ieder onderdeel van het coachen goed konden verdiepen. En dat duidelijke taal bij ons onder de aandacht bleef. Daardoor hadden we ook voldoende tijd om te bedenken hoe we het belang van duidelijke taal verder wilden benadrukken in onze organisatie. Want het kost tijd om zo’n traject op poten te zetten.”

Inwoners hebben recht op duidelijke communicatie.

“Ik realiseer me na het opleidingsjaar nog beter hoe belangrijk duidelijke taal is. Helemaal voor de overheid. Inwoners zijn afhankelijk van ons en ze hebben recht op duidelijke communicatie. Daarnaast heb ik ervaren dat je binnen je eigen organisatie ook écht een verschil kunt maken. Taalcoach zijn, is meer dan alleen coachen. Je denkt ook na over hoe je het onderwerp in de organisatie inbedt.”

De eerste stap: bewustwording creëren.

“We coachen nu vooral reactief. Dat betekent dat we collega’s niet actief opzoeken. Maar dat ze bij ons komen als ze hulp nodig hebben bij het verduidelijken van een tekst. Het duidelijke taal-traject staat nog in de kinderschoenen. En we willen eerst vooral bewustwording creëren over het belang van duidelijke taal. Iedereen in de organisatie moet ervan weten. Daarbij willen we steeds in beeld blijven en het onderwerp duidelijke taal op de agenda houden!”

Ruth deelt 3 gouden tips voor schrijfcoaches

Tip 1. Geef ook voldoende ‘tops’.

“Tijdens het coachen werk ik graag samen met de schrijver. Ik ben geen juf of meester die zegt wat iemand wel of niet moet doen. Ik geef tips en tops, zodat de schrijver zelf weer aan de slag kan met zijn of haar tekst. Vooral die tops vind ik belangrijk, omdat collega’s hierdoor ook zien wat ze wel al goed doen. Zo komen ze eerder terug als ze nog een keer advies nodig hebben.”

Tip 2. Blijf zichtbaar.

“Mensen hebben het druk en zien niet altijd de urgentie van het gebruik van duidelijke taal. Daardoor verslapt de aandacht voor het onderwerp snel. Zorg dat je duidelijke taal onder de aandacht houdt. Bijvoorbeeld door regelmatig berichten op intranet te plaatsen of door ludieke acties te bedenken. Zo hebben wij zelf bijvoorbeeld het online taalspel Comm&Taal van Loo van Eck beschikbaar gesteld voor collega’s. Dat is een spel dat ze iedere week kunnen spelen en waarmee ze punten kunnen halen. We merken dat dat competitieve element goed werkt! Collega’s vinden het spel leuk en bespreken met elkaar wie er bovenaan staat in het klassement.”

Tip 3. Neem het managementteam mee in het traject.

“Als je als managementteam laat zien dat je duidelijke communicatie belangrijk vindt, wordt het onderwerp in de hele organisatie meer gedragen. Zo wordt het belang van duidelijke taal vanuit verschillende hoeken uit de organisatie benadrukt. Waardoor je het onderwerp beter in de hele organisatie inbedt.”