Saai. Abstract. Vage termen. Veel cijfertjes. Zo klonk de speech van het management een paar jaar geleden. Luisteraars waren al na 5 minuten afgehaakt. Dat moest dit jaar anders! Hiltje Begieneman, directie-assistent bij Toyota Material Handling, wilde de jaarlijkse speech een boost geven. Hoe kom je tot zo’n smeuïge speech waarbij de luisteraars aan de lippen van de spreker blijven hangen? We vroegen Hiltje naar de succesformule.

Jullie wilden geen standaardspeech. Wat dan wel?

“We pakten het dit jaar compleet anders aan. We lieten een speech schrijven door een tekstschrijver van Loo van Eck. De sprekers, onze directeuren, gaven zelf input aan de schrijver. Vervolgens maakte de schrijver van deze input een mooi samenhangend verhaal. Met personages en herkenbare momenten. Natuurlijk was er ook ruimte voor de veranderingen die de directie graag wilde benoemen. Maar dan verpakt in een ander jasje: dat van monteur Michael die toekeek hoe zijn vertrouwde werkomgeving aan het veranderen was. Want een abstract verhaal spreekt natuurlijk niet tot de verbeelding.”

Oké, je hebt een goed verhaal. Hoe presenteer je dat dan?

“De speech begon met een verhaal dat zich afspeelde op zolder. We lieten op de achtergrond een afbeelding zien van een oude, stoffige zolder. Je zag aan de luisteraars dat ze verbaasd waren. Zo’n ‘presentatie’ op de achtergrond waren ze niet gewend. Daardoor werden ze juist extra nieuwsgierig naar wat de sprekers gingen vertellen. Er was dus geen PowerPointpresentatie met weinigzeggende cijfers en droge visies zoals voorgaande jaren. Maar sfeerbeelden die een pakkend, concreet verhaal ondersteunden.”

Het verhaal werd niet door de sprekers zelf geschreven. Wat vonden ze van hun speech?

“Het was wel even wennen voor ze. Het was namelijk niet meer helemaal wat ze zelf in gedachten hadden. En de cijfers ontbraken. In plaats daarvan had de tekstschrijver een verhaal door de speech heen geweven. Over een monteur die wel openstaat voor veranderingen, maar het ook heel spannend vindt. Bijvoorbeeld omdat hij voortaan met een tablet op pad gaat. En tijdens een klantbezoek ook digitale administratie moet verrichten. Een situatie waarin het publiek zich herkende. Op die manier waren door het hele verhaal de toekomstplannen en onze visie en missie verweven.”

Hoe hebben jullie de speech voorbereid?

“We hebben op de dag van de speech in de ochtend samengezeten. We hebben de speech hardop voorgelezen. Door het hardop voor te lezen, hoor je zelf vaak al wel in welke stukken je bijvoorbeeld wat met intonatie kunt spelen. Ik heb zelf ook een deel van de speech voorgedragen. Namelijk de delen die over Michael gingen. Zo was ik als verteller aanwezig op het podium. Erg leuk voor de afwisseling! Dit was echt een verhaal dus ik probeerde het zo levendig mogelijk te brengen. Ik had wat tips over ‘storytelling’ gelezen. Het lijkt me erg interessant om me hier verder in te verdiepen. Misschien ga ik nog weleens een training volgen.”

Wil je weten hoelang je speech ongeveer duurt?
Dat kun je snel uitrekenen op de website Hoelang duurt mijn speech? 

En dan komt natuurlijk het spannende moment: hoe werd de speech ontvangen door het publiek?

“Fantastisch! Het was vooral voor ons als sprekers erg spannend. Er zaten zo’n 400 mensen in de zaal. Allemaal medewerkers van Toyota, waarvan meer dan 250 monteur zijn. Voor hen was het verhaal dus zeker herkenbaar. Maar ook alle andere medewerkers weten wat onze monteurs doen. Dus ook zij konden zich goed verplaatsen in het verhaal. Ook als je de foto’s terugkijkt, zie je allemaal blije gezichten in het publiek. De mensen zitten aandachtig te luisteren mét een glimlach. Dat is erg leuk om terug te zien! We stelden ook zo nu en dan een vraag aan het publiek. Zodat mensen betrokken bleven bij het verhaal. Hoe leuk is het om vervolgens in te kunnen spelen op de reacties. Zo maak je echt verbinding en ontstaat tweerichtingsverkeer.”