Het antwoord volgens GP Groot: ze zijn allebei even belangrijk! En ze moeten elkaar versterken. “Onze accountmanagers hebben mooie, persoonlijke kennismakingsgesprekken met potentiële klanten”, vertelt Edward Kniesmeijer, teamleider verkoop binnendienst. “En de offertes die daarop volgen, moeten een verlengstuk zijn van die gesprekken. Er moet méér in staan dan alleen een overzicht van onze producten en diensten. Die zijn eigenlijk bijzaak. Klanten willen in de offerte vooral teruglezen dat onze accountmanagers goed naar ze hebben geluisterd. En dat ze precies begrijpen wat onze klanten nodig hebben. Want dát geeft vertrouwen.” Alleen konden de offertes van GP Groot wat dat betreft nog wel een verbeterslag gebruiken. Edward vertelt er meer over …

Van verschillende ‘smaken’…

“Als je al onze oude offertes zou verzamelen, zou je zien dat we heel veel verschillende ‘smaken’ hadden. De accountmanagers schreven de offertes allemaal op een andere manier. Waardoor de ene offerte professioneler was dan de andere. Zo stonden in sommige offertes foutjes, was de schrijfstijl niet altijd even duidelijk of was de opbouw niet logisch. En nog belangrijker: veel offertes konden persoonlijker en meer op maat voor onze klanten. Daarom vroegen wij Loo van Eck om hulp.”

… naar 2 concrete formats.

“Samen ontwikkelden we 2 formats: een uitgebreid format voor nieuwe klanten waarin we uitgebreider stilstaan bij de kennismaking. En een beknopter format voor bestaande klanten die hun productmix willen uitbreiden. Op die manier krijgen we veel meer uniformiteit in onze offertes, doordat de schrijvers deze formats als het ware op dezelfde manier ‘invullen’. Maar dan natuurlijk wel met de specifieke informatie van hun klanten.”

Ook op papier een connectie met de klant.

“In een training leerden de medewerkers van de binnen- en buitendienst hoe ze met deze formats kunnen werken. En hoe ze hun offertes duidelijker, persoonlijker en meer op maat kunnen maken. Zodat er ook op papier een connectie met de klant ontstaat. Een eyeopener was bijvoorbeeld dat je een offerte persoonlijk en herkenbaar voor een klant kunt maken door citaten of anekdotes uit het gesprek te noemen.”

Aan de slag met voorbeelden uit de praktijk.

“Het is altijd even kijken hoe nieuwe formats en een nieuwe schrijfstijl in de organisatie vallen. Want niet iedereen houdt van verandering. Maar alle collega’s waren enthousiast. Omdat de training leuk, nuttig en interactief was. Zo kregen we steeds eerst een stukje theorie en voerden we daarna een opdracht uit. Die we vervolgens weer met elkaar bespraken. Daardoor werd iedereen betrokken en ging de leerstof leven. Bovendien werkten we in de training met onze eigen offertes en had de trainer zich goed verdiept in waar wij in ons werk tegenaan lopen. Waardoor alle tips en tricks goed toepasbaar waren.”

Bewustwording over het belang van een goede offerte.

“Sinds dit traject zijn collega’s zich er meer van bewust hoe belangrijk een goede offerte is. Je ziet dat ze hun best doen om hun offertes duidelijk te schrijven en helemaal toe te spitsen op de situatie van hun klanten. Zodat klanten zich in het verhaal herkennen en vertrouwen krijgen in ons en onze producten en diensten. Op die manier versterken onze verkoopgesprekken en offertes elkaar!”