Van een zoektocht naar argumenten richting een kraakheldere route

Wat is het voorgestelde besluit (de beslispunten)?
Waarom zou ik er ‘ja’ op zeggen (de argumenten)?
Wat wordt daarmee bereikt (het beoogd effect)?
Wat zijn eventuele kanttekeningen of risico’s?

Op die vragen moeten de lezers van raads- en collegevoorstellen antwoorden krijgen. Zo snel en duidelijk mogelijk. Maar dat was bij de gemeente Valkenswaard helaas niet altijd het geval. “De opzet die wij hadden voor onze voorstellen zorgde voor veel herhaling in de teksten”, vertelt Thomas Tuerlings, strategisch adviseur. “Het was daardoor voor bestuurders, managers en ook directe collega’s lastig om de kern uit de voorstellen te halen: ze werden gedwongen om de teksten helemaal door te ploegen. En dat kostte een enorme berg tijd.” Thomas vertelt verder.

Een zoektocht naar argumenten.

“Daarnaast was de kwaliteit van de argumentatie ook niet altijd even scherp. Argumenten stonden bijvoorbeeld erg versnipperd door de voorstellen. Waardoor het voor lezers een zoektocht was om ze te vinden. Als voorstellen niet duidelijk zijn, zorgt dat ervoor dat bestuurders en raadsleden niet duidelijk genoeg zien welke argumenten en kanttekeningen onder een besluit liggen. Met als gevolg dat ze mogelijk een besluit nemen zonder tot in de puntjes te weten waarom ze dat besluit nemen en wat de effecten van het besluit precies zijn.”

Helder en strategisch adviseren in 30 seconden.

“Wij schakelden Loo van Eck in om hier verandering in aan te brengen. In 3 trainingen leerden onze beleidsadviseurs te werken met de zogenoemde ’30-secondenlijn’ van Loo van Eck: een format waarmee lezers in ongeveer 30 seconden de kern uit een voorstel kunnen halen. Onder andere doordat de voor hen belangrijkste informatie, zoals argumenten en kanttekeningen, in duidelijke koppen boven iedere alinea staan. Met daaronder een heldere onderbouwing. Op die manier zien bestuurders dus in 1 oogopslag wat ze moeten weten en is het geen zoektocht meer naar de antwoorden op hun belangrijkste vragen.”

Tijdwinst en een betere besluitvorming.

“Parallel aan de trainingen voor beleidsschrijvers gaf Loo van Eck workshops aan onze directie, managers en wethouders. We wilden deze groep namelijk direct in het traject meenemen, omdat het voor draagvlak zorgt als zij achter de nieuwe schrijfwijze staan. Bovendien moeten zij als lezers van de stukken natuurlijk weten hoe de nieuwe voorstellen eruit komen te zien. En dat werkte goed! In de workshops ervaarden bestuurders namelijk direct wat het werken met het nieuwe format hen oplevert: flink wat tijdwinst en een duidelijker inzicht in wat ze besluiten en waarom ze dat besluiten.”

Een kraakheldere ‘schrijfroute’.

“In eerste instantie hadden de beleidsschrijvers niet zoveel zin in een training. ‘Ik schrijf toch prima voorstellen?’ of ‘Zo’n training kost alleen maar meer tijd!’ waren veelgehoorde argumenten. Maar ik heb na de trainingen eigenlijk van iedereen teruggekregen dat ze er heel blij mee waren! Het nieuwe format en de trainingen waarin ze daarmee leerden werken, hebben namelijk gezorgd voor goede handvatten om de voorstellen sneller en beter te schrijven. Zo vinden collega’s het nu makkelijker om een sterke argumentatielijn neer te zetten, omdat ze via het format aan de hand worden meegenomen om dat te doen. Waar ze eerst tijdens het schrijven op een weg met 20 zijpaden zaten waar ze zelf maar moesten kiezen welk pad ze namen, is de (schrijf)route nu heel duidelijk voor ze uitgestippeld.”

Een club enthousiaste schrijfcoaches.

“We willen de leerstof uit de training natuurlijk niet laten versloffen. Daarom hebben we ervoor gekozen om een aantal schrijfcoaches, verspreid over verschillende afdelingen, door Loo van Eck te laten opleiden. Ik ben er daar zelf ook eentje van. Samen met het MT hebben we eerst de kaders rondom het coachen bepaald in een coachplan. Daarin staat bijvoorbeeld hoeveel tijd we hebben om collega’s te coachen, zodat we als coaches daar altijd op kunnen terugvallen. Daarna hebben we ons in 4 sessies verder verdiept in de 30-secondenlijn en hebben we geleerd hoe we het beste feedback kunnen geven. Collega’s kunnen nu bij ons terecht als ze hulp nodig hebben bij het schrijven van een voorstel. En ze weten ons ook al te vinden met allerlei soorten vragen. Ik ben heel blij met dit traject en ik zou het iedere gemeente aanraden!”