Heldere voorstellen bij gemeente Valkenswaard

Van een zoektocht naar argumenten richting een kraakheldere route

Femke Hainja

Wat is het voorgestelde besluit (de beslispunten)?
Waarom zou ik er ‘ja’ op zeggen (de argumenten)?
Wat wordt daarmee bereikt (het beoogd effect)?
Wat zijn eventuele kanttekeningen of risico’s?

Op die vragen moeten de lezers van raads- en collegevoorstellen antwoorden krijgen. Zo snel en duidelijk mogelijk. Maar dat was bij de gemeente Valkenswaard helaas niet altijd het geval. “De opzet die wij hadden voor onze voorstellen zorgde voor veel herhaling in de teksten”, vertelt Thomas Tuerlings, strategisch adviseur. “Het was daardoor voor bestuurders, managers en ook directe collega’s lastig om de kern uit de voorstellen te halen: ze werden gedwongen om de teksten helemaal door te ploegen. En dat kostte een enorme berg tijd.” Thomas vertelt verder.

Een zoektocht naar argumenten.

heldere raadsvoorstellen en collegevoorstellen“Daarnaast was de kwaliteit van de argumentatie ook niet altijd even scherp. Argumenten stonden bijvoorbeeld erg versnipperd door de voorstellen. Waardoor het voor lezers een zoektocht was om ze te vinden. Als voorstellen niet duidelijk zijn, zorgt dat ervoor dat bestuurders en raadsleden niet duidelijk genoeg zien welke argumenten en kanttekeningen onder een besluit liggen. Met als gevolg dat ze mogelijk een besluit nemen zonder tot in de puntjes te weten waarom ze dat besluit nemen en wat de effecten van het besluit precies zijn.”

Helder en strategisch adviseren in 30 seconden.

“Wij schakelden Loo van Eck in om hier verandering in aan te brengen. In 3 trainingen leerden onze beleidsadviseurs te werken met de zogenoemde ’30-secondenlijn’ van Loo van Eck: een format waarmee lezers in ongeveer 30 seconden de kern uit een voorstel kunnen halen. Onder andere doordat de voor hen belangrijkste informatie, zoals argumenten en kanttekeningen, in duidelijke koppen boven iedere alinea staan. Met daaronder een heldere onderbouwing. Op die manier zien bestuurders dus in 1 oogopslag wat ze moeten weten en is het geen zoektocht meer naar de antwoorden op hun belangrijkste vragen.”

Tijdwinst en een betere besluitvorming.

“Parallel aan de trainingen voor beleidsschrijvers gaf Loo van Eck workshops aan onze directie, managers en wethouders. We wilden deze groep namelijk direct in het traject meenemen, omdat het voor draagvlak zorgt als zij achter de nieuwe schrijfwijze staan. Bovendien moeten zij als lezers van de stukken natuurlijk weten hoe de nieuwe voorstellen eruit komen te zien. En dat werkte goed! In de workshops ervaarden bestuurders namelijk direct wat het werken met het nieuwe format hen oplevert: flink wat tijdwinst en een duidelijker inzicht in wat ze besluiten en waarom ze dat besluiten.”

Een kraakheldere ‘schrijfroute’.

“In eerste instantie hadden de beleidsschrijvers niet zoveel zin in een training. ‘Ik schrijf toch prima voorstellen?’ of ‘Zo’n training kost alleen maar meer tijd!’ waren veelgehoorde argumenten. Maar ik heb na de trainingen eigenlijk van iedereen teruggekregen dat ze er heel blij mee waren! Het nieuwe format en de trainingen waarin ze daarmee leerden werken, hebben namelijk gezorgd voor goede handvatten om de voorstellen sneller en beter te schrijven. Zo vinden collega’s het nu makkelijker om een sterke argumentatielijn neer te zetten, omdat ze via het format aan de hand worden meegenomen om dat te doen. Waar ze eerst tijdens het schrijven op een weg met 20 zijpaden zaten waar ze zelf maar moesten kiezen welk pad ze namen, is de (schrijf)route nu heel duidelijk voor ze uitgestippeld.”

Een club enthousiaste schrijfcoaches.

“We willen de leerstof uit de training natuurlijk niet laten versloffen. Daarom hebben we ervoor gekozen om een aantal schrijfcoaches, verspreid over verschillende afdelingen, door Loo van Eck te laten opleiden. Ik ben er daar zelf ook eentje van. Samen met het MT hebben we eerst de kaders rondom het coachen bepaald in een coachplan. Daarin staat bijvoorbeeld hoeveel tijd we hebben om collega’s te coachen, zodat we als coaches daar altijd op kunnen terugvallen. Daarna hebben we ons in 4 sessies verder verdiept in de 30-secondenlijn en hebben we geleerd hoe we het beste feedback kunnen geven. Collega’s kunnen nu bij ons terecht als ze hulp nodig hebben bij het schrijven van een voorstel. En ze weten ons ook al te vinden met allerlei soorten vragen. Ik ben heel blij met dit traject en ik zou het iedere gemeente aanraden!”

Voorstellen die in 30 seconden te lezen zijn?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Blijf op de hoogte van de laatste blogs en beste schrijf- en spreektechnieken.

    Ja, ik ga akkoord met hetprivacybeleid

    Gerelateerde cases

    Interview GGD Hollands Midden

    Hoe Klinkende Taal GGD Hollands Midden helpt om begrijpelijk te schrijven voor … íedereen!

    Lees meer pijltje
    Barenbrug_voetbalveld

    In 1 dag de wereld rond met de Koninklijke Barenbrug Group

    Lees meer pijltje
    Werkorganisatie Druten Wijchen

    Een jaar in het leven van de taalcoaches van werkorganisatie Druten Wijchen …

    Lees meer pijltje

    Meer informatie?

    Neem gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder.

    Marieke van Beem voor contactfoto
    Marieke van Beem
    accountmanager

    Misschien vind je dit ook interessant:

    Gemeente Gooise Meren

    Bestuurlijke sensitiviteit een ‘must’ om een goed raads- of collegevoorstel te kunnen schrijven?

    Gemeente Gooise Meren vindt van wel! Daarom trainden beleidsadviseurs hun schrijf- én spreekvaardigheden.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Tips voor het schrijven van een strategisch voorstel voor raad of college

    Tips voor het schrijven van een strategisch voorstel voor raad of college

    2 raadsvoorstellen. Maar allebei op een hele andere manier geschreven. Welke vind jij beter?

    Lees meer pijltje
    Afbeelding bij meetlat kwaliteit communicatie

    Het meetbare effect in raads- en collegevoorstellen

    Wij helpen gemeenten bij het verbeteren van hun raads- en collegevoorstellen. Eén onderdeel is altijd lastig: het meetbare effect.

    Lees meer pijltje

    Recente blogs

    Beeld bij: Wat doet een copywriter

    Wat doet een copywriter?

    'Op een feestje noemde ik mezelf copywriter. Maar eenmaal thuis begon het te knagen. Kon ik mezelf zomaar zo noemen?'

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Spreken zonder woorden. De kracht van non-verbale communicatie

    Spreken zonder woorden: de kracht van non-verbale communicatie

    Non-verbale communicatie is alle communicatie die niet via woorden verloopt. Denk aan lichaamstaal, maar ook aan de toon waarop je iets zegt.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Je brief of e-mail afsluiten

    Je e-mail of brief afsluiten? Gebruik deze tips en voorbeelden

    Het afsluiten van je e-mail of brief. Hoe doe je dat? Vermijd clichézinnen en 'houd de deur open voor je lezer'.

    Lees meer pijltje