Bijna 20 jaar geleden werden de regels in de verordening huisvesting scholen van de gemeente Utrecht vastgesteld. Maar … in die 20 jaar is er veel veranderd! Zo werden scholen vroeger vaak in onbewoonde gebieden gebouwd. Terwijl ze tegenwoordig steeds vaker ‘in de achtertuin’ van inwoners staan. En dat vraagt om andere regels voor de bouw. Bovendien wilde de gemeente af van de 200 pagina’s vol wollige taal, ambtelijk jargon en herhaling van inhoud. Én het onderwijs moest meer ruimte krijgen om mee te denken over hoe een schoolgebouw eruit moet zien. Daarom schakelde Onno James, adviseur onderwijshuisvesting, Loo van Eck in om de verordening grondig onder handen te nemen. Onno vertelt meer over het succesvolle traject dat zelfs leidde tot unanieme instemming van de gemeenteraad.

Geen lappenmand, maar een grondige aanpak.

“We hadden er natuurlijk voor kunnen kiezen om de bestaande verordening te herschrijven. Maar in die 20 jaar waren er iedere keer al teksten toegevoegd aan het document. Waardoor het een soort lappenmand was geworden. Bovendien telde de verordening meer dan 200 kantjes. Het stuk stond vol vakjargon en zelfs voor ons soms onleesbare zinnen. En je moest regelmatig op wel 4 verschillende plekken zoeken om informatie over 1 onderwerp te vinden. Dus besloten we het hele document opnieuw te schrijven. En daar heeft Loo van Eck bij geholpen.”

Waar mogelijk van harde regels naar kaders.

“Vroeger stonden de regels over hoe een schoolgebouw eruit moet zien ‘vast’ in de verordening. Nu willen we nu dat het onderwijs meer ruimte heeft om zelf te bepalen hoe het ideale schoolgebouw eruitziet. Dat past veel meer bij het onderwijs van nu. We willen meebewegen met de werkelijkheid en de thema’s die op dit moment belangrijk zijn. Bijvoorbeeld duurzaamheid of participatie. En maatwerk kunnen leveren aan specifieke scholen. Daarom willen we in de verordening waar mogelijk werken met kaders in plaats van harde regels. Omdat je van harde regels niet kunt afwijken. Bovendien weten we nu hoeveel er door de tijd kan veranderen. Dus de regels in de verordening moeten makkelijk aan te passen zijn.”

Een intensieve voorbereiding …

“We zijn dit traject gestart door 2 jaar lang uitgebreide gesprekken te voeren met schoolbesturen. Over wat er inhoudelijk allemaal in de verordening moest komen. Maar ook over wat er weg kon. Die gesprekken hebben we vervolgens uitwerkt in een adviesdocument. Dat adviesdocument en de oude verordening hebben we naar Loo van Eck-tekstschrijver Marjon Leemborg gestuurd, zodat zij kon starten met schrijven.”

… leidde tot een snel schrijftraject.

“Marjon bedacht op basis van de documenten wát we precies willen regelen. En maakte een logische indeling van alle onderwerpen. Daar hebben wij op gereageerd en toen is ze verder gegaan met de inhoud. De schoolbesturen en wij hebben met iedere versie meegelezen. Zo heeft Marjon in heel korte tijd, slechts anderhalve maand, alles uitgewerkt en hebben wij alles geredigeerd. Op dat moment was het behoorlijk stressvol om zo’n groot project in zo’n korte tijd te doen, maar achteraf is het natuurlijk heel gaaf!”

Nachtenlang doorwerken …

“De samenwerking met Marjon was anders dan anders. Ze woont namelijk in Nieuw-Zeeland. Van tevoren dachten we dan ook: hoe gaan we samenwerken? Maar achteraf bleek dit juist heel handig, omdat Marjon in onze nachten door kon werken! Daardoor hadden we in de ochtend steeds nieuwe stukken van Marjon in onze mailbox waar wij die dag mee aan de slag konden. Aan het einde van onze werkdag stuurden wij onze feedback weer terug, zodat zij daar weer verder mee kon. Dat werkte eigenlijk heel efficiënt. En het proces verliep soepel doordat Marjon duidelijk opschreef wat ze had gedaan en welke vragen ze voor ons had. Wilden we toch overleggen? Dan kon dat rond 09:00 uur in de ochtend, omdat we dan allebei wakker waren.”

… en af en toe compromissen sluiten.

“Ook inhoudelijk ging de samenwerking goed. Wij kwamen af en toe met verhalen vol jargon en Marjon wist dat goed te vertalen naar een tekst die voor iedereen te begrijpen is. Onze jurist werd daar soms wel wat onrustig van. Want het was best een uitdaging om de verordening duidelijk én juridisch waterdicht te maken. Maar Marjon heeft zich heel constructief opgesteld en we zijn tot goede compromissen gekomen.”

Met als resultaat: een verordening waar unaniem mee is ingestemd!

“Er ligt nu een document van 40 pagina’s in plaats van 200. Dat we opgebouwd hebben volgens een overzichtelijk stappenplan, zodat lezers snel de informatie die ze zoeken kunnen vinden. Geschreven in duidelijke taal en waarin onderwijs ruimte heeft om mee te denken. Daar ben ik heel trots op. En ik niet alleen … De gemeenteraad heeft unaniem ingestemd met de verordening. En dat is vrij uniek!”