Beeld bij: Webinar Nieuws maken
20 juli 2020: Femke Hainja

‘Populair’ taalgebruik past niet bij een gemeente die wil dat inwoners haar serieus nemen. Toch?

Toen medewerkers van de gemeente Urk een aantal jaar geleden een nieuwe schrijfwijzer onder ogen kregen, waren ze sceptisch. Korte zinnen, eigentijdse woorden, kopjes. Zouden ze daar niet ‘te populair’ mee overkomen? Paste dat wel bij een gemeente die wil dat inwoners haar serieus nemen? Inmiddels zijn alle medewerkers om en is heldere taal niet meer weg te denken uit de gemeente Urk. Françoise Bisschop-Jansen vertelt hoe de gemeente Urk deze denkomslag voor elkaar kreeg.

Het begin van de weg naar heldere taal.

“In 2017 kregen wij een nieuwe schrijfwijzer. Om daar draagvlak onder medewerkers voor te creëren, schakelden we Loo van Eck in om de training Heldere brieven en e-mails aan al onze schrijvende medewerkers te geven. Dat was een goede zet! Door de trainingen kwamen er namelijk allerlei gesprekken en discussies op gang. Medewerkers werden zich ervan bewust dat ze hun teksten begrijpelijker konden maken zonder dat ze daarbij ‘te populair’ overkwamen. En zonder dat ze hun inhoud hoefden te veranderen.”

De inwoner centraal: daar gaat het om!

“Iedereen had na de trainingen weer hetzelfde doel voor ogen: de inwoner moet in alle teksten centraal staan. En daar pasten onze teksten met dure woorden en juridisch taalgebruik natuurlijk niet bij. Dus gaan we nu voor taalniveau B1: het taalniveau dat verreweg het grootste gedeelte van de Nederlandse bevolking goed begrijpt. Daarnaast zorgen we dat al onze brieven en e-mails snel te scannen zijn door een duidelijke structuur en tussenkoppen. Wel zo fijn in deze ‘snelle wereld’ waarin mensen veel informatie op zich af krijgen waar ze weinig tijd voor hebben.”

 Schrijfcoaches gemeente UrkMaar hoe houd je die gedachte levend?

“We organiseren de training ieder jaar opnieuw om de leerstof tussen de oren van alle collega’s te krijgen én te houden. Een korte opfrisworkshop voor medewerkers die de training kennen en een volledige training voor nieuwe medewerkers. Daarnaast hebben een aantal collega’s en ik in 2018 een coachtraining van Loo van Eck gevolgd. Sindsdien zijn wij schrijfcoach. In die rol helpen wij collega’s die daar behoefte aan hebben bij het verhelderen van hun teksten. En we bedenken allerlei acties om heldere taal onder de aandacht te brengen in de organisatie.”

Bijvoorbeeld met ‘De Sch(r)ijf van Vijf’.

“We hebben 5 thema’s die wij belangrijk vinden bij het schrijven van heldere brieven en e-mails: begrijpelijke taal, kopjes, structuur (inleiding, boodschap, slot), korte zinnen en eigentijdse taal. Dat noemen we de Sch(r)ijf van Vijf. Die thema’s hebben mijn collega Ellen de Vries en ik het afgelopen jaar steeds 6 weken in de schijnwerpers gezet. Bijvoorbeeld met een interactieve quiz of door een feestelijk moment te organiseren voor de schrijver van de beste brief van 2019.”

Schrijf van vijf gemeente Urk

Het volgende op de planning: Klinkende Taal.

“Alle schrijfcoaches en een aantal veelschrijvers uit de gemeente hebben de afgelopen tijd het softwareprogramma Klinkende Taal gebruikt. Dat is een heel mooi programma! Klinkende Taal onderstreept in Word of Outlook namelijk alle ingewikkelde woorden, zinnen en alinea’s uit een tekst. En geeft suggesties om ze te verbeteren. Zo weet je dus heel snel waar de knelpunten in een tekst zitten en wat je kunt doen om die aan te pakken. Ideaal om je eigen teksten te verbeteren, maar ook om mensen te coachen. We gaan nu samen met LVE-adviseur Robbert Burm kijken op welke manier we Klinkende Taal verder gaan inzetten in onze gemeente.”

En … het resultaat?

“Sinds wij duidelijkere brieven en e-mails versturen, komen er niet alleen minder telefoontjes van inwoners met vragen binnen. We stralen als gemeente nu ook uit wie wij zijn, namelijk: een klantgerichte gemeente waar de inwoner voorop staat!”

Willen jij en je collega's ook duidelijker leren schrijven?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Blijf op de hoogte van de laatste blogs en beste schrijf- en spreektechnieken.

    Ja, ik ga akkoord met hetprivacybeleid

    Gerelateerde cases

    Theater is er voor íedereen

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Interview BAM Wonen

    Huurders laten hun woning niet ‘zomaar even’ verduurzamen.

    Lees meer pijltje
    Interview GGD Hollands Midden

    Hoe Klinkende Taal GGD Hollands Midden helpt om begrijpelijk te schrijven voor … íedereen!

    Lees meer pijltje

    Meer informatie?

    Neem gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder.

    Foto van Gonda ter Maaten (meer informatie)
    Gonda ter Maaten

    Misschien vind je dit ook interessant:

    Foto van een helm

    Vloggen alleen iets voor tieners? Welnee! Ook burgemeesters gaan met deze trend mee

    Burgemeester Jan Luteijn maakt ingewikkelde onderwerpen 'tastbaar' voor inwoners en ondernemers met vlogs.

    Lees meer pijltje
    Afbeelding van mensen op bankje met telefoon

    “Wij kunnen wel zeggen dat onze teksten duidelijk zijn. Maar vinden inwoners dat ook?”

    Enschede betrekt inwoners met Direct Duidelijk Enschede bij haar communicatie. Heldere communicatie gaat verder dan taalniveau B1.

    Lees meer pijltje
    Afbeelding bij Training voor schrijfcoaches

    Schrijfcoach worden? 4 tips om iemand te helpen helder te schrijven!

    Je collega's coachen. Het is geen gemakkelijke taak. Daarom: 4 tips voor schrijfcoaches!

    Lees meer pijltje

    Recente blogs

    Afbeelding bij blog Een betere wereld begint bij jouw zakelijke mails

    Een betere wereld begint bij jouw zakelijke mails

    Onlangs is mijn wereld een beetje beter geworden. Ik heb een nieuwe baan en ontvang van mijn collega’s alleen nog maar mails die ik in 10 seconden kan lezen. Wat een verademing. Geen urenlang geploeter meer om die dagelijkse berg mails weg te werken. Ik kan nu ‘koppensnellend’ mijn mailbox door zonder belangrijke informatie te […]

    Lees meer pijltje
    Afbeelding bij Een top telefoongesprek dankzij LSD

    Een top telefoongesprek dankzij LSD

    Je telefoongesprekken verbeteren? Dat kan met LSD: luisteren, samenvatten en doorvragen. Lees onze tips over deze gesprekstechnieken.

    Lees meer pijltje

    Theater is er voor íedereen

    Zwolse Theaters schrijft duidelijk en aantrekkelijk om ervoor te zorgen dat iedereen naar het theater kan én wil.

    Lees meer pijltje