‘Populair’ taalgebruik past niet bij een gemeente die wil dat inwoners haar serieus nemen. Toch?

Toen medewerkers van de gemeente Urk een aantal jaar geleden een nieuwe schrijfwijzer onder ogen kregen, waren ze sceptisch. Korte zinnen, eigentijdse woorden, kopjes. Zouden ze daar niet ‘te populair’ mee overkomen? Paste dat wel bij een gemeente die wil dat inwoners haar serieus nemen? Inmiddels zijn alle medewerkers om en is heldere taal niet meer weg te denken uit de gemeente Urk. Françoise Bisschop-Jansen vertelt hoe de gemeente Urk deze denkomslag voor elkaar kreeg.

Het begin van de weg naar heldere taal.

“In 2017 kregen wij een nieuwe schrijfwijzer. Om daar draagvlak onder medewerkers voor te creëren, schakelden we Loo van Eck in om de training Heldere brieven en e-mails aan al onze schrijvende medewerkers te geven. Dat was een goede zet! Door de trainingen kwamen er namelijk allerlei gesprekken en discussies op gang. Medewerkers werden zich ervan bewust dat ze hun teksten begrijpelijker konden maken zonder dat ze daarbij ‘te populair’ overkwamen. En zonder dat ze hun inhoud hoefden te veranderen.”

De inwoner centraal: daar gaat het om!

“Iedereen had na de trainingen weer hetzelfde doel voor ogen: de inwoner moet in alle teksten centraal staan. En daar pasten onze teksten met dure woorden en juridisch taalgebruik natuurlijk niet bij. Dus gaan we nu voor taalniveau B1: het taalniveau dat verreweg het grootste gedeelte van de Nederlandse bevolking goed begrijpt. Daarnaast zorgen we dat al onze brieven en e-mails snel te scannen zijn door een duidelijke structuur en tussenkoppen. Wel zo fijn in deze ‘snelle wereld’ waarin mensen veel informatie op zich af krijgen waar ze weinig tijd voor hebben.”

 Maar hoe houd je die gedachte levend?

“We organiseren de training ieder jaar opnieuw om de leerstof tussen de oren van alle collega’s te krijgen én te houden. Een korte opfrisworkshop voor medewerkers die de training kennen en een volledige training voor nieuwe medewerkers. Daarnaast hebben een aantal collega’s en ik in 2018 een coachtraining van Loo van Eck gevolgd. Sindsdien zijn wij schrijfcoach. In die rol helpen wij collega’s die daar behoefte aan hebben bij het verhelderen van hun teksten. En we bedenken allerlei acties om heldere taal onder de aandacht te brengen in de organisatie.”

Bijvoorbeeld met ‘De Sch(r)ijf van Vijf’.

“We hebben 5 thema’s die wij belangrijk vinden bij het schrijven van heldere brieven en e-mails: begrijpelijke taal, kopjes, structuur (inleiding, boodschap, slot), korte zinnen en eigentijdse taal. Dat noemen we de Sch(r)ijf van Vijf. Die thema’s hebben mijn collega Ellen de Vries en ik het afgelopen jaar steeds 6 weken in de schijnwerpers gezet. Bijvoorbeeld met een interactieve quiz of door een feestelijk moment te organiseren voor de schrijver van de beste brief van 2019.”

Het volgende op de planning: Klinkende Taal.

“Alle schrijfcoaches en een aantal veelschrijvers uit de gemeente hebben de afgelopen tijd het softwareprogramma Klinkende Taal gebruikt. Dat is een heel mooi programma! Klinkende Taal onderstreept in Word of Outlook namelijk alle ingewikkelde woorden, zinnen en alinea’s uit een tekst. En geeft suggesties om ze te verbeteren. Zo weet je dus heel snel waar de knelpunten in een tekst zitten en wat je kunt doen om die aan te pakken. Ideaal om je eigen teksten te verbeteren, maar ook om mensen te coachen. We gaan nu samen met LVE-adviseur Robbert Burm kijken op welke manier we Klinkende Taal verder gaan inzetten in onze gemeente.”

En … het resultaat?

“Sinds wij duidelijkere brieven en e-mails versturen, komen er niet alleen minder telefoontjes van inwoners met vragen binnen. We stralen als gemeente nu ook uit wie wij zijn, namelijk: een klantgerichte gemeente waar de inwoner voorop staat!”