Bestuurlijke sensitiviteit een ‘must’ om een goed raads- of collegevoorstel te kunnen schrijven?

Wat is het juiste antwoord? Een goede beleidsadviseur:
A. Kent het politieke landschap goed.
B. Weet welke politieke belangen er spelen.
C. Voert overtuigende gesprekken met de wethouder.
D. Brengt de belangen van alle belanghebbenden in kaart.
E. Schrijft raads- en collegevoorstellen die duidelijk en overtuigend zijn.

Alle antwoorden zijn juist!

Beleidsadviseurs moeten over heel wat vaardigheden beschikken. Om ze hierbij te ondersteunen schakelde Jolies te Paske, P&O-adviseur bij gemeente Gooise Meren, Loo van Eck in om trainingen Werken in een politiek bestuurlijke omgeving te geven. “We wilden de beleidsadviseurs graag handvatten bieden om hun werk zo goed mogelijk uit te kunnen voeren. In de trainingen trainden ze daarom alle vaardigheden die ze nodig hebben. Van het voeren van effectieve gesprekken met de wethouder en belanghebbenden. Tot aan het schrijven van duidelijke en overtuigende voorstellen.” We praten verder met Jolies én Gladys Celosse die de trainingen volgde.

Het politieke landschap in kaart.

Jolies: “Het eerste deel van de training stond in het teken van het in kaart brengen van het politieke landschap. De beleidsadviseurs bespraken bijvoorbeeld welke politieke belangen er allemaal spelen. En hoe ze daar met een voorstel of in een gesprek op kunnen inspelen.” Gladys: “We leerden ons verplaatsen in beslissers. Wat vinden ze belangrijk? Welke thema’s houden hen bezig? Wat zijn doelstellingen op lange en korte termijn?”

Een online spel voor de bewustwording.

Jolies: “Een onderdeel van het traject was dat de beleidsadviseurs het online spel De Dilemma’s van Diepenburg speelden. Daarin kregen ze te maken met verschillende dilemma’s waarvoor ze een voorstel moesten maken. Ze moesten ontdekken wat de belangen van alle belanghebbenden waren. En hoe de politieke verhoudingen lagen. Om zo een voorstel in te kunnen dienen waarin ze inspeelden op alle belangen.”

Gesprekken oefenen met een acteur.

Gladys: “Daarna gingen we gesprekken oefenen met een acteur. Die speelde de ene keer een wethouder die tegen het plaatsen van windmolens was. De andere keer een ietwat geïrriteerde ondernemer die het prima vond dat er windmolens kwamen, maar dan niet in de buurt van zijn onderneming. En dan weer een partij die zich met duurzaamheid bezighield en juist een groot voorstander van windmolens was. We brachten de verschillende belangen van alle partijen in kaart. En oefenden bijvoorbeeld ook hoe we een gesprekspartner tot rust konden brengen. Of hoe we ons eigen belang goed over konden brengen. Door de gesprekken met een acteur te voeren, kwam de leerstof echt tot leven. Veel meer dan wanneer we alleen theorie hadden gehoord.”

Alle ‘puzzelstukjes’ verwerkt in concrete voorstellen.

Gladys: “Toen was het tijd om alle informatie die we hadden opgehaald te vertalen naar een duidelijk en politiek sensitief voorstel. Trainer Mandy liet ons zien hoe we dit het beste konden doen. Ze leerde ons bijvoorbeeld hoe je een voorstel duidelijk opbouwt. Hoe je je informatie in begrijpelijke taal opschrijft. En hoe je ervoor zorgt dat beslissers heel snel de voor hen belangrijkste informatie uit een voorstel kunnen halen: wat is het voorstel? Wat zijn de argumenten daarvoor? Wat zijn de effecten? En wat zijn eventuele kanttekeningen? Aan het einde van de training presenteerden we allemaal ons eigen voorstel. Die voorstellen leken qua opbouw natuurlijk op elkaar. Maar qua inhoud waren ze heel anders, omdat we allemaal een ander standpunt hadden ingenomen dat we moesten onderbouwen en beargumenteren.”

De reacties van de beleidsadviseurs …

Gladys: “De beleidsadviseurs waren erg positief over de trainingen! Ze vonden het leuk om eens een stapje terug te doen en om van een afstandje naar hun eigen werk kijken. Om zichzelf de vraag te stellen: wat doe ik nu eigenlijk? Bovendien doen veel adviseurs dit werk al lang en vonden ze het fijn om te onderzoeken op welke manier ze zichzelf nog konden verbeteren. Ze merkten dat hun voorstellen vaak korter en duidelijker konden en dat ze de verschillende belangen er nog beter in konden verwerken.”

Het effect op lange termijn: een snellere besluitvorming?

Jolies: “Over het effect van de trainingen is nu nog weinig te zeggen, omdat de beleidsadviseurs ze kortgeleden hebben gevolgd. Maar ik denk dat heldere en strategische voorstellen op lange termijn tijd gaan opleveren. Zowel voor de lezers als voor de schrijvers. Omdat de besluitvorming sneller gaat als beslissers in de voorstellen duidelijk en snel de antwoorden op hun belangrijkste vragen kunnen vinden. En ze daarmee niet terug hoeven te gaan naar de schrijvers. Maar ons doel voor nu was vooral om de beleidsadviseurs handvatten te bieden, zodat ze hun werk zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. En ik denk dat dat is gelukt!”