Afbeelding van mensen op bankje met telefoon

“Wij kunnen wel zeggen dat onze teksten duidelijk zijn. Maar vinden inwoners dat ook?”

Femke Hainja

Talissa Oude Bennink van gemeente Enschede

Veel gemeenten maken hun teksten begrijpelijk voor lezers met taalniveau B1. Omdat het moet. Omdat het grootste deel van de inwoners hun teksten dan begrijpt. Omdat dat soort teksten ook voor hoogopgeleide mensen heel fijn lezen. Logische redenen! Maar … duidelijke communicatie gaat verder dan taalniveau B1. “Duidelijk communiceren begint altijd met je verplaatsen in de lezer.” Talissa Oude Bennink, projectleider Direct Duidelijk Enschede bij de gemeente Enschede, legt uit wat ze hiermee bedoelt. En vertelt wat de gemeente onderneemt om zo duidelijk mogelijk met inwoners te communiceren.

“Duidelijk schrijven is meer dan begrijpelijke woorden en eenvoudige zinnen gebruiken.”

“Wij verplaatsen ons tijdens het schrijven altijd in de lezer. Wat moet of wil de lezer weten? Wat moeten wij hem echt vertellen? En wat vindt hij eventueel nog fijn om te weten? De antwoorden op die vragen beantwoorden we in een volgorde die logisch is voor de lezer: van belangrijk naar minder belangrijk. In duidelijke taal natuurlijk. Zo weet hij snel wat hij moet weten en belasten we hem niet met informatie die niet belangrijk is voor hem. De inhoud, hoeveelheid informatie en de volgorde waarin we die informatie geven, zijn dus net zo belangrijk als de taal die we gebruiken.”

“Aan de inhoudelijke boodschap kunnen we soms niks doen, aan de toon wel.”

“Daarnaast vinden wij een persoonlijke benadering belangrijk. Soms hebben we een boodschap voor een inwoner die niet zo leuk is. Aan de inhoud kunnen we dan niks veranderen, maar aan de toon en de duidelijkheid waarmee we iemand aanspreken, kunnen we wél wat doen. Om een voorbeeld te geven: wij houden niet van het woord moeten. We waarschuwen een inwoner liever voor de gevolgen als hij geen actie onderneemt. Of we benadrukken dat we samen met hem naar een oplossing kunnen zoeken. We merken dat die manier van communiceren weerstand wegneemt. En we geven inwoners zo een extra duwtje in de richting die we voor ogen hebben met een tekst.”

“Duidelijke communicatie zorgt voor vertrouwen.”

“Wij vinden het zo belangrijk om duidelijk te communiceren, omdat het zorgt voor minder afstand tussen gemeenten en inwoners. Dat blijkt uit verschillende onderzoeken. Inwoners krijgen meer vertrouwen en durven gemakkelijker vragen te stellen. Dat zie je nu bijvoorbeeld ook gebeuren in Scandinavische landen waar ze al langer bezig zijn met heldere taal. Daarnaast blijkt dat mensen in de problemen kunnen komen als teksten te ingewikkeld zijn. Ze openen hun post bijvoorbeeld niet meer en krijgen schulden. Iets wat we natuurlijk niet willen. Iedereen moet onze teksten kunnen begrijpen.”

“Duidelijk schrijven is een onderwerp waar je mee bezig moet blijven.”

“We zijn al een tijd bezig met duidelijke taal en Loo van Eck speelt hier een grote rol in. Jullie zijn vanaf het begin al betrokken bij onze aanpak. Van jullie adviezen en het ontwikkelen van onze schrijfwijzer tot aan de geweldige schrijftrainingen die jullie geven. Duidelijk schrijven is een onderwerp waar je mee bezig moet blijven. Daarom herhalen we de schrijftrainingen ieder jaar. En daar reageren medewerkers positief op. De trainingen spreken enorm aan! Vooral omdat ze met hun eigen teksten werken en direct het effect van duidelijk schrijven op hun eigen werk zien.”

“Wij willen eenheid uitstralen in onze teksten.”

“Ons doel is om ervoor te zorgen dat alle medewerkers op dezelfde duidelijke manier schrijven. We zijn een grote gemeente met veel verschillende afdelingen, maar inwoners hoeven dat niet merken. Voor hen zijn we natuurlijk 1 organisatie. En dat willen we ook uitstralen in onze teksten. Als inwoners een tekst van ons ontvangen, moeten ze direct zien: dát is een tekst van de gemeente Enschede. Ongeacht welke schrijver de tekst geschreven heeft.”

“Vanaf dit jaar gaan we dat ook meten bij inwoners.”

“Wij kunnen wel zeggen dat onze teksten duidelijk zijn, maar vinden inwoners dat ook? Daar komen we maar op 1 manier achter: door het aan ze te vragen! Daarom hebben we met Direct Duidelijk Enschede de hashtag #zegdatdan! bedacht. Daarmee kunnen inwoners ons wijzen op onduidelijke teksten. Daarnaast starten we met een lezerspanel waarvoor inwoners uit de gemeente Enschede zich kunnen aanmelden. Zij gaan onze teksten het hele jaar door beoordelen. Met hun tips en adviezen bekijken en herschrijven wij vanuit Direct Duidelijk Enschede onze teksten. Want: hoe kunnen we ons nou beter in onze lezers verplaatsen dan door ze bij onze communicatie te betrekken?”

Heldere taal ook op de kaart van jouw organisatie zetten én houden?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Blijf op de hoogte van de laatste blogs en beste schrijf- en spreektechnieken.

    Ja, ik ga akkoord met hetprivacybeleid

    Gerelateerde cases

    Beeld bij: Interview BAM Wonen

    Huurders laten hun woning niet ‘zomaar even’ verduurzamen.

    Lees meer pijltje
    Interview GGD Hollands Midden

    Hoe Klinkende Taal GGD Hollands Midden helpt om begrijpelijk te schrijven voor … íedereen!

    Lees meer pijltje
    Barenbrug_voetbalveld

    In 1 dag de wereld rond met de Koninklijke Barenbrug Group

    Lees meer pijltje

    Meer informatie?

    Neem gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder.

    Foto van Gonda ter Maaten (meer informatie)
    Gonda ter Maaten
    Receptioniste

    Misschien vind je dit ook interessant:

    Foto van een helm

    Vloggen alleen iets voor tieners? Welnee! Ook burgemeesters gaan met deze trend mee

    Burgemeester Jan Luteijn maakt ingewikkelde onderwerpen 'tastbaar' voor inwoners en ondernemers met vlogs.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Tips voor het schrijven van een strategisch voorstel voor raad of college

    Tips voor het schrijven van een strategisch voorstel voor raad of college

    2 raadsvoorstellen. Maar allebei op een hele andere manier geschreven. Welke vind jij beter?

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Quiz: hoe bestuurlijk sensitief ben jij?

    Quiz: hoe bestuurlijk sensitief ben jij?

    Hoe bestuurlijk sensitief ben jij? Doe de onze quiz. En lees de antwoorden met een uitgebreide toelichting.

    Lees meer pijltje

    Recente blogs

    Zo geef je een presentatie waarbij het publiek aan je lippen hangt: 4 tips!

    Geef je een presentatie aan bijvoorbeeld klanten of collega's? Pas dan in ieder geval deze tips toe.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: De wereld een beetje fijner maken? Geef een een goed compliment

    Complimenten geven: kleine investering, groots effect

    Hoe geef je goede complimenten? En hoe ontvang je ze op de juiste manier? Lees onze do's en don'ts.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Interview BAM Wonen

    Huurders laten hun woning niet ‘zomaar even’ verduurzamen.

    Waarom het zo belangrijk is dat de teksten van BAM Wonen duidelijk en empathisch zijn. Lotte Franken vertelt erover.

    Lees meer pijltje