Gemeente Enschede zorgt op speelse wijze voor bewustwording over heldere taal

Hartsvriendinnen Bep en Bianca dromen ervan om een woongemeenschap te beginnen in een oude boerderij. Na lang wikken en wegen besluiten ze de stap te nemen. De plannen zijn uitgedacht. En beiden zijn erg enthousiast. Totdat … de brief van de gemeente over de vergunningen op de mat valt. 6 kantjes vol voorwaarden, ingewikkelde zinnen en jargon. Ze snappen er niks van. Krijgen ze nu wel een vergunning of niet? En wáár moeten ze allemaal rekening mee houden? Weg enthousiasme!

Dit was een van de situaties die 2 acteurs naspeelden tijdens een interactief theater. Gebaseerd op een brief van de gemeente Enschede. Het doel van ‘de voorstelling’? Ongeveer 50 collega’s van het team Vergunnen op een speelse manier weer even bewust maken van het belang van heldere taal. Marjet Paarhuis en Monique Krijgsman-Ghiani organiseerden het interactief theater samen met Loo van Eck. In dit interview vertellen ze over wat het precies is en wat het organisaties oplevert.

“Collega’s zien direct wat het effect van hun eigen brieven is op inwoners.”

De gemeente Enschede vindt het belangrijk dat het team Vergunnen heldere brieven schrijft. Zodat inwoners goed snappen wat een besluit is en weten welke acties ze moeten ondernemen. Collega’s volgen daarom schrijftrainingen en krijgen iedere week schrijftips in hun mailbox. Maar in de waan van de dag zakken de tips soms toch een beetje weg. “Daarom wilden we ook eens op een andere, verrassende manier zorgen voor bewustwording. En hun kennis weer even opfrissen”, vertelt Marjet. “We hadden natuurlijk een presentatie kunnen geven. Maar we denken dat deze interactieve manier nog beter werkt.” Monique vult aan: “Vooral doordat collega’s direct zien wat het effect van hun eigen brieven is op inwoners.”

“Het theater zorgde voor de nodige ‘oeps, dat is niet zo handig-momenten’.”

2 acteurs. 1 trainer. Een kleurrijke ruimte. Ambtenaren in theateropstelling. Dat was het decor voor de dag. Monique: “De acteurs speelden 2 scènes. In de eerste scène ‘waren’ ze 2 hartsvriendinnen die een woongemeenschap wilden starten in een oude boerderij. Daarna trokken ze letterlijk een ander jasje aan. En speelden ze ondernemers die een geluidsontheffing aangevraagd hadden.” Marjet: “Daarmee lieten ze, een beetje uitvergroot, zien op welke manier onze brieven voor verwarring bij onze lezers kunnen zorgen. Waardoor zij ons bellen of een afspraak bij de balie maken om vragen te stellen. Dat zorgde wel voor een aantal ‘oeps, dat is niet zo handig-momenten’ onder collega’s.”

“Ze hadden onze brief van 6 kantjes én een herschreven versie opgehangen.”

Een trainer stelde vervolgens vragen aan het publiek over de scènes. En collega’s gingen in groepjes uit elkaar om te bespreken hoe zij de brieven zouden verbeteren. Hun verbetersuggesties bespraken ze daarna centraal weer met de trainer. Die liet toen ook de originele brieven én herschrijvingen zien. “Daar sloegen ze echt op aan”, vertelt Marjet. “Omdat je zo goed zag dat de acties voor de lezers in de originele brieven erg versnipperd stonden, waardoor ze ernaar moesten zoeken. Terwijl die in de herschreven brief duidelijk bij elkaar stonden.” Monique: “Collega’s realiseerden zich ook dat ze soms bang zijn om informatie weg te laten. Maar dat bepaalde informatie prima naar de bijlage kan.”

“Collega’s zijn zich er weer van bewust dat duidelijke teksten écht iets opleveren.”

Over wat interactief theater de gemeente Enschede heeft opgeleverd, vertelt Marjet: “Vooral bewustwording onder collega’s. Over dat duidelijke teksten echt iets opleveren. Namelijk: minder telefoontjes, meer vertrouwen in onze gemeente en betere dienstverlening. Monique vult aan: “Ze kunnen hun werk daadwerkelijk sneller doen als ze duidelijk schrijven. Nu is het aan ons om hier weer verder op te bouwen. En daar is ook behoefte aan. Collega’s gaven namelijk aan dat ze meer willen weten over hoe het dan wél moet. Iedereen is weer even ‘aangezet’.”