Hoe begin je een mail of brief? In dit artikel lees je hoe je een klantgerichte inleiding van een e-mail of brief schrijft.
Het is donderdagochtend. John van Vliet heeft net koffiegezet als de telefoon gaat …
John: ‘Goedemorgen, met John van Vliet.’
Vera: ‘Geachte meneer Van Vliet, u spreekt met Vera Groothuizen van Firma Groothuizen.’
John: ‘Oh, hallo.’
Vera: ‘Naar aanleiding van uw e-mail 20 juni jongstleden betreffende de aanmelding voor de najaarsmarkt neem ik bij deze contact met u op.’
John: ‘Eh, oké.’
Vera: ‘In deze e-mail stelde u ons een vraag met betrekking tot het aanvraagformulier.’
John: ‘Eh, ja.’
Vera: ‘Via dit telefoongesprek wil ik u mijn hulp aanbieden bij het afhandelen van uw aanvraag.’
John: ‘Oh, dat is al niet meer nodig. Het is gelukt.’
Het komt een beetje gek over, vind je niet? Dat komt doordat Vera aan de telefoon zinnen uitspreekt die je normaal gesproken alleen op papier gebruikt. Oftewel: ze gebruikt schrijftaal. Dat komt onder andere doordat ze termen gebruikt als ‘met betrekking tot’ en ‘naar aanleiding van’.
Vera komt ouderwets, afstandelijk en formeel over. Bovendien is het voor John moeilijker om haar te begrijpen, doordat ze moeilijke woorden en lange zinnen gebruikt. In telefoongesprekken gebruiken we dit soort taal dan ook bijna nooit.
Krijgen die daarmee geen ouderwetse en afstandelijke uitstraling? Jawel! En past die uitstraling bij de kernwaarden van de organisaties waar we voor werken? Natuurlijk niet! Organisaties hebben nooit kernwaarden als formeel, ouderwets of afstandelijk. Ze beloven juist om persoonlijk, klantgericht of gastvrij te zijn. Dan moeten ze dat natuurlijk ook uitstralen in hun teksten.
Dat is makkelijker dan je misschien denkt. Je hoeft namelijk alleen maar … te schrijven zoals je spreekt! Schrijf je binnenkort een inleiding van een e-mail of brief? Doe dan eens alsof je iemand belt. In het gesprek van John zou dat er bijvoorbeeld zo uitzien:
John: ‘Goedemorgen, met John van Vliet.’
Vera: ‘Goedemorgen meneer Van Vliet. U spreekt met Vera Groothuizen van Firma Groothuizen.’
John: ‘Oh, hallo.’
Vera: ‘U heeft op 20 juni een mail gestuurd. Hierin stelde u een vraag over het aanmelden voor de najaarsmarkt. Daarover bel ik u.’
John: ‘Oh ja, dat klopt ja.’
Vera: ‘Ik bel om te vragen of ik u daarbij kan helpen?’
John: ‘Oh, wat fijn dat u belt. Maar dat is eigenlijk al niet meer nodig.’
Dit gesprek voelt al heel anders, toch? Tijdens het bellen, gebruiken mensen namelijk geen clichés en moeilijke termen als ‘met betrekking tot’ en ‘naar aanleiding van’.
Je ziet het: als je schrijft zoals je praat, krijg je een vriendelijke én duidelijke inleiding van je e-mail of brief.
Die stappen zie je misschien al in het bovenstaande voorbeeld:
Dan zien de 3 stappen er net wat anders uit.
Meer context heeft de lezer in de inleiding eigenlijk niet nodig. Hij heeft hiermee genoeg informatie om de boodschappen in de rest van je e-mail of brief te begrijpen.
Dan heb je in een mum van tijd een duidelijke en klantgerichte inleiding op papier staan.
In het artikel Een zakelijke e-mail schrijven. Hoe moeilijk kan het zijn?’ lees je tips voor het schrijven van verschillende soorten zakelijke e-mails. Van het schrijven van een informatieve zakelijke e-mail voor een bekende lezer tot aan het reageren op een mail van een onbekende lezer.
Blijf op de hoogte van de laatste blogs en beste schrijf- en spreektechnieken.
Een zakelijke e-mail schrijven. Hoe moeilijk kan het zijn? Nou, moeilijker dan je denkt! Gebruik daarom onze tips.
Lees meerIn deze blog lees je hoe je een zakelijke brief schrijft die piekfijn in orde is. Met alle onderdelen netjes op de juiste plaats.
Lees meerWat is de juiste opbouw van een brief? Lees hoe je een lezersgerichte inleiding, kern en slot schrijft. En zo je gewenst doel bereikt.
Lees meerWe verleggen onze blik naar de andere kant van de wereld. Waar ze net als wij veel aandacht hebben voor heldere taal!
Lees meerBinnenkort een speech geven? Laat je inspireren door onze tips en voorbeelden uit bekende en minder bekende speeches.
Lees meerWat zijn de tips voor een zakelijk chatgesprek? Volgens ons én volgens ChatGPT? En hoe doet de chatbot het zelf?
Lees meer