Heldere bestuursstukken voor waterschap Vallei en Veluwe

Bij waterschap Vallei en Veluwe kwam het regelmatig voor dat medewerkers ellenlange bestuursstukken schreven. Zij wilden namelijk in 1 tekst 3 verschillende tekstdoelen verwerken: informeren, discussiëren én adviseren. Daardoor misten de teksten een duidelijke structuur en kwam de essentie van de teksten vaak niet goed naar voren. Het gevolg: het kostte bestuurders veel tijd om alle bestuursstukken te lezen en goed te begrijpen. Dit kwam de kwaliteit van besluitvorming niet ten goede. Ook besteedden de ambtenaren nog meer tijd om de bestuursstukken te schrijven. Om hier verandering in te brengen schakelde waterschap Vallei en Veluwe Loo van Eck in.

Bestuursadviseur Roderick Moolenaars vertelt meer over waarom waterschap Vallei en Veluwe Loo van Eck inschakelde voor schrijftrainingen en wat de trainingen hebben opgeleverd …

Roderick legt uit dat het bestuur van een waterschap bestaat uit zowel een dagelijks als een algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur is meer bekend met de inhoud van de bestuursstukken, maar het algemeen bestuur is hier minder bekend mee. Mede daarom vindt Roderick het belangrijk dat de stukken helder geschreven zijn.

Roderick: “Ons doel is dat onze bestuursstukken begrijpelijk en toegankelijk zijn voor iedereen. Als elk bestuurslid kan meepraten en meedenken, leidt dit uiteindelijk tot betere beslissingen. Daarnaast schrijven wij niet alleen voor onszelf, maar ook voor de buitenwereld. We leven in een democratie, wat betekent dat onze teksten begrijpelijk moeten zijn voor iedereen.”

Volgens Roderick hebben zowel lezers als schrijvers baat bij helder geschreven teksten. Als schrijver is het belangrijk om voor ogen te hebben welke boodschap je wil overbrengen. Welk advies wil je bijvoorbeeld uitbrengen aan het bestuur? En met welke argumenten onderbouw je dit advies? Zijn er ook nog kanttekeningen waarvan het bestuur op de hoogte moet zijn? Het is belangrijk dat schrijvers zich proberen te verplaatsen in hun lezer. Als je teksten lezersgericht schrijft, begrijpen lezers je tekst een stuk beter. De tekst beantwoordt dan ook gelijk de belangrijkste (mogelijke) lezersvragen.

Roderick: “Mijn collega’s en ik kunnen veel sneller onze weg vinden in heldere, gestructureerde bestuursstukken. De essentie van een tekst komt sneller naar voren in lezersgerichte teksten. En uiteindelijk leidt dit tot betere besluitvorming.”

Om ervoor te zorgen dat de bestuursstukken van het waterschap duidelijker en begrijpelijker worden, heeft het waterschap ervoor gekozen om schrijftrainingen aan te bieden aan medewerkers. Loo van Eck en het waterschap hebben samen 3 verschillende formats ontworpen voor het schrijven van bestuursstukken: elk tekstdoel kent zijn eigen format. Zo is er 1 format voor informatienota’s, 1 voor discussienota’s en 1 voor adviesnota’s.

Door 3 verschillende formats aan te reiken, hoopt het waterschap dat schrijvers niet meer in de verleiding komen om alle informatie in 1 tekst op te nemen. In elke nota ligt de focus op een ander onderdeel van het besluitvormingsproces, waardoor bestuurders ook beter de gedachtegang van de schrijver kunnen volgen.

Daarnaast heeft het waterschap ervoor gekozen om medewerkers op te laten leiden door Loo van Eck tot schrijfbuddy. 8 medewerkers zijn opgeleid tot schrijfbuddy. Zij ondersteunen hun collega’s permanent bij het schrijfproces. Wanneer schrijvers vragen hebben tijdens het schrijven of willen ‘klankborden’, kunnen ze bij de schrijfbuddies terecht voor hulp of advies.

Roderick: “We wilden dus enerzijds aanpassingen doen aan het schrijfinstrument, maar anderzijds ook collega’s blijvend ondersteuning bieden bij het schrijven. Dit helpt schrijvers om scherp te blijven op hun teksten en het maximale eruit te halen. Schrijfbuddies bleken een ideale uitkomst!”

Strategisch adviseur Bastiaan Tiegelaar van waterschap Vallei en Veluwe heeft de schrijftrainingen gevolgd. Hij vertelt meer over wat hij van de trainingen vond en wat ze voor hem hebben veranderd …

Bastiaan vertelt dat hij 3 onlinetrainingen gevolgd heeft. Hij is erg enthousiast, want ondanks dat de trainingen online waren, was er genoeg ruimte om het gesprek aan te gaan en gaf trainster Lieke van Loo van Eck gerichte feedback. Vooraf stuurden deelnemers hun bestuursstukken in, waardoor iedereen tijdens de training feedback ontving op zijn eigen tekst. Volgens Bastiaan gaf Lieke constructieve feedback en zocht zij samen met de deelnemers naar onderliggende redenen waarom mensen teksten schreven zoals zij dat deden. En vervolgens lichtte Lieke toe hoe en waarom de medewerkers het beter anders konden aanpakken.

Bastiaan: “Door de digitale feedback van Lieke was de training ook echt interactief. Het was geen standaard verhaal dat werd afgedraaid. Lieke gaf op een constructieve manier feedback. Dus niet ‘het is fout’, maar: waarom schrijf je het zo op? Ze ging dieper in op de onderliggende redenen.”

Bastiaan ervoer de trainingen ook wel als een bewustwordingstraject. Hij werd zich er namelijk bewust van dat hij voorheen altijd veel opschreef, omdat hij het belangrijk vindt dat teksten volledig zijn. Maar door de trainingen heeft hij geleerd meer onderscheid te maken tussen hoofd- en bijzaken. Tijdens het schrijven is hij nu ook meer bezig met zijn doelgroep: voor wie schrijf ik deze tekst nou eigenlijk? Hij verplaatst zich meer in de lezer van zijn tekst en legt technische kennis op een zo eenvoudig mogelijke manier uit.

Bastiaan: “Uit bestuursstukken bleek vaak niet duidelijk genoeg wat de kern was: welk besluit wil je nemen en waarom? Mijn collega’s en ik hebben veel technische kennis, die we geneigd zijn te benutten bij het schrijven. Maar dat is voor de bestuurder die de tekst leest niet altijd nodig.”

En wat het resultaat daarvan is? De teksten van Bastiaan en zijn collega’s zijn een stuk gestructureerder geworden. Het gebruik van de verschillende formats geeft houvast, zegt Bastiaan, waardoor je eerder tot de essentie van je tekst komt. Door kernzinkoppen te gebruiken, zijn de bestuursstukken van het waterschap een stuk sneller te lezen. Ook vertelt Bastiaan dat hij scherper voor ogen heeft wat zijn voorstel is. En wat zijn argumenten en kanttekeningen zijn.