Pas je handleiding aan voor je doelgroep. Geen lijdende vorm. Een uniforme structuur. Goede beelden.

Je lezers hebben geen zin om veel tijd te besteden aan het ontleden van jouw handleidingen of instructies. Want ze lezen die niet voor de lol: het zijn middelen om te ontdekken hoe ze iets moeten doen. Bijvoorbeeld werken met een nieuw computersysteem, een machine op de juiste manier schoonmaken of een factuur op de juiste manier versturen. En daar willen ze zo snel mogelijk aan beginnen.

Lezers zijn ongeduldig

Zien lezers niet snel genoeg wat ze met een handleiding of instructie moeten doen? Dan gaan ze je bellen. Over dingen die gewoon in je tekst staan! Niet alleen zonde van je tijd. Maar ook van het imago van je organisatie, want slecht leesbare handleidingen leveren een hoop frustraties op … Maar hoe maak je nu een handleiding of instructie die je lezers niet veel tijd kost om te lezen? 4 tips!

Tip 1. Pas je handleiding aan voor je doelgroep

Schrijf je een instructie over machines? Dan maak je een andere instructie voor degene die de machine schoonmaakt dan voor degene die met de machine werkt. Iemand die met de machine werkt, hoeft namelijk alle extra informatie over het schoonmaken niet te weten. Terwijl iemand die de machine schoonmaakt weer niet hoeft te weten hoe je de machine bedient. Bepaal per doelgroep welke informatie relevant is. Is iets niet relevant voor jouw specifieke doelgroep? Schrap die informatie dan!

Kies woorden die de doelgroep begrijpt

Denk daarbij ook aan de woorden die je gebruikt. Schrijf je bijvoorbeeld een instructie om een maaltijd voor te bereiden aan een doelgroep die vaak kookt? Dan kun je vertellen dat lezers het vlees eerst moeten pekelen voordat ze gaan konfijten. Terwijl je die begrippen aan leken toe moet lichten. Kies dus het juiste taalniveau.

Tip 2. Voorkom lijdende vormen in je handleiding

Welke instructiezin vind je duidelijker: ‘het document wordt verstuurd’ of ‘je verstuurt het document’? Juist. ‘Wordt’ is maar een klein woordje, maar het zorgt voor verwarring in een instructie. Door lijdende vormen (worden, zijn) is het namelijk niet meer duidelijk wie iets moet doen. Niet bepaald handig in een handleiding of instructie …

Tip 3. Gebruik een uniforme structuur in je handleiding

Formuleer per handeling die je lezer moet verrichten steeds de actie en het resultaat. Dit doe je bij alle handelingen. Gebruik ook nummering en symbolen consequent. En gebruik steeds dezelfde zinsopbouw: zinnen in de gebiedende wijs (‘draai de knop naar rechts totdat je een klik hoort’) of met het onderwerp vooraan in de zin (‘je draait de knop naar rechts totdat je een klik hoort’).

Tip 4. Ondersteun je handleiding met goede beelden

Het is voor een gebruiker knap lastig om met een nieuw computersysteem te werken als hij niet ziet op welke knoppen hij moet drukken. En dat geldt eigenlijk voor bijna iedere instructie: goede beelden helpen lezers enorm. Ze zien daardoor een stuk sneller wat een schrijver bedoelt. Zorg ervoor dat je simpele afbeeldingen gebruikt die je doelgroep maar op 1 manier kan interpreteren, die een sterke relatie hebben met de tekst en die een goede kwaliteit hebben.

		Actie
		1. Leg de stropdas om de nek zoalsje op de afbeelding ziet. 2. Leg het brede uiteinde van de stropdas links op borsthoogte. 3. Leg het smalle uiteinde rechts.
		Resultaat
		Het smalle uiteinde hangt nu aan de rechterkant. En is langer dan het brede uiteinde.

		Actie
		Verplaats het smalle uiteinde naar links.
		Resultaat
		Het smalle uiteinde ligt nu over het brede uiteinde naar links.