Beetje bij beetje werkt de gemeente Pijnacker-Nootdorp steeds meer met AI. Rachel van Senus, medewerker bestuurszaken, merkt op dat haar collega’s er wel nog vrij voorzichtig mee zijn. “Ik heb het idee dat ze denken dat het gebruik van AI je minder competent maakt”, vertelt ze. “Jammer! Want het is wat mij betreft niets om je voor te schamen. Je kunt er juist beter nu in meegaan, voor je de boot mist!” Daarom besloot Rachel de training Sneller notuleren mét AI te organiseren. “Het is een effectieve training die de traditionele vaardigheden van notuleren combineert met de AI-vaardigheden van de toekomst.”

“Als je je niet goed voorbereidt, sta je tijdens de vergadering al snel 1-0 achter.”

Vandaar dat Rachel met het idee kwam om de training Notuleren met AI te volgen: “Ik notuleer niet wekelijks. Alleen als ik het voor een collega moet overnemen. Daardoor kende ik de kneepjes van het vak niet. En was ik vaak niet goed genoeg voorbereid op een vergadering. En dat merkte ik. Soms dacht ik tijdens de vergadering: waar hebben ze het over? Want zeker in gemeenteland barst het van de afkortingen en het jargon. Dan is het lastig om het verhaal te volgen en te achterhalen wat belangrijk is voor de notulen.” Dat moest anders. Toen Rachel het idee voor de training intern deelde, stroomden de aanmeldingen al snel binnen. “We overwegen nu zelfs om nog een tweede training op te zetten.”

“Je leert dat je zelfs een heel sprookje in maar 1 zin kunt samenvatten.”

Tenminste, na een aantal pogingen. Rachel: “Elke keer vroeg de trainer ons om de samenvatting korter te maken. Lastig! Want je wilt niet de essentie van het verhaal verliezen. Uiteindelijk bleef er 1 zin over. En die vatte het verhaal eigenlijk best goed samen. Zo zie je maar weer: zoveel woorden heb je helemaal niet nodig om iets duidelijk te maken.”

Ook kreeg Rachel antwoord op al haar vragen over een goede voorbereiding. “Hoe lees je je goed in? Bij wie kun je terecht als je toch nog vragen hebt? Hoe zorg je voor een goede samenwerking tussen jou en de voorzitter? Het was goed om deze vragen met elkaar te bespreken. Daarna keken we ook wat de beste aanpak is tijdens de vergadering. Hoe je goed luistert bijvoorbeeld. En wat je doet als je alsnog informatie mist of even de draad kwijt bent.”

“We werden ons bewust van de voordelen én uitdagingen van AI.”

Zowel de collega’s van Rachel die AI al wat vaker gebruiken als de collega’s die dat nog nooit eerder deden. “In de training hielden we een vergadering om te ontdekken hoe we AI daarbij het beste in konden zetten. Wat bleek? Als je AI niet genoeg informatie geeft, verzint ‘ie van alles! Opeens stond er een heel rare opmerking in het verslag van een collega, terwijl diegene dat in de vergadering helemaal niet had gezegd. Je wilt dus echt kritisch zijn op de context die je AI meegeeft en de output die je vervolgens krijgt.” 

Een ander aandachtspunt is privacy. Rachel: “Zeker voor gemeenten is dat een ontzettend belangrijk thema. We kunnen niet gewoon klakkeloos ons hele transcript in AI plakken. Dat maakt het proces wat lastiger. Maar we leerden in de training hoe we met kleine aanpassingen in ons transcript, bijvoorbeeld door iets weg te laten of iets anders te benoemen, toch een goed resultaat kregen.” 

“Het werkt zoveel sneller en effectiever als je notuleert met AI!”

“Helemaal omdat de trainer daarvoor een uitgebreide, kant-en-klare prompt voor ons had”, vertelt Rachel. “Gebruik je die prompt en geef je AI de juiste informatie vooraf? Dan ben je zo klaar. Zeker als je ook het transcript door AI laat maken. Steeds meer bedrijven doen dat al. Dan heb je echt binnen een mum van tijd een actielijst of een samenvatting per agendapunt. In begrijpelijke taal. Want daar is AI echt goed in. Zelfs als er in de vergadering ‘gemeentetaal’ wordt gebruikt. Zo kwamen we er tijdens de training achter hoe je AI in je voordeel kunt gebruiken. Ook binnen de ‘beperkingen’ van de gemeente.”

Maar als straks alles wordt opgenomen en je met deze kant-en-klare prompt meteen een samenvatting hebt … is deze training dan wel nodig? “Zeker! Je moet nog steeds leren hoe je je goed voorbereidt op een vergadering. En welke input je AI moet geven. Zodat die niet zelf iets gaat verzinnen. En je hebt iemand nodig die kan controleren of de output goed is. Dus, deze training blijft zeker relevant.” En die beperkingen van de gemeente? “Tuurlijk, bij gemeenten duurt de implementatie wat langer. Maar als gemeenten straks hun eigen AI-systeem hebben, waarin ze ook privacygevoelige informatie kwijt kunnen, gaat alles een stuk makkelijker. Notuleren mét AI is dus echt de toekomst.”