Gedragsregels rondom AI? Check. Een werkgroep vol ervaren AI-gebruikers? Check. Het trainen van je medewerkers? Check! De gemeente Nederweert zet flinke stappen om uiteindelijk tot een AI-beleidskader te komen. “Maar de ontwikkelingen gaan razendsnel”, vertelt Marcel Tinnemans, communicatieadviseur bij de gemeente (rechts op de foto). “Het gebruik van AI-agents is 1 van die ontwikkelingen. We willen niet het risico lopen dat we daarbij ingehaald worden door de actualiteit”, vult Kim Hovestad (functioneel beheerder bij sociale zaken) aan. Dus gaf het managementteam alvast groen licht om de basis te leggen voor deze agents. Dat deden ze samen met Loo van Eck.

Collega’s waren zoekende: wat mag wél en wat mag niet met AI?

“Er waren al collega’s aan het experimenteren”, weet Marcel. “Via Langdock konden zij hun eigen AI-assistent maken. Bijvoorbeeld om ze te helpen juridische stukken te analyseren. Maar we wilden wildgroei voorkomen. Duidelijkheid creëren. En echt gezamenlijk de juiste basis leggen.” Het was voor Marcel een logische keuze om dat samen met Loo van Eck te doen. Marcel: “Al onze collega’s die raads- en collegevoorstellen schrijven, krijgen hiervoor al een basisopleiding via Loo van Eck. Dat kon net zo makkelijk mét AI. En omdat Loo van Eck ook de AI-agent voor ons kon ontwikkelen, hadden we alles op 1 plek.”

“Wij hoefden alleen maar de documenten aan te leveren waarop de agent draait. De rest werd voor ons gedaan. Ik was er zelf nog geen half uur aan kwijt. En de AI-agent was na een week klaar voor gebruik.”

De AI-agent was binnen 1 week gemaakt en ‘opgevoed’.

“Je wilt je medewerkers goed opleiden en je AI-agents goed opvoeden”, vertelt Kim. Marcel: “Haha, misschien gaan ze zichzelf op een gegeven moment wel opvoeden! Helemaal makkelijk. Al zou dat niet eens zoveel tijd schelen.” Dat is ook de ervaring van Kim. “De AI-agent ontwikkelen ging supersnel”, vertelt hij. “Wij hoefden alleen maar de documenten aan te leveren waarop de agent draait. Zoals het coalitieakkoord en onze schrijfwijzer. De rest werd voor ons gedaan. Ik was er zelf nog geen half uur aan kwijt.” Ook het proces daarna verliep soepel. “We konden Loo van Eck toegang geven om direct in ons AI-systeem te werken. Dan hoef je niet iedere wijziging op te sturen en apart te implementeren. Wel zo handig. Hierdoor was de AI-agent al na een week klaar voor gebruik.”

Een AI-agent ondersteunt de schrijver, niet andersom.

Daar zijn ze bij gemeente Nederweert heel duidelijk over. “We hebben de AI-agent ook meer als coach dan als schrijver laten inrichten”, vertelt Kim. “Want we gaan ervan uit dat de schrijver nog steeds goed vooronderzoek doet. En daarna de AI-agent om feedback vraagt. Daarin zijn we nog op zoek naar de ‘sweet spot’. Je wilt jezelf ook weer niet verliezen in dat vooronderzoek. En op tijd de agent aanhaken. Zo maakte de agent laatst voor een collega alvast een opzetje voor het financiële plaatje van een voorstel. En hoefde de collega dit alleen nog verder aan te vullen. Wel zo makkelijk.” 

Marcel vult aan: “De agent geeft tips, maar schrijft uiteindelijk ook echt wel een groot deel van het voorstel. Daar heeft ‘ie alleen wél de juiste context voor nodig. Daarom is het eerste deel van de training die we volgden zo belangrijk. Dat legt een sterke theoretische basis. Hoe schrijf je een goed argument? Hoe zet je kanttekeningen strategisch in? Met deze kennis voed je de agent. Pas dan krijg je een voorstel dat een raadslid kan inspireren.” Hij vervolgt: “In het tweede deel van de training duik je dieper in op de rol van de agent. En hoe je die zo inzet dat die jou als schrijver het beste ondersteunt en de meeste meerwaarde biedt.”

Zelfs de sceptici zijn om.

Marcel: “Een jaar geleden hielden we een enquête om collega’s te vragen naar hun visie op AI. Er was 1 collega die er he-le-maal niets van moest weten. En nu? Nu is hij om! Hij vindt het verrekte handig. En de collega’s die al enthousiast waren over werken met AI, weten nu ook hoe ze dat veilig kunnen doen.” 

Kim is blij met die omslag: “In deze training ervaren collega’s op een positieve manier hoe ze veilig met AI kunnen werken. Hierdoor hebben we al een deel van de medewerkers aan boord én enthousiast over deze verandering. Collega’s hebben mij al meer dan eens verteld dat de agent hun werk een stuk makkelijker maakt. College- en raadsvoorstellen zijn nu een stuk sneller te schrijven. En ze zijn consistenter in stijl.”

De AI-agent ontwikkelt zich mee met de rest van de gemeente.

Na de verkiezingen bijvoorbeeld. “Daarna ligt er natuurlijk weer een nieuw coalitieakkoord. Daar moet onze agent ook van op de hoogte van zijn. Zo blijf je hem opvoeden”, zegt Kim. En ze denken ook al na over de lange termijn. Marcel: “We zetten de AI-agent nu vooral in om te schrijven. Maar kunnen we niet ook een agent maken die de ontvanger van die voorstellen helpt met tegenlezen? En hoe kunnen we AI inzetten om onze processen te optimaliseren? Zo blijven we ons het komende jaar ontwikkelen.” En dat geldt ook voor de medewerkers. “Dit was een testgroep. En dat is goed bevallen. De groep was ontzettend enthousiast over de training. En de agent. Nu is het zaak om de rest van de organisatie op hun niveau te krijgen”, besluit Marcel.