Je wilt dat je klant je boodschap ontvangt en begrijpt. En … dat hij ermee gaat doen wat jij wilt. Dat is de essentie van klantcommunicatie. Dat is waar wij al bijna 40 jaar in gespecialiseerd zijn. Maar hoe zorg je hiervoor? Door de jaren heen is dat namelijk steeds lastiger geworden, want klanten hebben steeds minder tijd én klanten zijn steeds kritischer geworden. Daarom moet je slim communiceren. In dit artikel lees je hoe je dat doet.

De belangrijkste factor in klantcommunicatie? Tijd!

Soms zou je je klant misschien het liefst vastbinden op een stoel, zodat je zeker weet dat hij een uur naar je luistert of je tekst aandachtig leest. Je bent dan verzekerd van zijn aandacht. Maar helaas is de werkelijkheid juist vaak precíes het tegenovergestelde. Klanten leggen je brief, e-mail of brochure snel terzijde. Of klikken je website al na enkele seconden weg. Tóch wil je dat jouw boodschap bij hen binnenkomt. Dus: hoe ga je om met dit probleem?

Speel in op de beperkte tijd die je van je kanten krijgt …

Uitganspunt hierbij is dat je klanten geen tijd willen vrijmaken voor jouw boodschap. Omdat ze niet geïnteresseerd genoeg zijn. Of omdat ze te weinig tijd hebben. Er zit dan maar 1 ding op. Zorg ervoor dat je boodschap heel snel te begrijpen is. Voordat klanten je bericht wegleggen of wegklikken, moeten ze weten wat je boodschap is. Hoe je dat doet? Daar kan ik een boek over schrijven (en dat heb ik ook gedaan: ‘Teksten die wél worden gelezen’ :-)). Maar in dit artikel volsta ik met 3 stelregels.

1. Houd de taal simpel

Taal moet concreet en alledaags zijn. Een moeilijk woord is voor een lezer namelijk al genoeg reden om af te haken. Net als een te lange zin of een abstracte omschrijving. De taal mag jouw boodschap dan ook niet ‘in de weg zitten’. De klant zit waarschijnlijk niet te wachten op jouw tekst. Als het lezen hem dan ook nog eens lastig wordt gemaakt, haakt hij helemaal af.

2. Zorg dat je klant binnen 10 seconden ziet wat je belangrijkste boodschappen zijn

Dat kan door die belangrijkste boodschappen direct zichtbaar te maken door ze dik te drukken. Ze springen dan als het ware uit je tekst. Waardoor je lezer in 10 seconden jouw belangrijkste boodschappen te pakken heeft.

3. Houd het kort

Stop niet te veel boodschappen in een e-mail, brief, webtekst, brochure of wat voor middel je ook kiest. Hoe meer boodschappen jij geeft, hoe meer tijd je klant nodig heeft om ze te lezen. En dat is precies wat je niet van hem of haar krijgt!

… en controleer je teksten met Klinkende Taal

Als je alle tips hebt toegepast, wil je natuurlijk weten of je teksten écht begrijpelijker zijn. En of klanten ze sneller kunnen lezen. Dat controleer je gemakkelijk met het softwareprogramma Klinkende Taal. Met Klinkende Taal zie je in Word, Outlook of online namelijk direct:

1. welk taalniveau je tekst heeft;
2. welke woorden, zinnen of alinea’s je tekst lang en ingewikkeld maken;
3. wat je kunt doen om je tekst te verhelderen.

Bovendien geeft het programma heel concreet aan hoeveel tijd het een lezer kost om jouw tekst te lezen (in het voorbeeld hieronder: 1:11). Op basis van die informatie kun je jouw teksten net zolang aanpassen totdat je lezer ze snel kan lezen en begrijpen. Toegegeven: dat aanpassen kost jou in het begin misschien wat extra tijd. Maar je zult merken dat je schrijfvaardigheid door Klinkende Taal te gebruiken snel verbetert. Waardoor je steeds sneller een duidelijke tekst op papier hebt die je lezer wél helemaal uitleest!

Voorbeeld van een tekst die gemeten is met Klinkende Taal: