Beeld bij: Constructief feedback geven op de werkvloer
06 maart 2024: Femke Hainja

Constructief feedback geven op de werkvloer. 5 tips!

‘Je blog was prima.’ Deze feedback kreeg ik laatst van een collega nadat hij mijn blog had nagelezen. Natuurlijk vroeg ik hem meteen waarom hij mijn tekst niet zo goed vond. Waarop hij nogmaals – een beetje verbaasd – benadrukte dat de blog príma was! Wat bleek? Ik zie ‘prima’ als: ‘Je artikel kan ermee door, maar het is niet echt goed.’ Terwijl mijn collega prima écht prima vindt. Oftewel: hij vond het een goed stuk! Goh. Feedback geven is al lastig genoeg zónder dat we allemaal wat anders verstaan onder bepaalde woorden. 

Wat is feedback geven?

Feedback geven is eigenlijk niets anders dan het terugkoppelen van je emoties en belevingen aan je gesprekspartner. Over zijn of haar gedrag en prestaties. Je kunt bijvoorbeeld feedback geven als het gedrag van de ander effect heeft op jou. Of wanneer je je gesprekspartner wilt helpen om zich te ontwikkelen. Dat klinkt misschien simpel. Maar het is belangrijk dat je je feedback op een bewuste manier geeft, omdat het gevoelig kan liggen bij de ontvanger.

Je wilt:

  • je feedback duidelijk en concreet verwoorden;
  • je feedback tactvol en constructief brengen;
  • goed en actief luisteren naar je gesprekspartner;
  • begrip tonen voor de gevoelens van je gesprekspartner.

Best lastig! Bovendien is feedback geven voor veel mensen spannend. Omdat ze bang zijn voor de reactie van hun gesprekspartner, ze de ander niet willen kwetsen of omdat ze het ongemakkelijk vinden om hun gesprekspartner ergens mee ‘te confronteren’. En dat is begrijpelijk.

Waarom feedback geven?

Toch is het belangrijk om tijdens je werk af en toe feedback aan je collega’s te geven. Natuurlijk omdat het kan helpen om je hart te luchten. Maar nog belangrijker: feedback geven zorgt ervoor dat de relatie tussen jou en je collega verbetert en dat jullie van elkaar leren. Met als uiteindelijke doel: beter en prettiger met elkaar samenwerken. Maar … dan moet je je jouw feedback wel op een constructieve manier geven natuurlijk. Hoe je dat doet? Wij helpen je graag op weg met 5 tips.

In dit artikel lees je tips over hoe je een goed feedbackgesprek voert. Voer je ook weleens verkoopgesprekken, functioneringsgesprekken, slechtnieuwsgesprekken of telefoongesprekken? Laat je dan inspireren door de tips en de voorbeelden uit het artikel ‘Gesprekstechnieken voor betere zakelijke gesprekken’.

Hoe kun je het beste feedback geven? 5 tips!

Tip 1. Kies een geschikt moment om feedback te geven.

“@#&**!!! Ik heb nu al 3 keer om die cijfers gevraagd. Hoe moeilijk is het?!%@@#”

Het is niet handig om feedback te geven op het moment dat je emoties hoog zitten. Voordat je het weet, floep je er allemaal dingen uit die niet handig zijn om te zeggen. Bovendien kijk je vaak anders tegen een situatie aan als de gemoederen weer een beetje bedaard zijn. Plan daarom een geschikt moment in om feedback te geven. En houd daarbij ook rekening met de ruimte die een collega heeft voor zo’n gesprek. Let er wel op dat je ook weer niet te lang wacht. Je wilt actuele zaken bespreken en het niet over ‘oude koeien’ hebben.

Tip 2. Begin met complimenten.

Iedereen vindt het leuk om complimenten te krijgen. Geef ze dus! Het kost je weinig moeite en levert veel op. Je geeft je collega er een goed gevoel mee en hij of zij staat meer open voor je verbeterpunten. Begin als je feedback gaat geven dan ook met positieve feedback. En kom daarna pas met je tips of verbeterpunten. Vind je het lastig iets positiefs te zeggen? Denk dan iets langer na. Elke valkuil komt namelijk voort uit een kwaliteit. Doet een collega bijvoorbeeld vaak lang over het uitvoeren van taken (valkuil)? Dan kan dit komen doordat hij of zij heel nauwkeurig is (kwaliteit).

Het kernkwadrant

Een model dat hierbij kan helpen, is het kernkwadrant van Daniel Ofman. Ofman gaat ervan uit dat mensen bepaalde kwaliteiten hebben die kenmerkend voor ze zijn. En bij die kwaliteiten horen ook valkuilen, uitdagingen en allergieën:

Kernkwaliteit: dit is een kwaliteit of positieve eigenschap die een persoon kenmerkt. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld denken aan: behulpzaamheid, flexibiliteit, perfectionisme of bescheidenheid.

Valkuil: dit is het negatieve effect dat kan ontstaan wanneer iemand te ver doorslaat in een kernkwaliteit. Zo kan behulpzaamheid bijvoorbeeld doorslaan in bemoeizuchtigheid. Kan flexibiliteit lijden tot ongeorganiseerd zijn. Kan iemand die heel perfectionistisch is rigide worden. En kan bescheidenheid ervoor zorgen dat een persoon onzichtbaar is.

Uitdaging: het tegenovergestelde van iemands valkuil is iemands uitdaging. Een uitdaging voor een behulpzaam persoon is bijvoorbeeld loslaten. De uitdaging voor een flexibel persoon is structuur aanbrengen. Voor een perfectionistisch iemand kan het juist een uitdaging zijn om wat flexibeler te zijn. En het is voor een bescheiden persoon de uitdaging om zich wat meer te profileren.

Allergie: dit is de eigenschap die irritatie oproept bij een persoon. Vaak is dit het tegenovergestelde van de kernkwaliteit van de persoon zelf. Zo kan een behulpzaam persoon bijvoorbeeld ‘allergisch’ zijn voor een egoïstisch iemand. Kan een flexibel persoon zich storen aan mensen die heel rechtlijnig zijn. Kan een perfectionistisch iemand slecht tegen mensen die chaotisch of ongestructureerd zijn. En vindt een bescheiden iemand mensen die arrogant zijn moeilijk om mee om te gaan.

Als je je bewust bent van je eigen kernkwaliteiten, valkuilen, uitdagingen en allergieën en die van je collega’s, is het makkelijker om samen te werken. Zo stelt Ofman bijvoorbeeld dat je van de mensen waar je je aan stoort juist het meest kunt leren. Omdat zij kwaliteiten hebben die voor jou een uitdaging blijken te zijn. Als je je daar bewust van bent, kijk je anders tegen je collega’s aan. Zij zijn opeens niet meer ‘die irritante collega’, maar juist iemand van wie je kunt leren. Ook bij het geven van feedback kun je hier rekening mee houden.

 

Schema feedback geven met de kernkwadranten van Ofman

Feedback geven met de kernkwadranten van Ofman

Hoe achterhaal je de kernkwadranten?

Een aantal handige vragen:

Vragen om kernkwaliteiten te achterhalen:
Anderen waarderen mij om …
Ik vind het heel gewoon om …
Van anderen verwacht ik dat …

Vragen om valkuilen te achterhalen:
Anderen verwijten mij dat ik …
Ik krijg wel eens naar mijn hoofd geslingerd …
Onder druk verval ik soms in …

Vragen om uitdagingen te achterhalen:
Ik mis in mijzelf …
Anderen wensen mij toe dat ik …
In anderen bewonder ik …

Vragen om allergieën te achterhalen:
Ik vind het verveland als anderen …
Ik word moedeloos van …
Ik word boos om …

Tip 3. Maak bij feedback geven gebruik van de 4 G’s

Je wilt je feedback duidelijk, concreet en constructief overbrengen. De 4G’s helpen je om dat te doen:

GEDRAG
Beschrijf welk gedrag je objectief waarneemt:
‘Ik luisterde net even mee met een telefoongesprek met een klant. En ik hoorde je een aantal keer “hè” zeggen in plaats van “Wat zegt u meneer?”.’

GEVOEL
Beschrijf welk gevoel dat gedrag je geeft:
‘Ik vond dat niet zo professioneel.’

GEVOLG
Beschrijf het gevolg van dat gevoel:
‘We stralen zo als KCC namelijk niet de beleefdheid uit die we wel willen uitstralen.’

GEWENST GEDRAG
Doe een voorstel voor ander gedrag:
‘Wil je hier voortaan op letten?’

Dat betekent dus dat je:

  • feedback geeft op gedrag en niet op de persoon;
  • vanuit jezelf praat;
  • concreet aangeeft wat je anders wilt zien. 

Geef feedback op gedrag en niet op de persoon.

We hebben bij het geven van feedback vaak de neiging om direct een oordeel of een interpretatie van onze gesprekspartner te geven: ik denk dat jij/ik vind dat jij/ jij bent/jij doet. Maar wat betekent dit voor de sfeer van het gesprek? De kans is groot dat je collega direct tegen je in gaat: ‘Ik ben helemaal niet …’ Vul daarom niet voor de ander in, maar blijf bij de feiten. Richt je feedback niet op de persoon, maar op het gedrag dat je objectief waarneemt.

Praat vanuit jezelf.

Vertel vervolgens welk gevoel dat gedrag bij jou oproept en wat de gevolgen daarvan zijn. Doe dat in de ik-vorm. Een ‘ik-boodschap’ zegt namelijk: ik zou het graag anders zien. Kunnen we het daarover hebben? Je nodigt je collega met een ik-boodschap uit om begrip op te brengen voor jouw kant van het verhaal. Terwijl een ‘jij-boodschap’ zegt: jij doet iets fout. Waardoor je collega waarschijnlijk meteen in de verdediging schiet en er in het ergste geval nog een ‘jij-bak’ overheen gooit. Kijk maar eens naar het verschil:

Ik-boodschap: ‘Ik kan me niet concentreren als ik je hard hoor praten.’
Jij-boodschap: ‘Jij praat te hard.’

Ik-boodschap: ‘Ik vond dat niet professioneel overkomen.’
Jij-boodschap: ‘Jij was niet professioneel.’

Geef concreet aan wat je anders wilt zien.

Als je feedback geeft, vraag je je collega om zijn of haar gedrag te veranderen. Vertel concreet hoe hij of zij dit kan doen. En zorg ervoor dat het praktisch toepasbaar is, zodat je collega er ook iets mee kán in de praktijk.

Benieuwd naar onze tips over andere zakelijke gesprekken? Vraag onze gratis whitepaper Zakelijke gesprekken voeren aan. Daarin vind je een heleboel professionele gesprekstechnieken. Pas je die bewust toe? Dan lukt het je zeker om (nog) effectievere gesprekken te voeren.

Tip 4. Beschouw feedback geven als een goed gesprek.

Een bekende valkuil van feedback geven? Zo druk bezig zijn met het overbrengen van je eigen boodschap dat je helemaal niet meer controleert of je informatie ook goed aankomt bij de ontvanger. Hierdoor kan het zo zijn dat je collega steeds bozer of verdrietiger wordt. Of zich misschien zelfs helemaal niet begrepen voelt. Zorg er daarom voor dat je feedbackgesprek geen monoloog is, maar juist een dialoog.

Wees empathisch …

Probeer de situatie ook vanuit het perspectief van je collega te zien. ‘Ik begrijp dat dit een groot project is. Daarom is het extra belangrijk dat je het op tijd aangeeft als je bepaalde deadlines niet kunt halen.’ 

… en nieuwsgierig.

Voorkom dat je dingen voor je collega gaat invullen. Maar stel juist vragen, zodat je hem of haar beter begrijpt. En controleer of je collega zich kan vinden in je feedback:

‘Herken je jezelf in wat ik zeg?’
‘Verrast je dat?’
‘Hoe komt het dat je de laatste tijd vaak te laat komt?’
‘Waarom lukte het je niet om je werk af te krijgen?’
‘Hoe bedoel je precies?’
‘Hoe zie jij dat?’

Tip 5. Sta zelf ook open voor feedback.

Als je feedback geeft aan een collega is de kans groot dat je collega daar ook op reageert. Sta open voor de reactie van je collega en wees bereid om er verder op door te praten. Heeft je collega ook feedback voor jou? Neem dit dan op de juiste manier in ontvangst. Valkuilen bij het ontvangen van feedback zijn dat je misschien de neiging krijgt om:

  • jezelf te verdedigen;
  • stil te vallen;
  • een tegenaanval te beginnen.

Vraag jezelf dan af: waarom voel je die neiging? Is het een automatisme? Voelt de feedback als kritiek? Benoem wat er met je gebeurt en ga dan verder met de 3 B’s.

De 3 B’s

Begrijp:
Luister goed naar wat je collega zegt. En laat dit ook merken. Vat de feedback samen. En stel vragen, zodat je begrijpt wat je collega met de feedback bedoelt: ‘Wat bedoel je precies met?’ ‘Waar merk je dat aan?’ ‘Als ik het goed begrijp, bedoel je …?’

Beoordeel:
Herken je de feedback? Krijg je vaker dezelfde feedback? Wat ga je ermee doen? Heb je daar hulp bij nodig? Je mag ook best even de tijd nemen om hierover na te denken: ‘Ik moet je feedback even op me laten inwerken. Vind je het goed als ik er morgen op terugkom?’

Bedank:
Feedback geeft je inzicht in het effect van jouw gedrag op een ander. Bedank je collega dan ook dat hij of hij de moeite neemt om je te helpen. Het is voor jou een kans om je te ontwikkelen.

Oefenen met het geven van feedback?

Het is niet altijd leuk om feedback te geven aan collega’s. Maar het levert wel veel op: een betere samenwerking of een kans voor je collega’s om zich te ontwikkelen. En met deze tips voer je hopelijk constructieve en motiverende feedbackgesprekken. Vinden jij en je collega’s het fijn om het voeren van feedbackgesprekken met elkaar te oefenen onder begeleiding van een professionele trainer en een trainingsacteur? Dan helpen wij jullie daar graag bij. Neem gerust eens een kijkje bij onze training Feedback geven en ontvangen. Of neem contact met ons op via loo@lve.nl of (0318) 69 69 00.

 

Constructief feedback leren geven én ontvangen?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Blijf op de hoogte van de laatste blogs en beste schrijf- en spreektechnieken.

    Ja, ik ga akkoord met hetprivacybeleid

    Gerelateerde blogs

    Beeld bij: Spreken zonder woorden. De kracht van non-verbale communicatie

    Spreken zonder woorden: de kracht van non-verbale communicatie

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Wat vinden werknemers van de communicatie van hun organisatie

    Wat vinden werknemers van de communicatie van hun organisatie?

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Onze vergaderingen zijn een feestje

    Onze vergaderingen zijn een feestje!

    Lees meer pijltje

    Meer informatie?

    Bel of mail ons gerust. Wij helpen je graag verder.

    Marieke van Beem voor contactfoto
    Marieke van Beem
    accountmanager

    Meer blogs over mondeling communiceren

    Beeld bij: Baliegesprekken die passen bij je kernwaarden

    Baliegesprekken die passen bij je kernwaarden

    Doe wat je als organisatie belooft. Ook aan de balie. Dat gaat een stuk beter na het lezen van onze tips.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Een telefoongesprek voeren is topsport

    Een telefoongesprek voeren is topsport!

    Tijdens een telefoongesprek wil je je gesprekspartner te woord staan op een manier die bij de uitstraling van je organisatie past.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Gratis whitepaper Zakelijke gesprekken voeren

    Gratis whitepaper Zakelijke gesprekken voeren

    Hoe voer je een effectief zakelijk gesprek? In deze whitepaper lees je tips over verschillende soorten zakelijke gesprekken.

    Lees meer pijltje

    Recente blogs

    Beeld bij: Spreken zonder woorden. De kracht van non-verbale communicatie

    Spreken zonder woorden: de kracht van non-verbale communicatie

    Non-verbale communicatie is alle communicatie die niet via woorden verloopt. Denk aan lichaamstaal, maar ook aan de toon waarop je iets zegt.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Je brief of e-mail afsluiten

    Je e-mail of brief afsluiten? Gebruik deze tips en voorbeelden

    Het afsluiten van je e-mail of brief. Hoe doe je dat? Vermijd clichézinnen en 'houd de deur open voor je lezer'.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Content maken op een strategische manier

    Content creëren op een strategische manier

    Stop met het maken van content met als enige doel je media te vullen. Lees hoe je content creëert om je strategische doelen te bereiken.

    Lees meer pijltje