Efficiënt notuleren doe je zo

Hoe kun je als notulist zo efficiënt mogelijk notuleren tijdens een vergadering? Wat schrijf je dan wel en niet op in je notulen? Dat lees je in dit artikel!

“Mascha, kan jij misschien even aanschuiven om te notuleren? Marleen is ziek.” Dat riep de directeur van het e-commercebedrijf waar ik tijdens mijn studie stage liep. Dat ik dat onthouden heb, komt vooral door de frustrerende uren die daarna volgden …

Notuleren: hoe moeilijk kan het zijn?

“Het is maar een vergadering van 3 kwartier”, dat trok mij over de streep om ‘ja’ te zeggen. Ik had wel een deadline te halen, maar die 3 kwartier kon ik wel missen. Onderwerp van gesprek was het logistieke proces rondom de rozen uit Mexico die wij verkochten. Daar wist ik wel iets van. Bovendien: een vergadering notuleren, hoe moeilijk kon het zijn?

Schrijven, luisteren, schrijven, luisteren

De vergadering begon. Met de agendapunten naast me, begon ik als een gek te schrijven. En te luisteren. En te schrijven. En lukte het me soms niet gelijktijdig te luisteren. Mijn eigen deadline haalde ik niet meer die dag. De vergadering liep namelijk 1 uur en 20 minuten uit. En ik deed er nog een slordige 2 uur over om mijn gekrabbel om te vormen naar notulen. Waar ik overigens nog steeds niet tevreden over was. Grr …!

Notuleren is een onderschatte vaardigheid

En dan vooral het notuleren van een lange en chaotische vergadering. En helaas komen die vaak voor. Een voorwaarde om overigens écht goed te kunnen notuleren is een goede voorzitter. Een voorzitter:

die de regie houdt;
die de agendapunten strak volgt;
die zich goed heeft ingelezen;
die onderbreekt als dat nodig is;
die besluiten en afspraken samenvat;
die de notulist de mogelijkheid geeft om in te breken als iets onduidelijk is;
die de tijd bewaakt.

Maar helaas: ook voorzitters die aan dit lijstje criteria voldoen zijn schaars …
Wat kun je als notulist dan zelf nog doen om zo efficiënt mogelijk te notuleren? Nou, meer dan je misschien denkt!

De belangrijkste tip voor notuleren: bereid je goed voor!

Een inkoppertje? Ja en nee. Want hoe bereid je je goed voor op een vergadering die jij gaat notuleren? De agenda goed doorlezen. Weten wie er waarom aanwezig zijn. Alle bijgaande stukken lezen? Ja, dat sowieso. Maar daar red je het niet mee. Een nog betere voorbereiding is van essentieel belang. Het is namelijk erg lastig om een verhaal te kunnen volgen, als je nog niet weet wat je ongeveer gaat horen. Het is mogelijk om het verloop van een vergadering een beetje te voorspellen.

Bepaal bij ieder agendapunt het luisterdoel

Doe dat het liefste samen met de voorzitter. Er zijn 3 soorten luisterdoelen:

informeren
bespreken/bediscussiëren
besluiten

Informeren, discussiëren of besluiten – 3 voorbeelden

Ieder agendapunt heeft immers een doel. Drie voorbeelden:

Informeert iemand de aanwezigen tijdens de vergadering over het nieuwe CRM-systeem dat is aangeschaft?
Willen jullie met de deelnemers verschillende CRM-systemen bespreken, die het bedrijf mogelijk wil aanschaffen? En erover discussiëren: wat zijn de voor- en nadelen van systeem A? En wat van B? En willen jullie er tijdens een volgende vergadering pas een besluit over nemen?
Of legt iemand 3 mogelijke systemen voor, en de voor- en nadelen die eventueel tijdens de vorige vergadering zijn besproken? Zodat de deelnemers er tijdens de vergaderingen een besluit over kunnen nemen? Zodat ze na de vergadering weten welk systeem ze gaan aanschaffen?

Hoe notuleer je als je weet dat het vergaderdoel ‘informeren’ is?

Dan moet je als notulist veel schrijven. Jij beschrijft wat het systeem dat ze gaan aanschaffen inhoudt. De personen die afwezig zijn, lezen dan alle belangrijke informatie over het systeem in jouw notulen. Je weet in dit geval dat 1 persoon waarschijnlijk over het systeem vertelt. Mensen gaan geen discussie voeren (tenminste als je een goede voorzitter hebt die startende discussies meteen de kop indrukt). Misschien worden er wat vragen gesteld. Je kunt die informatie meenemen in je beschrijving.

Schrijf alleen de extra informatie op

Even heel eerlijk, soms vraag ik mezelf wel af: als je mensen puur wilt informeren over iets, is een vergadering daarvoor dan het juiste middel? Beter lijkt mij dat de collega die het agendapunt inbrengt, vooraf alle informatie rondstuurt (in welke vorm dan ook). En dat die persoon tijdens de vergadering alle vragen daarover beantwoordt. Als notulist schrijf je dan alleen op welke extra informatie er tijdens de vergadering boven tafel komt.

Hoe notuleer je als je weet dat het vergaderdoel ‘discussiëren’ is?

Dan is het voor jou als notulist belangrijk om je oren te spitsen zodra je argumenten hoort. Argumenten voor en argumenten tegen. Wie het zegt is vaak minder van belang. Wordt een bepaald argument weer herhaald door een ander? Dan hoef je het niet nog eens op te schrijven. Je weet ook dat er nog geen beslissing wordt genomen of het bedrijf voor systeem A of B kiest. De discussie staat hier centraal. Worden er andere zaken besproken, zijpaden ingeslagen, andere onderwerpen die ermee te maken hebben besproken? Laat het gaan, je hoeft dat niet op te schrijven.

Hoe notuleer je als je weet dat het vergaderdoel ‘besluiten’ is?

Dan is het voor jou als notulist het belangrijkste om het besluit op te schijven. En waarom dat is besloten. Op die specifieke informatie kun jij je focussen. Je hoeft niet de hele discussie te noteren. Of alle afwegingen te noteren. Nee, het draait hier (om op het voorbeeld terug te komen) om welk CRM-systeem het bedrijf uiteindelijk kiest. En wat de redenen zijn om voor dat systeem te kiezen. Bijvoorbeeld: dit systeem is goedkoper dan de andere systemen. Of: het bedrijf dat dit systeem levert, biedt een goed bereikbare en kwalitatieve helpdesk.