Vergaderingen duren vaak lang. Kan dat niet anders? Jazeker. Lees hoe je effectiever vergadert.

Onze vergaderingen duren altijd te lang.
Collega’s bereiden agendapunten vaak niet voor.
Veel vergadertijd gaat verloren aan zinloos geklets.
3 redenen waarom klanten bij ons bedrijf aankloppen om beter te leren vergaderen. Het zijn veelgehoorde klachten. Waar iedereen mee te maken heeft. Toch is het probleem vrij eenvoudig op te lossen.

Is het erg dat vergaderingen vaak niet effectief zijn?

En dat we volgens allerlei onderzoeken ruim 25% van onze werktijd vergaderen? Ja, dat is erg. Vooral omdat mensen ongelukkig worden van slechte vergaderingen. En soms zelfs psychische klachten door krijgen. Tenminste, dat blijkt uit onderzoek.* Maar daarnaast zijn slechte vergaderingen vooral ook zonde van de tijd. Want tijdens al die uren die je hebt doorgebracht in benauwde vergaderzalen had je ook iets zinvols kunnen doen. Of iets leuks.

De vraag is: kunnen we effectiever vergaderen?

Het antwoord: zeker! En de oplossing is eigenlijk best wel eenvoudig. Als je je tijdens een vergadering maar aan 3 stelregels houdt.

1.  Elk agendapunt moet je binnen 10 minuten kunnen behandelen.
2. Een vergadering duurt maximaal 1 uur.
3. Er mag geen onduidelijkheid bestaan over wat deelnemers van een agendapunt vinden.

Als je die 3 stelregels in acht neemt, worden je vergaderingen zeer efficiënt. En bovendien een stuk leuker. Probleem is alleen dat mensen moeite hebben om zich aan deze stelregels te houden. Ik licht de 3 stelregels even toe.

1. Elk agendapunt moet je binnen 10 minuten kunnen behandelen

Een mens kan zich maximaal 10 minuten optimaal concentreren. Het is dus belangrijk om een agendapunt binnen 10 minuten af te handelen. Vaak lukt dat niet. Dat heeft 3 oorzaken.

• Agendapunten worden niet goed voorbereid.
  Hierdoor gebruikt de inbrenger tijdens de vergadering kostbare tijd van de andere deelnemers. In plaats daarvan kan hij beter zijn eigen tijd vóór de vergadering gebruiken.
• Vaak is van een agendapunt niet duidelijk wat het doel is.
  Vraagt de inbrenger om een beslissing? Of is een agendapunt ter informatie? Of om te bediscussiëren? Juist door die onduidelijkheid verlopen agendapunten vaak stroef.
• Er wordt veel te veel gereageerd op elkaar.
  Iedereen mag altijd zijn zegje doen. Zelfs als hierdoor bepaalde standpunten of ideeën worden herhaald.

2. Een vergadering duurt maximaal 1 uur

Dat betekent dus dat je 5 agendapunten van 10 minuten kunt behandelen en dan zelfs nog wat tijd over hebt voor een opening, een slot en enkele pauzes. Dit lukt vaak niet, want:

• er staan te veel agendapunten op de agenda;
• de agendapunten duren te lang (zie vorige punt);
• er wordt te veel gekletst zonder dat dit een functie heeft.

3. Er mag geen onduidelijkheid bestaan over wat deelnemers van een agendapunt vinden

Als er een agendapunt wordt behandeld, is het prettig als in 1 oogopslag duidelijk is wat de deelnemers ervan vinden. Zijn ze het met een voorgestelde beslissing eens? Snappen ze de informatie? Of hebben ze juist vragen? Als dit direct duidelijk is, geeft dat richting aan de behandeling van een agendapunt. Is iedereen het met het standpunt eens? Dan kun je direct een beslissing nemen. Zijn er 2 van de 6 mensen tegen? Dan kun je gericht hun vragen beantwoorden of hun bezwaren wegnemen. Et cetera.

Laat niemand zich verstoppen

Vaak is het echter niet duidelijk wat iedereen van een agendapunt vindt. Dan blijkt pas na ellenlang praten wat de standpunten of meningen zijn. Zonde van de tijd! Bovendien zijn er vaak ook deelnemers die zich verstoppen achter de meningen van anderen. Dat moet en kan anders. Als je het maar goed organiseert tijdens de vergadering.

Van stelregels naar spelregels

De 3 stelregels die ik heb genoemd, helpen je om effectief te vergaderen. Daarom hebben wij op basis van deze stelregels een online vergadertool ontwikkeld: Genda. Je vergaderingen:

• worden de helft korter.
• leveren concrete resultaten op.
• worden inclusiever.
• en niet onbelangrijk: worden leuker.

Tijdens een training leren we de deelnemers dankzij deze online tool hoe ze effectiever kunnen vergaderen. Het resultaat is verbluffend: ineens snappen de deelnemers waarom hun vergaderingen altijd zo lang duurden. En waarom ze eerder nooit goede beslissingen konden nemen.

* Onder andere het onderzoek van de Duitse Universität Braunschweig.