Stop onproductieve, lange, saaie vergaderingen. Volg mijn tips en vergader 50% effectiever en korter.

Daar zit je weer. Gedwongen te luisteren naar Frank die eindeloos praat zonder een punt te maken. En naar Desirée die duidelijk de stukken niet heeft gelezen. En ja hoor, daar begint Milas weer door iedereen heen te praten. Ook nog eens over dat ene onderwerp waarover drie weken geleden al een besluit is genomen. Pffff….. Wat is vergaderen toch zonde van je tijd. Liever had je dat ene rapport afgemaakt. Het gaat ook nog wel even duren. Hopelijk haal je de dansopvoering van je zoontje nog. De ouderavond vorige maand heb je ook al gemist door zo’n vervelende vergadering. Dat moet toch anders kunnen?

Te veel, te lang, te saai en te vaag.

De een vergadert meer dan de ander. Maar gemiddeld vergaderen we ongeveer een kwart van onze werktijd. Best veel hè. Zeker omdat bijna iedereen vindt dat ze die vergadertijd beter aan nuttigere zaken kunnen besteden. Luister maar eens naar alle klachten om je heen. ‘We vergaderen veel te veel.’ ‘Onze vergaderingen duren te lang.’, ‘Vergaderen is zo ontzettend saai.’ ‘We hebben eindeloos gepraat, maar nog steeds niets besloten.’ Klachten die je ongetwijfeld herkent.

Vergaderingen waar je wel energie van krijgt.

Slechte vergaderingen die alle energie uit je zuigen zijn zonde van je tijd. En vervelend. Tijd dus om ze af te schaffen. En ze te vervangen door effectieve vergaderingen waar je juist energie van krijgt. Dat zijn vergaderingen die gestructureerd volgens de agenda verlopen. Waar iedereen de agendapunten heeft voorbereid. Waar deelnemers niet langer aan het woord zijn dan strikt noodzakelijk. En waar concrete afspraken gemaakt worden. Lees mijn 9 tips waarmee je je vergaderingen productief en leuk maakt.

1. Kies een bekwame voorzitter.

Zonder vaardige voorzitter die door alle deelnemers wordt gerespecteerd, loopt iedere vergadering het risico uit te monden in chaos. Hoe groter de groep, hoe moeilijker het is om een vergadering goed voor te zitten. Kies daarom een voorzitter die:

• een heldere structuur in de vergadering aanbrengt;
• iedere deelnemer aan het woord laat;
• goed luistert en beslissingen en standpunten adequaat samenvat;
• oplopende emoties kanaliseert;
• improviseert als de situatie daarom vraagt, zonder het doel van een agendapunt uit het oog te verliezen;
• de tijd in de gaten houdt;
• goed samenwerkt met de notulist (als die er is).

Vaak is de leidinggevende de voorzitter …

In de praktijk zien we dat bij team- of afdelingsvergaderingen vaak de leidinggevende automatisch de rol van voorzitter op zich neemt. Daarmee heeft de voorzitter van de vergadering dan in ieder geval een zekere autoriteit. Toch is dit niet altijd de beste keuze. Want lang niet iedere leidinggevende heeft ook de vaardigheden in huis om een vergadering effectief te leiden.

… maar dat is niet altijd de beste keuze.

Zeker als de leidinggevende een grote inhoudelijke bijdrage heeft, kan het verstandig zijn een meer ‘neutrale’ voorzitter te kiezen. Al is het maar om te voorkomen dat de leidinggevende bij de vergaderpunten die hij of zij belangrijk vindt zo lang aan het woord is, dat de andere vergaderpunten afgeraffeld moeten worden. Of om te voorkomen dat in een open discussie toch vooral het standpunt van de leidinggevende aan bod komt.

Technische taken bij een online vergadering

Online vergaderen is gemeengoed geworden. Dit betekent dat er voor de organisatie van een vergadering extra taken bijkomen. Denk bijvoorbeeld aan deelnemers in de online vergaderruimte toelaten, opmerkingen in de chat verzamelen, rechten voor schermdelen verdelen en eventueel de vergadering opnemen en op de juiste plek archiveren. Is de voorzitter digitaal niet zo vaardig? Dan is het slim iemand die wel goed overweg kan met Teams of Zoom deze technische taken op zich te laten nemen. De voorzitter kan zich dan volledig op de inhoud en structuur van de vergadering concentreren.

2. Maak een duidelijke agenda.

Zonder complete en duidelijke agenda, geen effectieve vergadering. Zorg dus voor een agenda waar alle onderwerpen netjes genummerd in staan. Van belangrijk naar minder belangrijk. Vermeld verder:

• wat het doel is van het agendapunt (zie hieronder);
• wat de deelnemers moeten doen of lezen als voorbereiding;
• welke stukken bij een onderwerp horen.

Duidelijke vergaderdoelen

Je kunt heel veel vergadertijd besparen als je bij ieder vergaderpunt in de agenda duidelijk het doel ervan vermeldt. En als de voorzitter vervolgens ook daadwerkelijk in de gaten houdt dat ieders inbreng past bij dat doel. Er zijn 3 verschillende doelen:

1. Informeren
   Bijvoorbeeld: wanneer iemand de deelnemers informeert over de overgang naar een nieuwe leasemaatschappij.
2. Discussiëren
   Bijvoorbeeld: wanneer iemand een aantal offertes bij verschillende leasemaatschappijen heeft opgevraagd. En samen met de andere deelnemers aan de vergadering wil bespreken wat de voor- en nadelen van de verschillende contractvoorwaarden zijn.
3. Besluiten
   Bijvoorbeeld: wanneer iemand wil dat er een besluit genomen wordt over de leasemaatschappij waarmee de organisatie de komende jaren gaat samenwerken.

Doelloos vergaderen: omdat we er toch zitten

Veel ergernissen over vergaderen worden veroorzaakt doordat deelnemers het doel van een vergaderpunt niet kennen. Of zich er niet aan houden. Een voorbeeld:

Johan van HR schuift aan bij het tweewekelijks teamoverleg om de deelnemers te informeren dat er nieuwe arbeidsvoorwaarden zijn. En in het kort de belangrijkste wijziging toe te lichten: de introductie van het STAP-budget. Na de uitleg vraagt Gian of hij in aanmerking komt voor een opleiding Webdesign. Waarop Norbert wil weten of zijn keyboardlessen voortaan worden vergoed. Hier had de voorzitter moeten ingrijpen. Die vragen kunnen Gian en Norbert beter 1-op-1 met HR bespreken. En als Nadia vervolgens met Johan in discussie raakt over de vraag of de nieuwe arbeidsvoorwaarden een vooruit- of achteruitgang zijn vergeleken met de oude, is het duidelijk dat het doel van het vergaderpunt (informeren) is losgelaten. En dat ook nog eens voor een discussie over een onderwerp waarop het team geen invloed heeft. Hier gaat veel kostbare tijd verloren.

3. Geef iedereen voldoende voorbereidingstijd.

Verstuur de agenda en eventueel begeleidende stukken ruim van te voren, zodat alle deelnemers voldoende tijd hebben zich voor te bereiden. Wat ‘ruim van tevoren’ is, hangt af van het karakter van de vergadering. Voor een OR-vergadering in een groot bedrijf hebben de deelnemers meer voorbereidingstijd nodig dan voor een wekelijkse teammeeting met 6 personen. Gaat het om een vergadering die periodiek terugkomt? Dan is het verstandig samen af te spreken hoeveel dagen van tevoren de agenda en de stukken uiterlijk bij de deelnemers moeten zijn.

Op maat voor deelnemers en doel

Stuur je met de agenda documenten mee om als voorbereiding te bestuderen? Zorg dan dat de inhoud op maat voor je vergadergenoten en het doel van het vergaderpunt is. Je wilt uiteraard dat iedereen voldoende kennis heeft om het verhaal te kunnen volgen, zinvol mee te kunnen discussiëren of een weloverwogen besluit te kunnen nemen. Maar meer is niet altijd beter. Voor je het weet ontvangen de deelnemers zo’n rits aan bijlagen dat de moed ze gelijk in de schoenen zakt en ze niets lezen. Of ben je in de vergadering onnodig veel tijd kwijt met vragen en discussies over bijzaken.

4. Eis dat iedereen zich voorbereidt.

Als je iedereen voldoende voorbereidingstijd geeft, kun je ook van iedere deelnemer eisen dat hij zich daadwerkelijk goed voorbereidt. Dit is een afspraak waar men zich in de praktijk helaas veel te weinig aan houdt. Vooral omdat de meeste voorzitters niet durven in te grijpen als iemand overduidelijk de stukken niet heeft gelezen en de vergadering ophoudt met vragen waarvan de andere deelnemers het antwoord al weten. Ik vermoed dat voorzitters dit vaak ‘uit beleefdheid’ maar toestaan. Maar hoe beleefd is dit naar de deelnemers die zich wel hebben voorbereid en nu hun kostbare tijd zien verdampen? Onze visie is: niet voorbereid? Niet vergaderen.

5. Stel tijdslimieten in.

Hoe langer je de tijd neemt voor bijvoorbeeld een discussie, hoe langer die discussie duurt. Wat op zich prima zou zijn, als je daarmee met zijn allen ook tot betere standpunten zou komen. Maar dat laatste is zelden het geval. Je weet ongetwijfeld uit eigen ervaring dat discussies na een interessant begin, de neiging hebben te ontaarden in een eindeloze uitwisseling van dezelfde al veelvuldig geuite meningen. Daarom is het een prima idee om tijdslimieten voor de vergaderpunten in te stellen.

Maximaal 10 minuten per punt, 1 uur voor de hele vergadering

Een goede tijdslimiet is 10 minuten per vergaderpunt. Dit is de tijd dat een mens zich in een discussie maximaal optimaal kan concentreren. Zeker bij de deelnemers die zelf niet direct in de verhitte discussie zijn verzeild, zakt daarna de concentratie snel weg. Tel voor de totale vergadering maximaal 1 uur. Dan is zelfs bij de grootste vergadertijgers onder ons de vergader-energie echt een heel eind op.

Maximaal 5 onderwerpen

Met maximaal 1 uur vergaderen, 10 minuten per vergaderpunt, korte pauzes tussen de onderwerpen en tijd voor de opening en het slot, kun je 5 agendapunten per vergadering behandelen. Heb je meer punten? Kijk dan of je ze kunt doorschuiven. Of las desnoods een extra vergadering in. 2 keer 1 uur vergaderen, levert echt betere resultaten op dan 1 keer 2 uur. Bovendien heb je voor die extra punten misschien niet alle teamleden nodig, omdat het over specifieke onderwerpen gaat. Dat bespaart hen dan weer tijd.

Staand = korter

Wil je je vergaderingen op een natuurlijke manier inkorten? Vergader dan eens staand. Dat houden de meesten van ons minder lang vol, omdat we zo gewend zijn aan zitten. Hierdoor komen we staand sneller tot de kern en verwachten we dat ook van anderen. Dat zie je terug in de gebruikte vergadertijd.

6. Spreek kernachtig en gestructureerd.

Als je maar 10 minuten per onderwerp hebt, vraagt dit van de deelnemers dat ze kernachtig en gestructureerd spreken. Anders lukt het misschien niet om iedereen die een bijdrage wil leveren aan bod te laten komen. Kernachtig en gestructureerd spreken doe je door middel van basisuitspraken. Bijvoorbeeld:

• ‘Ik ben het niet met je eens. Om 2 redenen. De eerste is …’
• ‘Ik ben het helemaal met je eens. En heb nog 1 aanvullende reden waarom het een goed idee is. Die reden is …’
• ‘Ik heb 1 vraag over je toelichting. Die vraag is ..’

7. Zorg dat gelijk duidelijk is wat iedereen van een onderwerp vindt.

Is het efficiënt een flinke tijd over een onderwerp te discussiëren om er uiteindelijk achter te komen dat iedereen er van begin af aan al mee eens was? Nee, natuurlijk niet. Toch bestaat dat gevaar als je niet weet wat iedere deelnemer van een agendapunt vindt. Of wie er nog vragen over heeft. Zorg dus dat je dit zo snel mogelijk komt te weten. Onze eigen vergadertool Genda helpt daarbij. Daarover lees je hieronder meer.

8. Heb oog voor de verschillen tussen deelnemers.

Ieder mens is anders. En ook tijdens vergaderingen gedragen we ons niet allemaal hetzelfde. Dat is iets om rekening mee te houden als je inhoudelijk zoveel mogelijk profijt wil hebben van je vergaderingen. Zorg dat iedereen goed tot zijn recht komt, want je hebt de deelnemers niet voor niets uitgenodigd. Enkele voorbeelden van vergadertypes en hoe je het beste op ze kunt reageren:

• Wollige spreker:
  Houdt niet op met praten zonder ooit een punt te maken.
  Doen: geef duidelijk de spreektijd aan, probeer hem te sturen met gerichte vragen.
• Haantje de voorste:
  Loopt het liefst op de vergaderpunten vooruit.
  Doen: bedank hem voor zijn enthousiasme, maar stel de discussie uit.
• Muurbloempje:
  Zegt bijna niets, maar luistert wel aandachtig.
  Doen: vraag hem naar zijn mening. En vraag door om hem aan te moedigen zich uit te spreken.
• Afgedwaald schaap:
  Spreekt over onderwerpen die niet op de agenda staan. Of let helemaal niet op.
  Doen: geef aan dat hij afdwaalt van het onderwerp. En geef iemand anders het woord. Voorkom dat je tijd verspilt aan een onderwerp dat niet op de agenda staat.

Dit is vooral een taak voor de voorzitter, maar het helpt enorm als de andere deelnemers ook goed op elkaars verschillende karaktereigenschappen inspelen.

9. Neem het maken van notulen serieus.

De notulist is, naast de voorzitter, nog iemand die een enorme invloed heeft op de effectiviteit van een vergadering. Want zonder goed verslag weet je niet meer wat er is besproken of besloten. Wat ‘goed’ is, hangt af van het doel van een vergaderpunt. Dit schrijf je op:

• Doel is infomeren:
  De extra informatie die tijdens de vergadering boven tafel komt. Informatie die ook al in de stukken staat, hoef je niet opnieuw op te schrijven. Daarnaar kun je gewoon verwijzen.
• Doel is discussiëren:
  De verschillende standpunten over een onderwerp. Netjes gegroepeerd in de argumenten voor en tegen. Het is meestal niet zinvol van iedere deelnemer op te schrijven wat die ergens van vindt. Dat is alleen handig in een politieke context.
• Doel is besluiten:
  Het besluit en kort waarom dat besluit is genomen. Nu hoef je dus niet alle voors en tegens meer op te schrijven.

Het is een vak

Helaas is de rol van notulist in de praktijk weinig populair. De reden is dat degene die notuleert dit meestal er min of meer bij moet doen. Om die last te verdelen, zie je in veel teams dat de rol van notulist rouleert. De kwaliteit van de notulen is daarmee op zijn best ‘nogal wisselend’. En dat is jammer, want daarmee is gelijk ook de effectiviteit van de vergaderingen nogal wisselend. Goed nieuws: met Genda wordt notuleren een stuk gemakkelijker.

Vergaderen is een vaardigheid.

Gemiddeld vergaderen we 25% van onze tijd. En toch oefenen we dat nooit. Dat is vreemd. Want 2 uur lang in een groepje tegen elkaar aanpraten, is niet hetzelfde als effectief vergaderen. Integendeel. Dat kan dus beter. En daarom hebben we bij Loo van Eck een methode bedacht waarmee je voortaan 50% effectiever én korter vergadert. En leuker! Deze methode zit verpakt in onze training Effectief vergaderen en in Genda, onze eigen vergadertool.

Gebruik Genda voor 50% effectievere vergaderingen.

Je gebruikt deze online tool op je laptop, mobiele telefoon of tablet. De voorzitter of notulist bestuurt de tool, de overige vergaderaars worden daar automatisch in meegenomen. Genda zorgt voor structuur, inclusiviteit, snelheid en overzicht. Niet door met de vuist op tafel te slaan, maar op een speelse manier.

Ben je benieuwd hoeveel tijd en geld jouw organisatie kan besparen?

Binnen 1 minuut bereken je het aantal uur en de hoeveelheid geld die vergaderingen nu kosten in jouw organisatie. Ook zie je hoeveel geld je kunt besparen met Genda. Bereken het met onze vergadercalculator op de website van Genda. Daar kun je ook Genda voor jouw organisatie of team aanschaffen.