Zorg voor een sterke binnenkomer voor je e-mail, brief, blog, advies, rapport, offerte of presentatie.

“Naar aanleiding van uw mail, schrijf ik u …” Pff, heb jij nog zin om de rest van deze mail te lezen? Waarschijnlijk niet. Zo’n stoffige inleiding nodigt namelijk niet echt uit tot verder lezen. Zonde. Zo raak je lezers kwijt lang voordat je toekomt aan datgene wat je ze wilt vertellen. Laten we daarom eens kijken waarop je moet letten als je een inleiding schrijft. Om ‘m pakkend én informerend te maken. Voor een brief, blog, advies, rapport, offerte en presentatie.

Begin niet met de inleiding

Wat lees je als eerste in een tekst? Precies: de inleiding. En wat schrijf je als laatste? Inderdaad: óók de inleiding. Alleen als je de inleiding pas op het einde schrijft, sluit die goed aan op de rest van je tekst. Eerst kijken we waarom je überhaupt een inleiding schrijft. En wat er precies in moet staan.

In het kort

• Een inleiding trekt de aandacht van de lezer.
• De lezer weet na de inleiding wat hij of zij van de tekst kan verwachten.
• Een inleiding maakt 3 dingen duidelijk: het onderwerp, de doelgroep en het doel van de tekst.
• De vorm van de inleiding verschilt per tekstsoort.

Waarom schrijf je een inleiding?

Jouw inleiding is de eerste kennismaking tussen jouw lezer en jouw tekst. En je wilt natuurlijk meteen een goede indruk maken. Maar dat is niet de enige reden. Als je een goede inleiding schrijft:

• trek je de aandacht van je lezer;
• voorkom je dat je met de deur in huis valt met de hoofdboodschap van jouw tekst;
• schets je de juiste context om de rest van de tekst beter te begrijpen;
• schep je de juiste verwachtingen bij de lezer over het vervolg van de tekst.

Je wilt dus best wat bereiken met jouw inleiding. De kunst is om hem toch kort te houden. In 9 van de 10 teksten is dat wel het geval. Maar voor een inleiding in een langere tekst, zoals een rapport, zijn 10 bladregels eigenlijk wel het maximum. In een brief of e-mail kun je je het beste tot 3 zinnen beperken. Als je het goed aanpakt, is dat echt voldoende.

Wat staat er in je inleiding?

Dat hangt helemaal af van wat voor soort tekst je schrijft! Wat je in elk geval niet wilt doen, is de inleiding verwarren met het voorwoord. Een voorwoord heeft een persoonlijk karakter. Je schrijft het vanuit de ik-vorm en vertelt daarin bijvoorbeeld hoe het voor jou was om de tekst te schrijven. En wie je daarbij heeft geholpen. In een inleiding heb je meer oog voor de lezer. Je beantwoordt daarin 3 vragen:

1. Wat is het onderwerp van deze tekst?
2. Voor wie is de tekst bedoeld?
3. Wat is het doel van deze tekst?

Ondanks deze gedeelde elementen, ziet een inleiding voor elke tekstsoort er weer anders uit. Laten we eens per tekstsoort bekijken wat je in je inleiding zet. En hoe dat er in een voorbeeld uitziet.

De inleiding van een brief of e-mail

De opbouw van een brief komt in veel opzichten overeen met die van een e-mail. Het gaat om de volgende 3 stappen:

• de aanleiding van je brief/e-mail
• het onderwerp of de vraag van de lezer
• het doel van je brief/e-mail

Heb je eerder contact gehad met de lezer? Dan laat je op deze manier in de inleiding al merken dat je goed naar de lezer hebt geluisterd. En ook belangrijk: je valt niet gelijk met de deur in huis. Jouw belangrijkste boodschap zet je namelijk niet in de inleiding. Die bewaar je voor de alinea daarna.

Voorbeeld van een goede inleiding van je brief of e-mail:
Op 16 juli 2021 stuurde u ons een brief. U heeft een aantal vragen over uw spaarrekening voor uw pensioen. In deze brief leest u de antwoorden op uw vragen.

Heb je eerder nog geen contact gehad? Beschrijf dan ook de relatie met jouw lezer.

Voorbeeld van een inleiding als je niet eerder contact had met de lezer:
Bedankt! U neemt al 10 jaar groene stroom bij ons af. Volgend jaar gaan er een paar dingen veranderen in het klantportaal. Daarover leest u in deze brief meer.

In een e-mail bepaalt de reactietijd de inhoud van de inleiding.

Het enige verschil tussen een brief en een zakelijke e-mail, is dat je in een e-mail rekening houdt met de reactietijd. Reageer jij binnen een uur op iemands e-mail? Dan hoef je niet weer alle 3 de stappen in de inleiding te zetten. Sterker nog: je kunt de inleiding soms dan ook overslaan. Dan gaat de communicatie meer op chatten lijken.

Valt je trouwens iets op aan de voorbeelden?

Dat ze makkelijk weglezen bijvoorbeeld? En er geen onnodig lastige of ouderwetse woorden in staan? Zorg ervoor dat je in je inleiding geen onpersoonlijke clichés gebruikt zoals:

• middels dit schrijven
• naar aanleiding van uw schrijven
• in reactie op uw schrijven

De inleiding in een blog

Een inleiding van een blog schrijven is iets heel anders dan een inleiding voor een brief of e-mail schrijven. Je doel is namelijk anders. Bij een brief of e-mail ben je (meestal) aan het informeren. Met jouw blog wil je misschien wel inspireren, vermaken of enthousiasmeren. Je biedt informatie aan die jouw lezer niet per se nodig heeft. Dat betekent dat je de inleiding wat leuker moet aankleden om de lezer te verleiden om door te lezen. Oftewel: je wilt jouw intro pakkend maken!

Start met een verleidende approach

Een approach is de manier waarop jij jouw boodschap verpakt. Je hebt verschillende mogelijkheden:

• Anekdote: ‘Het was een normale dag. Ik zat op kantoor. Aan mijn bureau. Niets aan de hand. Toen er opeens…’
• Actualiteit: ‘Gisteren stond het nog in de krant: het leesniveau van Nederlandse scholieren is drastisch verlaagd.’
• Meedoen: ‘Bedenk eens 3 manieren om je creativiteit te stimuleren. Vind je dit lastig? Dan kun je beter dit blog lezen. Daarin staat …’
• Identificatie: ‘Heb jij ook weleens dat …?’
• Humor: ‘Wij verzekeren 1001 dingen. Of gelooft u niet in sprookjes?’
• Vooroordeel: ‘Alle ambtenaren zijn lui. Tenminste, dat dacht ik …’
• Opsomming: ‘We hadden 4 openstaande projecten, 3 klachten binnen en nog maar 2 weken te gaan tot de deadline…’
• Vervreemding: zie daarvoor het kader hieronder voor een voorbeeld.

Heb je met jouw approach de aandacht gegrepen? Leg daarna nog kort de link naar de rest van je tekst. ‘Daarover lees je meer in dit blog.’

Voorbeeld van een inleiding van een blog met een vervreemdings-approach:
Wakker worden, tanden poetsen én … een lekkere koude douche nemen! Of dat ‘lekker’ is? Niet iedereen zal daarop ‘ja’ zeggen. Maar waar steeds meer mensen het wél over eens zijn, is dat zo’n koude douche gezond voor je is. Echt! Het is een opfrisser voor je fysieke en mentale gezondheid. Twijfel je nog? Lees hier de voordelen van koud douchen én leer in 5 stappen hoe jij zelf de nieuwe Wim Hof wordt.

De inleiding in een rapport

Een rapport schrijven we vaak in een zakelijke context. En de inleiding is dan ook een stuk minder prikkelend dan de inleiding van een blog. De inleiding in een rapport is:

• Motiverend: waarom is dit rapport nodig? En belangrijker: waarom lees ik het nu?
• Verduidelijkend: maak duidelijk wat het doel is van je rapport. En voor wie het bedoeld is. Beschrijf kort het onderwerp. De 5 W’s kunnen daarbij helpen: wie, wat, waar, wanneer, waarom? En geef als het nodig is nog extra uitleg bij moeilijke begrippen.
• Structurerend: welke informatie ga ik lezen? En waar kan ik welke informatie vinden?

Ga bij het schrijven van een inleiding van een rapport niet uit van je eigen interesse. Benoem wat, op dat moment, relevant is voor de lezer. Geef alleen de hoognodige informatie. Reserveer hiervoor maximaal 10 bladregels. De rest kun je kwijt in de bijlagen. Zo houd je de inleiding kort, overzichtelijk en begrijpelijk.

Voorbeeld van een inleiding voor een rapport:
Wij willen het Great Place to Work-certificaat krijgen. Daarom lieten we Bureau Blij onderzoeken hoe tevreden onze medewerkers zijn. Via een vragenlijst mochten medewerkers hun mening geven over onderwerpen als werkplezier, samenwerking en communicatie. In dit rapport lees je de belangrijkste resultaten van dat onderzoek, inclusief de sterke kanten en aandachtspunten voor onze organisatie. Ook lees je suggesties voor verbeteringen. Het volledige onderzoeksrapport van Bureau Blij vind je in bijlage I.

De inleiding in een advies

Het schrijven van een adviesrapport lijkt – gelukkig – veel op het schrijven van een inleiding voor een rapport. Alleen ligt in een advies wat meer de nadruk op de aanleiding. In de inleiding zijn 4 punten belangrijk:

• De aanleiding van dit advies
  Wat is de reden dat de lezer je advies nu leest? Dat kan bijvoorbeeld de invoering van een nieuwe wet zijn. Of een eerder genomen besluit. Maar het kan ook een praktische aanleiding zijn. Bijvoorbeeld: “Op 19 december was er een grote storm in Heerlen, waarbij de windkracht opliep tot 10 op de schaal van Beaufort.’
• De context
  Wat moet de lezer weten om de rest van het rapport te snappen? Vermeld zoveel mogelijk concrete cijfers, namen, wetten, data, etc. Dus liever niet: ‘Meerdere gebouwen raakten daarbij beschadigd.’ Maar: ‘De bitumen dakbedekking van het publieke zwembad heeft een gat van een meter doorsnede.’
• Leeswijzer
  In een raads- of collegevoorstel heb je geen leeswijzer nodig. Maar in andere adviesrapporten is het wel handig. Schrijf weer even op wat de lezer van de rest van het rapport kan verwachten. En waar de lezer welke informatie vindt.

Houd de inleiding kort en krachtig: maximaal 10 bladregels.

Want als jij het adviseringsproces goed doorloopt, dan weet jouw lezer al wat het probleem en de aanleiding van het advies is. Dan is de inleiding alleen even een opfrisser. Is er informatie die niet binnen de bovenste 3 punten past? Dan is de kans groot dat het in een andere rubriek in je advies hoort. Bij de beslispunten. Of de argumenten bijvoorbeeld. Of in de bijlage, als het gaat om een hele lap informatie.

Voorbeeld van een inleiding van je adviesrapport:
Op 19 december was er een grote storm in Heerlen, waarbij de windkracht opliep tot 10 op de schaal van Beaufort. Een omvergewaaide boom zorgde voor een groot gat in de dakbedekking van het publieke zwembad. In bijlage 1 vind je het rapport van de brandweer waarin de schade tot in detail staat beschreven. Inclusief foto’s. In dit rapport adviseren we over het herstel van de schade. En over mogelijke maatregelen om de kans op dergelijke stormschades aan publieke gebouwen te verkleinen.

De inleiding in een offerte

In een offerte heb je meerdere smaken voor je inleiding. De zakelijke inleiding is het meest rechttoe-rechtaan. Deze komt overeen met de stappen uit een brief: eerder contact, het onderwerp van het gesprek herhalen en het doel van de tekst aangeven.

Voorbeeld van een zakelijke inleiding voor een offerte:
Vorige week was ik op jullie prachtige kantoor in Utrecht. Tijdens de rondleiding vertelde je me over jullie wens om over te stappen op een duurzamere brandstof. In deze offerte lees je hoe wij je hierbij kunnen helpen.

Helaas is de kans zo wel groot dat jouw offerte verdwijnt in de grote stapel die op het bureau van jouw (potentiële) klant ligt. Om dat te voorkomen, zul je iets meer je best moeten doen om op te vallen. Dat kan door een wat meer opmerkelijke inleiding te schrijven. Bijvoorbeeld door de klantvraag te herhalen, met een citaat te beginnen of een ander opmerkelijk detail uit jullie gesprek te benoemen. Waarna je natuurlijk weer een brug slaat naar de rest van jouw offerte. Kijk maar …

Start je offerte met de klantvraag in een notendop:
U wilt deze zomer rustig in uw tuin zitten. Zonder last te hebben van voorbijrazend verkeer. Daarom vroeg u naar de kosten voor de levering en installatie van een Kokosscherm. Daar vertel ik u natuurlijk graag meer over!

Of start je offerte met een citaat van de klant:
“Ik word gek van de herrie door dat verkeer. Zelfs op zondag rijden ze hier in colonnes voorbij”, vertelde u mij eergisteren. Daarom vroeg u naar de kosten voor de levering en installatie van een Kokosscherm. Daar vertel ik u natuurlijk graag meer over!

Of start je offerte met iets opmerkelijks:
Toen ik na ons gesprek in de auto zat, zette ik de radio aan. En weet u wat er werd gedraaid? Born in the USA van Springsteen! Te toevallig dat ik na ons gesprek, waarin u vertelde dat u volgende week naar een concert van The Boss gaat, direct dit nummer hoorde. Leuk ook om tijdens zo’n gesprek niet alleen over Kokosschermen te praten, maar ook over muziek. Ik beloofde u tijdens dat gesprek om u snel een offerte te sturen van ons Kokosscherm. U vindt mijn voorstel in deze offerte.

De inleiding van een presentatie

En dan nu nog een paar tips voor een inleiding van je presentatie. Het gaat nu dus ineens over mondelinge communicatie. Grappig genoeg hoeft dat niet veel te veranderen aan de opzet van jouw inleiding. In de inleiding van je presentatie wil je:

• eerst de aandacht grijpen;
• dan uitleggen wat de link is met het onderwerp waar jij het vandaag over gaat hebben;
• tot slot vertellen wat de structuur is van de rest van jouw praatje.

Om de aandacht te grijpen, zet je een van de approaches in die je hierboven las bij de tips voor een inleiding van een blog. Kun je wel wat inspiratie gebruiken? Kijk dan eens naar wat verschillende Ted Talks. Vaak zijn de sprekers hier meesters in het grijpen van de aandacht.

Voorbeelden van inspirerende inleidingen in een presentatie
In deze TED Talk van Brené Brown gebruikt ze een anekdote als approach. En vertelt hoe ze haar titel heeft gekregen. Daarna slaat ze een brug naar de rest van haar talk met de zin: “I’m gonna talk to you today about expanding perception …”.

In deze TED Talk van James Veitch vertelt hij hoe hij reageert op een spam e-mail. Eerst twijfelt hij of hij ‘m zal openen. Dan zegt hij: “Or I could do what I think we’ve all always wanted to do…”. Oftewel: een identificatie-approach.