01 juli 2024: Maaike Kruisman

Een goede vergaderpartner worden in 4 stappen!

Je hoort nooit iemand zeggen dat vergaderen zijn meest favoriete bezigheid is op werk. Maar wat nou als je daar verandering in kan brengen? Verandering begint bij jezelf, zo wordt vaak gezegd. Daarom hier een stappenplan om een goede vergaderpartner te worden.

We vergaderen 25% van onze tijd

Gek eigenlijk. 25% van onze werktijd zijn we gemiddeld kwijt met vergaderen. Stel dat je 40 uur per week werkt. Dan komt dat neer op zo’n 10 uur. Meer dan een hele werkdag! Terwijl je daar nooit iets over hebt geleerd op school of tijdens je studie. In deze blog lees je daarom hoe je in 4 stappen een goede vergaderpartner wordt. Tip: stuur deze blog ook door naar je favoriete vergadercollega’s. Dan kunnen jullie samen beter vergaderen!

Stap 1: Zorg voor een goede voorbereiding

En dan bedoelen we niet alleen zorgen dat je je kopje koffie klaar hebt staan voordat de vergadering begint. 😉 Maar:

  • Weet welke onderwerpen besproken worden tijdens de vergadering.
  • Lees de informatie die vooraf met je gedeeld wordt. En bedenk welke onderwerpen voor jou wel en niet relevant zijn. Waarom dat laatste belangrijk is, lees je in de volgende stap.
  • Breng je zelf een agendapunt in? Bedenk dan wat jouw collega’s vooraf moeten weten. Heb je bijvoorbeeld stukken die zij moeten lezen, dan deel je deze met de voorzitter.
  • Daarnaast bereid je natuurlijk je eigen verhaal goed voor. En niet tot in detail, enkel dát wat relevant is.

Stap 2: Bepaal tactisch wanneer je kan afdwalen met je gedachten

Huh? Ja, je leest het goed! Even niet opletten tijdens een vergadering overkomt je vast wel eens. Maar als je die momenten tactisch kiest, is dat eigenlijk helemaal niet zo erg. Integendeel, het kan zelfs in iedereens voordeel werken. Hoe?

Wordt er een agendapunt besproken die voor jou niet relevant is? Dan kies je ervoor om iets anders te doen. Even je mail checken, notulen van het vorige punt uitwerken, alvast het volgende punt helder hebben of gewoon doodlen op een notitieblok. En zodra een agendapunt aan bod is wat voor jou wél relevant is, doe je uiteraard opgeladen met gespitste oren weer mee.

Stap 3: Kies één doel per agendapunt

Tijdens een vergadering werk je het liefst met een duidelijke agenda. Zo voorkom je ellenlange discussies waardoor de vergadering uitloopt. Daarbij is het belangrijk om goed aan te geven welk doel je hebt met het agendapunt wat je inbrengt. Wil je de anderen inlichten over een onderwerp? Dan is het doel informeren. Wil je bespreken wat de voor- en nadelen zijn van een verandering in het beleid? Dan is het doel discussiëren. Soms wil je ook juist een knoop doorhakken. In dat geval is het doel besluiten. Geef het doel van jouw agendapunt duidelijk aan bij de voorzitter. Zo draag je bij aan een vlotte vergadering. En weet je ook zeker dat iedere deelnemer zich goed voorbereidt en ook bijvoorbeeld inhoudelijk goed mee kan doen aan een discussiepunt.

Stap 4: Praat altijd in een piramide

Iedereen kent wel iemand die heel veel praat maar eigenlijk niks zegt. Die mensen praten in een vierkant. Ze komen niet tot de kern. Je hebt ook mensen die een heel verhaal afsteken waarbij je halverwege denkt: ‘Waar gaat dit heen?’. Pas aan het einde komt de clou. Dat heet spreken in een trechter. Allebei niet heel bevorderlijk als je efficiënt wil vergaderen. Praat daarom in een piramide! Daarbij begin je met je belangrijkste boodschap. Deze kun je daarna toelichten met bijvoorbeeld argumenten, kanttekeningen of achtergrondinformatie. Maar houd het zo kort mogelijk! Vertel alleen wat de anderen nodig hebben om jouw verhaal te volgen.

Beter vergaderen? Probeer onze vergadertool!

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Blijf op de hoogte van de laatste blogs en beste schrijf- en spreektechnieken.

    Ja, ik ga akkoord met hetprivacybeleid

    Gerelateerde blogs

    Afbeelding bij Een top telefoongesprek dankzij LSD

    Een top telefoongesprek dankzij LSD

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Wat vinden werknemers van de communicatie van hun organisatie

    Wat vinden werknemers van de communicatie van hun organisatie?

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Onze vergaderingen zijn een feestje

    Onze vergaderingen zijn een feestje!

    Lees meer pijltje

    Meer informatie?

    Stel je vraag aan Marieke. Zij helpt je graag verder.

    Marieke van Beem voor contactfoto
    Marieke van Beem
    accountmanager

    Meer blogs over vergaderen

    Beeld bij: Korter en effectiever vergaderen met deze tips

    Korter en effectiever vergaderen? Dat kan met deze 9 vergadertips!

    Stop onproductieve, lange, saaie vergaderingen. Volg onze vergadertips en vergader 50% effectiever en korter.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: De voorzitter bepaalt hoe succesvol de vergadering is

    De voorzitter bepaalt hoe succesvol de vergadering is

    De voorzitter bepaalt hoe succesvol een vergadering is. Waar of niet waar? Lees de 3 waarheden over zinvol vergaderen.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Efficiënt notuleren doe je zo

    Efficiënt notuleren doe je zo

    Hoe kun je als notulist zo efficiënt mogelijk notuleren tijdens een vergadering? Wat schrijf je wel en niet op in je notulen? Lees onze tips.

    Lees meer pijltje

    Recente blogs

    Afbeelding bij blog Een betere wereld begint bij jouw zakelijke mails

    Een betere wereld begint bij jouw zakelijke mails

    Onlangs is mijn wereld een beetje beter geworden. Ik heb een nieuwe baan en ontvang van mijn collega’s alleen nog maar mails die ik in 10 seconden kan lezen. Wat een verademing. Geen urenlang geploeter meer om die dagelijkse berg mails weg te werken. Ik kan nu ‘koppensnellend’ mijn mailbox door zonder belangrijke informatie te […]

    Lees meer pijltje
    Afbeelding bij Een top telefoongesprek dankzij LSD

    Een top telefoongesprek dankzij LSD

    Je telefoongesprekken verbeteren? Dat kan met LSD: luisteren, samenvatten en doorvragen. Lees onze tips over deze gesprekstechnieken.

    Lees meer pijltje

    Theater is er voor íedereen

    Zwolse Theaters schrijft duidelijk en aantrekkelijk om ervoor te zorgen dat iedereen naar het theater kan én wil.

    Lees meer pijltje