Afbeelding bij blog Een betere wereld begint bij jouw zakelijke mails
02 juli 2024: Dorien Groenewoud

Een betere wereld begint bij jouw zakelijke mails

Onlangs is mijn wereld een beetje beter geworden. Ik heb een nieuwe baan en ontvang van mijn collega’s alleen nog maar mails die ik in 10 seconden kan lezen. Wat een verademing. Geen urenlang geploeter meer om die dagelijkse berg mails weg te werken. Ik kan nu ‘koppensnellend’ mijn mailbox door zonder belangrijke informatie te missen. Deze tijdswinst gun ik anderen ook! Ik steek mijn e-mails daarom in een nieuw jasje. Benieuwd hoe ook jij je zakelijke mails kunt structureren? In vijf stappen verbeter je niet alleen de wereld van jouw collega’s en jouzelf. Maar ook die van je klanten en relaties!

Stap 1: eerst denken dan typen

De mails die ik schreef waren echt niet waardeloos. Die van jou waarschijnlijk ook niet. Maar hoe vaak denk jij voordat je begint met tikken écht na over de inhoud en structuur van je mail? Juist, niet zo vaak. Je hebt ongeveer een idee, klikt op ‘nieuw bericht’ en begint. Voor heldere en kortere mails is het juist belangrijk éérst na te denken over je belangrijkste boodschappen en die op te schrijven. Daarna schrijf je pas de rest van je e-mail.

Maar hoe bepaal je dan die belangrijkste boodschappen?

Door jezelf 2 vragen te stellen:

  • Wat wil ik met deze mail bereiken?
  • Wat moet mijn lezer écht weten?

Stel, je wilt dat de inwoners van een nieuwbouwwijk in je gemeente via een enquête meedenken over de ontwikkeling van een nieuw park in hun wijk. De inwoners weten al dat er een park wordt aangelegd. In het voorbeeld hieronder zie je hoe je dan bepaalt welke hoofdboodschappen je in de kern van je mail opneemt.

Het doel van deze mail is dat de inwoners van de nieuwbouwwijk hun input gaan geven over het nieuwe park. De hoofdboodschap kan dus zijn:

  • Laat weten wat jij graag terugziet in het nieuwe park.

Is er nog meer dat de lezers echt moeten weten? Ja, zeker! In dit geval:

  • Vul de enquête in.

Nog meer? Nee.

Probeer het aantal boodschappen in je mails te beperken. Dat er in de wijk bijvoorbeeld ook wordt gewerkt aan een nieuw fietspad is goed nieuws, maar voor deze mail niet belangrijk genoeg. Met andere woorden, zorg ervoor dat je mail geen ‘braindump’ is van alles wat jij leuk vindt om te vertellen, maar zich volledig richt op wat de lezer wilt horen.

Het kan natuurlijk ook dat je niet vanuit jezelf mailt, zoals in het voorbeeld, maar reageert op een mail die je hebt ontvangen. Hoe bepaal je dan de hoofdboodschappen? Daarover lees je meer in het artikel ‘Een zakelijke e-mail schrijven. Hoe moeilijk kan het zijn?

Stap 2: elke boodschap een eigen alinea

Nu de boodschappen van je e-mail duidelijk zijn, onderbouw je elke boodschap in een eigen alinea. Hoe? Door antwoord te geven op de vragen die de lezer over jouw boodschap heeft: de lezersvragen. De meest voorkomende lezersvraag is Waarom? Of Waarom niet? gevolgd door Hoe?

De uitwerking van de boodschappen uit het voorbeeld ziet er als volgt uit:

  • We vinden het belangrijk dat het nieuwe park past bij de wensen van jou en je buren. Misschien wil jij graag een plek om te sporten. Of juist een rustig plekje om een boek te lezen. Laat het ons weten! Dan nemen we jouw wensen mee in de plannen.
  • Het invullen van de enquête duurt ongeveer 15 minuten en kan tot en met 30 juni.

Stap 3: belangrijkste boodschap bovenaan

Bestaat je mail uit meerdere boodschappen? Dan zet je de belangrijkste boodschap bovenaan. Zo geef je de lezer zo snel mogelijk de informatie die het belangrijkste is.

Stap 4: elke alinea een kop

Vervolgens zet je boven elke alinea een kop. And this is where the magic happens. Tenminste, dat vind ik! Ineens is het mogelijk om de mail in 10 seconden te lezen.

Even tussendoor …
Pling! Terwijl ik deze blog schrijf zie ik een mailtje binnenkomen van onze HR-adviseur met het onderwerp ‘Hoe vitaal voel jij je?’. Toch even snel kijken. Ik scan de koppen:

Hoe vitaal voel jij je eigenlijk? Klik hier om de vitaliteitsscan in te vullen. Je ontvangt een rapport met daarin jouw persoonlijke resultaat. Loo van Eck ontvangt een totaalrapport. Jouw deelname is volledig anoniem. Heb je vagen over de vragenlijst?

Na 10 seconden weet ik waar de e-mail over gaat en of ik er nu direct wat mee moet. En ik weet zeker dat ook jij, terwijl je geen enkele voorkennis hebt, de inhoud van deze mail begrijpt. Dat is de magie van koppen!

… en weer terug naar het voorbeeld

Na het opschrijven van de hoofdboodschappen en de onderbouwing daarvan voeg je dus de koppen toe.

Laat weten wat jij graag terugziet in het nieuwe park
We vinden het belangrijk dat het nieuwe park past bij de wensen van jou en je buren. Misschien wil jij graag een plek om te sporten. Of juist een rustig plekje om een boek te lezen. Laat het ons weten! Dan nemen we jouw wensen mee in de plannen.

Vul de enquête in
Het invullen van de enquête duurt ongeveer 15 minuten en kan tot en met 30 juni.

3 soorten koppen

Je kunt in je mail gebruikmaken van 3 soorten koppen:

  • Boodschappen
  • Vraagzinnen
  • Kernwoorden

In het voorbeeld heb ik ervoor gekozen de volledige hoofdboodschappen als kop boven de alinea te zetten. Deze kernzinkoppen maken het snel lezen van de mail het makkelijkst. Ze bevatten namelijk de belangrijkste inhoud. Je kunt ook kiezen voor vraagzinnen (Wat zijn jouw wensen voor het nieuwe park? Vul je de enquête in?) of kernwoorden (Jouw wensen, Enquête invullen). Kies bij voorkeur voor je gehele mail dezelfde koppen. Dat zorgt voor overzicht.

Stap 5: inleiding, slot en zend!

Zo! Deze makkelijk en snel te lezen e-mail is af. Tenminste, de kern daarvan. Je maakt je mail compleet met een lezersgerichte inleiding en een uitnodigend slot. Daarna klik je met een goed gevoel op de verzendknop. De wereld is weer een beetje beter geworden.

 

Wil je nog meer tips over het schrijven van zakelijke e-mails?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Blijf op de hoogte van de laatste blogs en beste schrijf- en spreektechnieken.

    Ja, ik ga akkoord met hetprivacybeleid

    Gerelateerde blogs

    Opinieonderzoek schriftelijke communicatie

    Opinieonderzoek schriftelijke communicatie: fouten kosten tijd en geld

    Lees meer pijltje
    Foto bij opinieonderzoek schriftelijke communicatie

    AllesoverHR en SYNC: opinieonderzoek schriftelijke communicatie

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Wat vinden werknemers van de communicatie van hun organisatie

    Wat vinden werknemers van de communicatie van hun organisatie?

    Lees meer pijltje

    Meer informatie?

    Stel je vraag aan Marieke. Zij helpt je graag verder.

    Marieke van Beem voor contactfoto
    Marieke van Beem
    accountmanager

    Meer over zakelijk schrijven

    5 tips om doelgerichte rapporten te schrijven

    5 tips om doelgerichte rapporten te schrijven

    Een doelgericht rapport is in 30 seconden te lezen. Gebruik onze 5 tips om zulke rapporten te schrijven. Je lezers zullen je dankbaar zijn.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Hoe schrijf je een goede speech? Tips en voorbeelden uit bekende speeches

    Een goede speech schrijven? Tips én voorbeelden uit bekende speeches

    Binnenkort een speech geven? Laat je inspireren door onze tips en voorbeelden uit bekende en minder bekende speeches.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Automobilisten en schrijvers. Vergelijkbaar?

    Automobilisten en schrijvers. Vergelijkbaar?

    Bumperklevers, afsnijders, linksrijders. Wist je dat je rijstijlen eigenlijk prima kunt vergelijken met schrijfstijlen?

    Lees meer pijltje

    Recente blogs

    Afbeelding bij Een top telefoongesprek dankzij LSD

    Een top telefoongesprek dankzij LSD

    Je telefoongesprekken verbeteren? Dat kan met LSD: luisteren, samenvatten en doorvragen. Lees onze tips over deze gesprekstechnieken.

    Lees meer pijltje

    Theater is er voor íedereen

    Zwolse Theaters schrijft duidelijk en aantrekkelijk om ervoor te zorgen dat iedereen naar het theater kan én wil.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: We communiceren ons suf op de werkvloer! Zo voorkom je dat je daar te veel tijd mee kwijt bent

    We communiceren ons súf op de werkvloer!

    We communiceren wat af op een werkdag. Met deze tips voorkom je dat je daar te veel tijd aan kwijt bent.

    Lees meer pijltje