De leden van de werkgroep AI bij woningcorporatie Intermaris waren het er al lang over eens: AI kan ons werk een stuk makkelijker maken! Maar onder sommige collega’s was er nog wel twijfel, bleek uit een interne enquête die de werkgroep hierover afnam. Want waar begin je? Wat mag wel en niet? En met welke tool kun je dan het beste aan de slag gaan? De werkgroep zocht
naar een manier om collega’s hierbij op weg te helpen en het gebruik van AI laagdrempeliger te maken …

Fotograaf: Foto van Dana

De oplossing? Een training!

En daar kwam Loo van Eck in beeld. Samen met Diane Timmer, online communicatiestrateeg bij Intermaris, organiseerden we de training Slim schrijven met AI. Maar er was ook volop aandacht voor het schrijven in begrijpelijke taal.

2 vliegen in 1 klap

Diane: “In onze werkgroep AI is er vanuit ieder team binnen Intermaris iemand vertegenwoordigd. Ik sluit aan vanuit ons communicatieteam en zag deze training als een kans om 2 doelen tegelijk te behalen. We merkten namelijk dat onze schrijfwijzer en de regels rondom het schrijven in taalniveau B1 bij collega’s weer wat waren weggezakt. Uiteindelijk hebben we dus een training van 1 dag opgezet. In de ochtend kregen de deelnemers een opfriscursus over schrijven in begrijpelijke taal. En ’s middags leerden ze alles over de mogelijkheden van AI en hoe je samen met AI-tools goede teksten schrijft.”

“De 2 trainingen die we in eerste instantie hadden gepland, werden er al snel 4!”

Wat bleek, niemand wilde de training missen.

“In eerste instantie planden we 2 trainingen, maar al snel bleek de animo veel groter”, vertelt Diane. “En waarschijnlijk gaan we de training nog een keer herhalen voor collega’s die er nu niet bij konden zijn.” Dat er zoveel interesse is, komt volgens Diane onder andere door het thema. “Alle collega’s schrijven teksten en iedereen kan daarbij in principe de hulp inschakelen van AI. Ik merk dat collega’s daar heel nieuwsgierig naar zijn. Zowel de enthousiastelingen die AI al weleens gebruiken, als de meer sceptische collega’s. De eerste groep vraagt zich vooral af ‘Hoe kan ik AI nog vaker, beter of efficiënter gebruiken?’ en de tweede groep wil in ieder geval antwoord op de vraag ‘Wat kan ik er dan mee?’”

Voor iedereen een training op maat.

“Op allebei de groepen werd door de trainers perfect ingespeeld. Ze voelden het echt heel goed aan als iemand nog wat terughoudend was. En waren in staat om ook die mensen mee te krijgen. De training was daardoor voor iedereen maatwerk. Ook op inhoud. Wat echt heel knap is. Want er zaten dus zowel collega’s bij die al regelmatig met ChatGPT of Copilot experimenteerden, als collega’s die eerst nog maar eens moesten worden overtuigd van de voordelen van AI. Vooraf was ik ook een beetje huiverig omdat we 3 verschillende trainers zouden hebben. Maar de aanpak, het programma en de kwaliteit waren bij alle trainers identiek. En goed!”

Meer collega’s met AI aan de slag.

Diane: “Ik merk dat sinds de training veel meer collega’s gebruikmaken van AI. Dat komt denk ik ook omdat we de training hebben aangegrepen onze spelregels voor het gebruik van AI te introduceren. Die maken het voor alle collega’s helder hoe ze AI op een verantwoorde manier inzetten. Daarnaast leerden we in de training hoe we onze schrijfwijzer direct in een AI-tool kunnen integreren. Daardoor schrijft Copilot teksten die beter passen bij onze uitstraling en tone of voice. Ook kloppen collega’s bij de werkgroep AI aan om te laten weten dat ze graag nog meer willen doen met AI. Bijvoorbeeld PowerPointpresentaties maken. Dat kunnen we nu technisch nog niet, maar die behoefte ontstaat dus wel. Mensen denken echt na over de vraag wat ze nog meer met AI kunnen doen. Heel leuk om te merken.”

Een superhandig hulpmiddel, maar zelf nadenken blijft belangrijk.

Diane: “Ons doel om de drempel voor het gebruik van AI te verlagen is zeker behaald. Maar toch, AI-tools blijven een hulpmiddel en geen vervanging van ons als experts. Daarom vonden wij het vanuit communicatieperspectief ook zo belangrijk dat er in de training voldoende aandacht was voor onze schrijfwijzer, onze schrijfstijl en hoe je ervoor zorgt dat je lezersgerichte teksten schrijft in het juiste taalniveau. Zonder die kennis kun je AI-tools geen goede input geven. En de teksten die de tool voor je schrijft ook niet goed controleren en aanpassen. Je moet zelf goed blijven nadenken. Dat wilden we de collega’s ook meegeven. En volgens mij is dat goed gelukt.”