Brieven en e-mails. Je verstuurt er waarschijnlijk behoorlijk wat op een dag. Maar ga eens na bij jezelf: zijn je brieven en e-mails altijd duidelijk voor lezers die geen specialist zijn op jouw werkgebied? Die niet zo geïnteresseerd zijn in jouw onderwerp? En die een lager taalniveau hebben dan jij?

Nee? Zonde. Want dan loop je de kans dat je lezers afhaken tijdens het lezen, niet weten wat je wilt dat ze weten of niet doen wat je wilt dat ze doen. En je schrijft je brieven en e-mails natuurlijk niet voor niks! Daarom: 5 tips om duidelijke brieven en e-mails te schrijven.

Tip 1. Verplaats je in de lezer tijdens het schrijven

Niet jóuw belevingswereld is het belangrijkst, maar die van de lezer. Als je daarbij aansluit, wordt je tekst begrijpelijk en relevant. En is de kans het grootst dat de lezer ook iets met je boodschap doet.

Zorg dat de lezer alle informatie krijgt die hij nodig heeft

Niet te veel en niet te weinig. Een eitje als de brief of e-mail een reactie is op zijn vragen. Maar iets ingewikkelder als je zelf de eerste brief of e-mail stuurt. Dan is het aan jou om de vragen van de lezer te voorspellen. Vaak zijn dat de 5 w-vragen (wie, wat, waar, wanneer, waarom) en de hoe-vraag.

Een voorbeeld:
De brief die je schrijft gaat over geplande werkzaamheden aan de woning van de lezer. De 5 w-vragen en de hoe-vraag zien er dan bijvoorbeeld zo uit:

• Wie komt er in mijn woning?
• Wat gaan jullie precies doen?
• Waar gaan jullie aan het werk?
• Wanneer komen jullie?
• Waarom zijn de werkzaamheden nodig?
• Hoe gaan jullie te werk?

Denk altijd logisch na

Heeft de lezer misschien nog andere vragen? Welke vragen zou je zelf hebben? Ik denk aan:

• Verandert mijn huurprijs door de werkzaamheden?
• Moet ik thuis zijn als jullie langskomen?
• Hoeveel last heb ik van de werkzaamheden?

Laat zien dat je meedenkt

Geef tips en adviezen als dat kan. Zo ben je extra klantgericht. Moet je lezer bijvoorbeeld een inkomensverklaring opsturen? Dan is het wel zo handig om te vertellen hoe hij daaraan komt. Maar: noem alleen relevante informatie. Niemand zit te wachten op een boekwerk. Vermoei de lezer bijvoorbeeld niet met gedetailleerde achtergrondinformatie over de besluitvorming van de werkzaamheden.

Tip 2. Zorg voor een duidelijke structuur in je brieven en e-mails

Een duidelijke structuur helpt om informatie goed te onthouden én het helpt de lezer om jouw brief of e-mail snel te lezen. De structuur van een zakelijke brief of zakelijke e-mail is duidelijk als:

• de tekst alinea’s heeft;
• elke alinea 1 onderwerp behandelt;
• de belangrijkste boodschap van de alinea vooraan staat;
• de belangrijkste alinea van de brief of e-mail vooraan staat;
• elke alinea (behalve de inleiding) een kopje heeft;
• je structuurwoorden (zoals want, maar, als eerste) gebruikt.

Tip 3. Kies woorden die je in een gesprek ook gebruikt

Om een tekst te begrijpen moet de lezer de woorden begrijpen. Maak ze dus niet moeilijker dan nodig is.

Schrijf in verzorgde spreektaal

Vermijd ouderwetse woorden (retourneren, alsmede, jongstleden), vage verwijzingen (bovengenoemde, zoals eerder besproken) en afkortingen. Blijf weg van formele schrijftaal als “In afwachting van uw antwoord verblijf ik” en “Naar aanleiding van uw schrijven d.d. 1 maart jl. informeer u over het volgende”. Het is nergens voor nodig. Bovendien bestaan er begrijpelijke synoniemen voor dit soort woorden.

Gebruik vaktermen alleen als je zeker weet dat de lezer ze begrijpt

Vaak kun je andere woorden kiezen. Maar soms is er nu eenmaal geen makkelijk alternatief voor een vakterm. Verwacht dan niet dat je lezer de moeite neemt om te googelen, maar leg 1 keer uit wat je ermee bedoelt. Daarna kun je het woord gewoon gebruiken.

Tip 4. Wees geen bumperklever

“U moet binnen een week reageren.”
“U bent verplicht zich te houden aan onze huisregels.”
“Indien u niet tijdig betaalt, stellen wij u in gebreke.”

Krijg je het al benauwd? Je bepaalt toch zelf wel wat je moet! Je bereikt als schrijver het tegenovergestelde effect door dit soort weerstand op te roepen. Vergelijk het met bumperklevers. Trap jij het gaspedaal harder in als er eentje achter je zit? Waarschijnlijk niet.

Schrijf positief

Kies bijvoorbeeld een van de manieren hieronder.

• Stel een vraag: “Wilt u binnen een week reageren?”
• Benoem waarom je iets vraagt: “Houd u aan onze huisregels. Zo hebben uw buren geen last van u.”
• Adviseer: “Ik adviseer op tijd te betalen. Zo voorkomt u extra kosten.”

Tip 5. Lees je brieven en e-mails na: let op details

Taal- en typfouten staan slordig en onprofessioneel. Noem me maar een taalnazi, maar dit soort fouten leiden af van de inhoud. Dat wil je niet, toch? Het is vaak een kleine moeite om even uit te zoeken hoe je een woord schrijft. Heb je het Groene Boekje niet bij de hand? Geen probleem, want sites als woordenlijst.org of Onze Taal helpen je verder. Toch geen zin om zelf die moeite te doen? Dan wil een van je collega’s vast wel even meelezen.