Brieven en e-mails. Je verstuurt er waarschijnlijk behoorlijk wat op een dag. Maar ga eens na bij jezelf: zijn je brieven en e-mails altijd duidelijk voor lezers die geen specialist zijn op jouw werkgebied? Die niet zo geïnteresseerd zijn in jouw onderwerp? En die een lager taalniveau hebben dan jij?
Nee? Zonde. Want dan loop je de kans dat je lezers afhaken tijdens het lezen, niet weten wat je wilt dat ze weten of niet doen wat je wilt dat ze doen. En je schrijft je brieven en e-mails natuurlijk niet voor niks! Daarom: 5 tips om duidelijke brieven en e-mails te schrijven.
Niet jóuw belevingswereld is het belangrijkst, maar die van de lezer. Als je daarbij aansluit, wordt je tekst begrijpelijk en relevant. En is de kans het grootst dat de lezer ook iets met je boodschap doet.
Niet te veel en niet te weinig. Een eitje als de brief of e-mail een reactie is op zijn vragen. Maar iets ingewikkelder als je zelf de eerste brief of e-mail stuurt. Dan is het aan jou om de vragen van de lezer te voorspellen. Vaak zijn dat de 5 w-vragen (wie, wat, waar, wanneer, waarom) en de hoe-vraag.
Een voorbeeld:
De brief die je schrijft gaat over geplande werkzaamheden aan de woning van de lezer. De 5 w-vragen en de hoe-vraag zien er dan bijvoorbeeld zo uit:
Heeft de lezer misschien nog andere vragen? Welke vragen zou je zelf hebben? Ik denk aan:
Geef tips en adviezen als dat kan. Zo ben je extra klantgericht. Moet je lezer bijvoorbeeld een inkomensverklaring opsturen? Dan is het wel zo handig om te vertellen hoe hij daaraan komt. Maar: noem alleen relevante informatie. Niemand zit te wachten op een boekwerk. Vermoei de lezer bijvoorbeeld niet met gedetailleerde achtergrondinformatie over de besluitvorming van de werkzaamheden.
Een duidelijke structuur helpt om informatie goed te onthouden én het helpt de lezer om jouw brief of e-mail snel te lezen. De structuur van een zakelijke brief of zakelijke e-mail is duidelijk als:
Om een tekst te begrijpen moet de lezer de woorden begrijpen. Maak ze dus niet moeilijker dan nodig is.
Vermijd ouderwetse woorden (retourneren, alsmede, jongstleden), vage verwijzingen (bovengenoemde, zoals eerder besproken) en afkortingen. Blijf weg van formele schrijftaal als “In afwachting van uw antwoord verblijf ik” en “Naar aanleiding van uw schrijven d.d. 1 maart jl. informeer u over het volgende”. Het is nergens voor nodig. Bovendien bestaan er begrijpelijke synoniemen voor dit soort woorden.
Vaak kun je andere woorden kiezen. Maar soms is er nu eenmaal geen makkelijk alternatief voor een vakterm. Verwacht dan niet dat je lezer de moeite neemt om te googelen, maar leg 1 keer uit wat je ermee bedoelt. Daarna kun je het woord gewoon gebruiken.
“U moet binnen een week reageren.”
“U bent verplicht zich te houden aan onze huisregels.”
“Indien u niet tijdig betaalt, stellen wij u in gebreke.”
Krijg je het al benauwd? Je bepaalt toch zelf wel wat je moet! Je bereikt als schrijver het tegenovergestelde effect door dit soort weerstand op te roepen. Vergelijk het met bumperklevers. Trap jij het gaspedaal harder in als er eentje achter je zit? Waarschijnlijk niet.
Kies bijvoorbeeld een van de manieren hieronder.
Taal- en typfouten staan slordig en onprofessioneel. Noem me maar een taalnazi, maar dit soort fouten leiden af van de inhoud. Dat wil je niet, toch? Het is vaak een kleine moeite om even uit te zoeken hoe je een woord schrijft. Heb je het Groene Boekje niet bij de hand? Geen probleem, want sites als woordenlijst.org of Onze Taal helpen je verder. Toch geen zin om zelf die moeite te doen? Dan wil een van je collega’s vast wel even meelezen.
Blijf op de hoogte van de laatste blogs en beste schrijf- en spreektechnieken.
Welke taalniveaus zijn er? En hoe schrijf je een tekst die lezers met taalniveau B1 snel begrijpen? 11 tips!
Lees meerEen zakelijke e-mail schrijven. Hoe moeilijk kan het zijn? Nou, moeilijker dan je denkt! Gebruik daarom onze tips.
Lees meerWat is de juiste opbouw van een brief? Lees hoe je een lezersgerichte inleiding, kern en slot schrijft. En zo je gewenst doel bereikt.
Lees meerWe verleggen onze blik naar de andere kant van de wereld. Waar ze net als wij veel aandacht hebben voor heldere taal!
Lees meerBinnenkort een speech geven? Laat je inspireren door onze tips en voorbeelden uit bekende en minder bekende speeches.
Lees meerWat zijn de tips voor een zakelijk chatgesprek? Volgens ons én volgens ChatGPT? En hoe doet de chatbot het zelf?
Lees meer