Hoe zorg je er tijdens crisissituaties voor dat je boodschap goed overkomt? Dat jouw tekst niet voor extra verwarring zorgt? Wat moet je wel opschrijven en wat juist niet? En in welke volgorde? In dit artikel lees je 5 tips voor het schrijven van duidelijke teksten in crisissituaties. Je kunt ze toepassen op alle informatieve tekstsoorten.  

We merken nu tijdens de coronacrisis maar al te goed hoe belangrijk duidelijke communicatie is. Helemaal nu we niet meer fysiek met elkaar in contact mogen komen. Miscommunicatie of angst is snel gecreëerd. In tijden van onduidelijkheid wil je dat jouw tekst staat als een huis en duidelijkheid geeft. Of je nu een instructie over handenwassen schrijft of jouw medewerkers een e-mail stuurt met richtlijnen over thuiswerken: duidelijk schrijven is een must. Daarom geef ik je graag 5 tips!

Tip 1. Bedenk voordat je gaat schrijven goed wat jouw belangrijkste boodschappen zijn

Wat wil je overbrengen? Wat wil je dat de lezer straks na het lezen van jouw tekst écht weet? Formuleer elke boodschap kernachtig in een zin. Elke zin is straks het begin van een alinea. Ik raad je aan om van deze zinnen je koppen te maken. Zo vallen je belangrijkste boodschappen direct op. Maak ze dus dikgedrukt.

Zet je boodschappen vervolgens in een volgorde die logisch is voor de lezer:

• Begin met wat de lezer echt moet weten.
• Beschrijf daarna wat jij echt moet vertellen.
• Bedenk dan of de lezer nog iets wil weten.
• Sluit af met boodschappen die jij nog wilt vertellen.

Er zit een duidelijk verschil in boodschappen die je moet vertellen en die je wilt vertellen. Maak hier dus bewust keuzes in. De kernachtige zinnen met de boodschappen zijn jouw uitgangspunt. In een e-mail naar medewerkers over de richtlijnen van thuiswerken kunnen de koppen er bijvoorbeeld zo uitzien:

Vanaf vandaag veranderen er een aantal regelingen door het thuiswerken

Overleg met je manager wat haalbaar is en wat je werktijden zijn nu de scholen dicht zijn

Blijf in contact met elkaar

Blijf bewegen

Tip 2. Onderbouw je belangrijkste boodschappen kort

De dikgedrukte koppen vragen om toelichting of een onderbouwing. Geef tijdens het schrijven van je toelichting antwoord op de vragen die jouw lezer heeft bij dit onderwerp. En houd hier weer rekening met een volgorde die logisch is voor de lezer. De kop ‘Blijf in contact met elkaar’ uit het vorige voorbeeld roept bijvoorbeeld deze vragen op bij een lezer: waarom moeten we contact houden? Hoe blijven we in contact met elkaar? Met wie heb ik allemaal contact? Wanneer moet ik bereikbaar zijn?

De onderbouwing ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Blijf in contact met elkaar
We vinden het belangrijk dat we elkaar niet uit het oog verliezen. Daarom willen we goed contact met elkaar houden. We werken allemaal hard. En tijdens die contactmomenten kun je bijvoorbeeld vertellen waar je tegenaan loopt in je werk. Of je kunt juist succesverhalen delen. We gaan op verschillende manieren contact met elkaar houden:  

– Elke maandag belt jouw manager je om samen de week door te spreken.
– Elke woensdagochtend bel je met jouw team via Teams. Dit is een programma waar je met elkaar kunt videobellen. Dit programma staat maandag op je laptop.
– Iedereen krijgt een belbuddy. Wil je 1 keer in de week met elkaar bellen om te vragen hoe het gaat? In de bijlage zie je wie jouw belbuddy is. 

Komt het bellen een keer niet uit? Geen ramp! Maar laat dit van tevoren wel even aan je manager weten.

Tip 3. Gebruik duidelijke taal in jouw teksten

Moeilijke woorden en lange, wollige zinnen zorgen voor verwarring. Nog los van de inhoud. Voorkom dit door duidelijk en actief te schrijven. Bij een actieve schrijfstijl schrijf je steeds op wie iets doet.

Dus niet:
Dit wordt als overmacht gezien.

Maar:
Wij zien dit als overmacht.

Let ook op je woordgebruik. Gebruik woorden die je tijdens een gesprek gebruikt ook in jouw teksten.

Dus niet zo:
De komende weken wordt duidelijk hoe verlenging van de maatregelen bijdraagt aan het verder afvlakken van de stijging van het aantal nieuwe coronapatiënten.

Maar zo:
De verlenging van de maatregelen moet zorgen voor een verdere daling in het aantal nieuwe coronapatiënten. Dit houden wij de komende weken goed in de gaten. 

Tip 4. Wees zo transparant mogelijk

Niemand kan in de toekomst kijken. Soms kan je geen duidelijkheid geven. Wees dan zo transparant mogelijk. Laat regelmatig weten waar je mee bezig bent. Of wanneer je ergens weer op terugkomt.  Zorg dat je in onduidelijke tijden regelmatig iets laat horen. Zo voorkom je onrust.

Tip 5. Haastige spoed is ook tijdens een crisis niet goed

En dat is lastig. Want een crisissituatie vraagt om snel handelen. Maar een fout is zo gemaakt en kan vergaande gevolgen hebben. Zorg dat je op het moment van schrijven alle aandacht bij jouw boodschappen en bij de lezer hebt. En laat je teksten altijd nalezen, maar overdrijf niet! Hoe meer mensen naar je tekst kijken hoe meer meningen je krijgt. Dit kost extra tijd. En die tijd heb je in crisissituaties niet.