In onze rubriek ‘Die ene casus’ vertellen trainingsacteurs over een casus die ze altijd is bijgebleven. Die zijn namelijk superleerzaam. Voor de cursist, voor de trainingsacteur zelf en voor jou! Daarom delen we ze met je.  Je krijgt een inkijkje in de werkwijze van een trainingsacteur. En de waardevolle inzichten die dat oplevert voor het voeren van goede zakelijke gesprekken. Deze keer gaan we in gesprek met Carole van Ruitenbeek. Zij vertelt hoe de leergierigheid van een cursist zorgde voor een memorabele middag.

“Dat kan dynamischer!” Carole van Ruitenbeek is – onder meer – regisseur bij amateur theatergezelschappen. Die kennis gebruikt ze ook in haar functie als trainingsacteur en coach. “Natuurlijk maak ik er tijdens een training geen spektakel of voorstelling van. Maar ik weet wél hoe ik mij goed inleef in een situatie en personage.”

Loo van Eck schakelt de hulp van Carole onder andere in tijdens onze training Bestuurlijke sensitiviteit. Daar ontmoette Carole een vrouw die indruk op haar maakte. “Ze wilde zo graag bijleren dat ze zichzelf verrast deed staan van het resultaat. En mij ook.”

De casus: een gesprek met je meerdere

Carole: “Deze cursist was net begonnen bij een gemeente. Daar had ze regelmatig overleg met een bestuurslid. Haar meerdere dus. Dat soort gesprekken zijn altijd een beetje spannend. Helemaal als je ergens nieuw bent. En al helemaal als je gesprekspartner behoorlijk dominant is. Het bestuurslid waar deze cursist regelmatig mee in gesprek moest, zat al lang in het vak en nam niet zomaar iets van iemand aan. Het doel van de cursist was om zich hier niet te veel van aan te trekken en vol zelfvertrouwen haar zegje te doen. Ik mocht dus de rol aannemen van het dominante bestuurslid. Geen probleem! Je kunt bij mij elk gedrag ‘bestellen’ dat je wilt.”

Het gesprek: een helder verhaal, maar zonder zelfvertrouwen

“Ik vond het knap dat ze ondanks haar zenuwen en de lastige gesprekspartner – ik dus, haha – een helder verhaal wist neer te zetten”, vertelt Carole. “Dat is de kracht van oefenen. Gedachten zijn vaak warrig en door ze hardop te zeggen, komen deelnemers uit hun hoofd. Dan kunnen ze er pas iets mee.” Alleen … het doel om het zegje met zelfvertrouwen te doen, was nog niet behaald. “Ze voelde dat ze nog niet sterk in haar schoenen stond. En dat voelde ze goed aan; er zat nog een bepaalde onderdanigheid in haar houding. Dit bespraken we met haar en de rest van de groep. Want waar kwam dit toch door?”

Het advies: concentratie verleggen en lichaamshouding aanpassen

Carole: “Ik daagde haar uit om zich alleen te concentreren op haar eigen verhaal. En niet te denken: wat gaat hij hiervan vinden? Of: wat gaat hij hierop zeggen? Ook gaf ik haar tips over haar houding: ga rechtop zitten met je voeten stevig op de grond. Dan praat ik echt vanuit mijn ervaring als dramadocent. Want hoe jij je voelt, kun je sturen met je lichaamstaal. Zo kun je angst loslaten en meer bij jezelf blijven. Dan komt de boodschap uiteindelijk ook authentieker en beter over.”

Het resultaat: sterker staan en meer ‘gespreksvertrouwen’

Na het advies wordt er meestal nog een keer geoefend, zodat cursisten de kans krijgen de feedback meteen in de praktijk te brengen. Carole: “Het was prachtig om te zien hoe ze bij zichzelf bleef. En haar eigen verhaal deed. Ze keek mij helderder aan, vaster, overtuigender. Ze sprak duidelijker, stond sterker en had minder woorden nodig. Ze was zelf ook erg verrast door het resultaat. Ze had het gevoel dat ze echt dát stukje in zichzelf had aangepakt wat haar zo belemmerde in overleggen met het bestuurslid.”

Het laatste woord van Carole: gesprekken oefenen is zo waardevol

Carole: “Het is fantastisch om iemand te helpen om iets lastigs op te lossen. Zoals deze cursist die nu met meer zelfvertrouwen moeilijke gesprekken aangaat. Want wat ze leerde, komt natuurlijk niet alleen van pas in gesprekken met dat dominante bestuurslid. Door gesprekken te oefenen gaan mensen beter functioneren en meer vrijheid en gemak ervaren in hun werk. Elke keer weer vind ik het wonderbaarlijk hoe mensen zich durven open te stellen. Voor hun collega´s, voor een trainer en voor mij. Als ik ze dan op een veilige manier inzicht kan geven in hun gedrag en ik kan laten zien hoe ze daarmee de uitkomst van een gesprek kunnen veranderen, dan is mijn doel bereikt.”