Hoe goede communicatie voor meer verbinding zorgt.

Veiligheidsregio Brabant-Noord is ontzettend blij met haar vrijwilligers. “Als de beroepsbrandweer niet kan, springen de vrijwilligers in”, vertelt Katja Rijvers. Ze is specialist lerend vermogen bij Veiligheidsregio Brabant-Noord en postcommandant van de vrijwillige brandweer in Den Bosch. Als postcommandant geef je leiding aan de vrijwilligers van een post. Dat doet Katja zo´n 10 uur per week. “En vrijwilligers werken vaak ook nog ergens anders. Daardoor zie je elkaar niet vaak. Dit maakt goede communicatie extra belangrijk. Van positieve gesprekken over hoe iemand kan doorgroeien binnen de post. Tot lastige gesprekken over of dit werk wel past bij de vrijwilliger.” Bij het verbeteren van die gesprekken konden de postcommandanten wel wat hulp gebruiken. 

“We adviseerden elkaar om het moeilijke gesprek aan te gaan. Maar wisten niet goed hoe.”

Katja organiseert met enige regelmaat intervisies voor haar cluster – Brabant-Noord is verdeeld in vier clusters. “Dan bespreken we een casus. Bijvoorbeeld: hoe motiveer je collega’s? Hoe spreek je ze aan op hun gedrag of inzet? En hoe stimuleer je ze om ook eens de wagens te soppen of de kazerne op te ruimen?” Als begeleider van die intervisies liet Katja allerlei modellen los op deze casussen. “Samen kwamen we een heel eind. Alleen kwamen we toch vaak uit op dezelfde tip: ga het moeilijke gesprek aan. De logische vervolgvraag is dan natuurlijk: hoe doe je dat?” Het antwoord hadden ze niet paraat. Maar Loo van Eck gelukkig wel.

“Het leertraject werd volledig afgestemd op onze wensen.”

Katja had al vaker trainingen via Loo van Eck georganiseerd. En dat kwam nu goed uit. “Mijn vraag was namelijk ontzettend vaag: ‘Kunnen jullie over onze situatie meedenken?’ Gelukkig kende Loo van Eck onze context en werkomgeving. En konden we samen snel bepalen wat ons zou helpen in deze situatie.” 

Ook de opzet van de training was maatwerk. “Postcommandanten werken niet fulltime of op onregelmatige uren. Daardoor is het niet altijd makkelijk om elkaar op hetzelfde moment te treffen. Loo van Eck stelde daarom voor om maar 1 moment met zijn allen in te plannen. Om de theorie te bespreken. Om de gesprekken te oefenen, deelden we de groepen in tweeën. Zo waren er 2 oefenmomenten en kon ook iedereen aan bod komen.” 

“Je leert nog het meest van de oefengesprekken die je collega’s voeren.”

Al moesten die collega’s wel even op gang komen. “Werken met een trainingsacteur is best spannend. Iedereen moet zich vrij genoeg voelen om te oefenen. Daar hebben we het aan de voorkant met Loo van Eck over gehad: hoe pakken we dit goed aan? Uiteindelijk hebben we voor een goede briefing vooraf gezorgd. Zodat collega’s wisten wat ze konden verwachten. Ook hielp het dat iedereen een eigen casus kon inbrengen. Hierdoor was iedereen persoonlijk betrokken bij de oefengesprekken. En konden we daar het maximale uithalen.” 

Hoewel de casussen persoonlijk waren, loste de groep de uitdagingen samen op. “20 jaar geleden moest ik tijdens een andere gesprekstraining het hele gesprek oefenen – van begin tot eind. Dan zat je daar een half uur voor de groep. Nu deden we een stukje van het gesprek. Konden we af en toe een time-out vragen. En konden collega’s input geven of het stokje overnemen. Zo werd het echt een gezamenlijk leerproces.”

“Ik bereid gesprekken nu beter voor. En denk na over het effect dat ik wil bereiken.”

Voor Katja en haar collega’s leverde de training een hoop praktische handvatten op. “Vaak denken mensen 5 minuten van tevoren: oh ja, ik heb straks dat gesprek, maar even zien wat daaruit komt. In deze training leerden we ons beter voor te bereiden dan dat. En over de structuur na te denken. Wat is het doel van het gesprek? Wat is mijn boodschap? Wanneer vertel ik die? Hoe bouw ik dat op?”

Een andere tip die Katja niet snel zal vergeten, is: wees duidelijk. “Draai niet om de hete brij heen. Ook niet als je een lastige boodschap te vertellen hebt. Het effect is voelbaar. De ander accepteert de boodschap sneller – zonder 100.000 vragen te stellen. Want ook voor de ander is duidelijkheid fijn, zelfs in moeilijke situaties. Dat was wel echt een eye-opener.”

“We spreken nu dezelfde taal.”

Dat merkt Katja tijdens de intervisies. “We maken nu bewuste keuzes in onze gesprekken. En bespreken die met elkaar. Het helpt dat we daar nu dezelfde woorden voor gebruiken. En terug kunnen vallen op de tips uit de training. Zo vullen we elkaars rugzakje.” Daarom wil Katja dat ook de postcommandanten uit de andere clusters de training gaan volgen. Omdat het leerzaam is. En leuk. “Als de een zich kwetsbaar opstelt, doet de ander dat ook. Dat versterkt het groepsgevoel. En we hebben ook gewoon ontzettend gelachen met z’n allen die dagen.”