Beeld bij: Automobilisten en schrijvers. Vergelijkbaar?
06 februari 2024: Femke Hainja

Automobilisten en schrijvers. Vergelijkbaar?

Bijna iedere maand rijd ik van mijn woonplaats Rotterdam naar mijn moeder in Friesland. Tijdens die autoritten valt het me vaak op hoeveel verschillende type automobilisten er zijn. Als je weleens autorijdt, herken je ze ongetwijfeld. De bumperklevers. De mensen die onnodig lang links rijden. De mensen die je eerst heel snel inhalen om vervolgens net iets te langzaam voor je te gaan rijden. De voorzichtige omaatjes en opaatjes. De mensen die met een rotgang aan komen scheuren en je met een simpel lichtseintje manen om dírect aan de kant te gaan. De afsnijders. De irritaties die hierbij ontstaan, herken je ongetwijfeld ook ;-).

Verschillende types in het verkeer op de weg én in het ‘zakelijk verkeer’.

Tijdens een van mijn autoritten bedacht ik dat je niet alleen op de weg veel verschillende types tegenkomt, maar ook in het ‘zakelijk verkeer’. Denk maar eens aan de verschillende soorten teksten die je ontvangt van allerlei organisaties. De schrijvers van die teksten hebben ook allemaal verschillende stijlen. De een gebruikt een strenge toon, de ander schrijft juist met een knipoog. De een schrijft wollig en abstract, de ander is juist heel concreet. De een schrijft veel te veel op, de ander is juist iets té kort van stof. Het grappige is: je kunt verschillende rijstijlen prima vergelijken met verschillende schrijfstijlen. En net zoals die rijstijlen niet altijd fijn zijn voor medeweggebruikers, zijn die schrijfstijlen dat ook niet voor lezers …

De bumperklever

Dit is de schrijver die lezers opjaagt door constant op te schrijven wat ze allemaal móeten:

‘U moet het formulier voor <datum> opsturen’.
‘U dient binnen 14 dagen te betalen.’
‘U bent verplicht zich aan onze regels houden.’

Trap jij op het gaspedaal als iemand je opjaagt in de auto? Waarschijnlijk niet. Zo kan dit soort dwingende taal ook juist averechts werken bij (goedwillende) lezers. En ervoor zorgen dat ze hun hakken in het zand zetten. Bovendien kom je als schrijver streng over als je dit soort taal gebruikt. Terwijl veel organisaties juist ‘klantgericht’, ‘dichtbij’ en ‘persoonlijk’ willen zijn.

Tip voor de bumperklever

Schrijf de boodschap positiever op. En benoem wat het gevolg of het voordeel is als de lezer iets wel of niet doet. Een paar voorbeelden om lezers op een meer klantgerichte manier in actie te krijgen:

‘Stuurt u het formulier voor <datum> op? Dan maken wij de documenten op tijd voor u klaar.’
‘Betaalt u binnen 14 dagen? Daarmee voorkomt u een boete.’
‘Houdt u zich aan de regels? Zo kunnen we prettig met elkaar samenwonen.’

De gehaaste lichtseiner

Dit is de schrijver die teksten in alle haast schrijft. Die gelijk driftig begint te tikken zonder daarbij oog voor de lezer te hebben. De schrijver schrijft hierdoor vooral dingen op die hij of zij wil vertellen. Terwijl dat vaak helemaal niet is wat de lezer wil weten. Het gevolg? Een tekst met daarin informatie waar de lezer niks aan heeft en waarin informatie mist waarop de lezer juist wél zit te wachten.

Tip voor de gehaaste lichtseiner

Denk na! Nog voordat je ook maar een letter op papier zet. Over welke vragen je lezer allemaal heeft. Díe vragen beantwoord je vervolgens in je tekst. In een volgorde die logisch is voor de lezer. Wil je je lezers bijvoorbeeld informeren over geplande werkzaamheden in hun straat? Dan kunnen dit vragen zijn die je lezers hebben (en die je dus in je tekst beantwoordt):

Wat voor werkzaamheden zijn het?
Waar worden de werkzaamheden precies gedaan?
Wanneer worden de werkzaamheden uitgevoerd?
Waarom zijn de werkzaamheden nodig?
Hoeveel last ga ik van de werkzaamheden krijgen?
Moet ik nog rekening houden met andere dingen?

De onnodige linksrijder

Dit is de schrijver die de lezer onnodig ophoudt tijdens het lezen. Doordat de schrijver allemaal overbodige informatie opschrijft. En belangrijke boodschappen ‘verstopt’ door ze op onlogische plekken in de tekst te zetten:

‘Afgelopen week heb ik <oneindige beschrijving van werkzaamheden>. Daarover hebben we al vaker contact gehad <oneindige beschrijving van het mailverkeer en het benoemen van het kenmerk dat het mailverkeer intern heeft>. Na het opvragen van een onderzoek van de GGD <gedetailleerde omschrijving van het onderzoek> zijn we tot de volgende conclusie gekomen over uw aanvraag: ‘U krijgt geen parkeervergunning.’

In deze tekst moet de lezer lang zoeken naar de belangrijkste boodschap: krijg ik wel of niet een vergunning? En waarom wel of niet? Die informatie staat namelijk helemaal onderaan. En er staat een heleboel overbodige informatie over het gedachtenproces van de schrijver boven. De brief kost de lezer daardoor onnodig veel tijd om te lezen. En de structuur zorgt ervoor dat hij of zij gemakkelijk belangrijke informatie kan missen.

Tip voor de onnodige linksrijder

Schrap alle overbodige informatie. En bouw je tekst op als piramide. Daarmee bedoel ik: zet de meest belangrijke informatie voor de lezer bovenaan in je tekst. Net na de inleiding. In dit geval laat je de lezer na een korte inleiding dus direct weten dat hij of zij geen vergunning krijgt. Vervolgens vertel je wat jij als schrijver nog moet vertellen. Dit is vaak de onderbouwing en argumentatie. En tot slot kun je eindigen met wat je nog wilt vertellen. Denk aan service bieden, adviseren en meedenken. Een voorbeeld:

‘U vroeg een parkeervergunning aan voor <locatie>. Wij hebben uw aanvraag beoordeeld. In deze brief leest u ons antwoord.

U krijgt helaas geen parkeervergunning (belangrijkste boodschap). U bent namelijk nog in staat om 100 meter te lopen (argument). Dat blijkt uit de gezondheidstest die de GGD op 15 januari bij u heeft afgenomen (onderbouwing).

Er is wel een parkeerterrein in de buurt van uw huis waar u gratis kunt parkeren: <locatie>. Misschien kunt u uw auto daar parkeren (meedenken)?’

Het voorzichtige omaatje of opaatje

Dit is de schrijver die voorzichtig en abstract schrijft. En die vaak de lijdende vormen ‘worden’ en ‘zijn’ gebruikt.

‘De gegevens worden naar de bank gestuurd.’
‘Er moet betaald worden binnen 6 weken na dagtekening van deze brief.’
‘Er is een verwijsbrief van de huisarts nodig.’

Lijdende vormen en abstract taalgebruik zorgen voor verwarring. Het is niet duidelijk wie wat doet. Daardoor kunnen lezers een boodschap gemakkelijk verkeerd interpreteren, waardoor er dingen misgaan. Want wie stuurt de gegevens naar de bank: de lezer of de schrijver? Om welke gegevens gaat het? Wie moet er betalen en voor wanneer precies? En wie gaat achter die verwijsbrief aan en wat moet er precies mee gebeuren? Dat blijft onduidelijk. Bovendien zorgen lijdende vormen ervoor dat een tekst niet persoonlijk is, terwijl veel organisaties dat juist wel willen zijn.

Tip voor het voorzichtige opaatje of omaatje

Schrijf actief en concreet. Zodat het voor lezers meteen duidelijk is wie wat doet. En ze daar niet naar hoeven te gissen of moeten bellen/mailen voor meer informatie. Hiermee vergroot je ook de kans dat de lezer in actie komt.

Niet:      ‘De gegevens worden naar de bank doorgestuurd.’
Maar:    ‘Stuurt u deze gegevens naar uw bank:

    • Een kopie van uw meest recente jaaropgave.
    • Een kopie van uw meest recente salarisstrook.
    • Een kopie van uw paspoort.’

Niet:      ‘Er moet betaald worden binnen 6 weken na dagtekening van deze brief’.
Maar:    ‘Betaalt u voor <datum>?’

Niet:      ‘Er is een verwijsbrief van de huisarts nodig.’
Maar:    ‘Wij hebben een verwijsbrief van uw huisarts nodig. Neemt u die mee tijdens onze afspraak op <datum>?’

De afsnijder

Dit is de schrijver die té kort door de bocht schrijft door de lezer geen complete informatie te geven. Waardoor de lezer zelf nog dingen moet uitzoeken of contact moet opnemen voor meer informatie. De schrijver vraagt de lezer bijvoorbeeld om in actie te komen. Maar laat de lezer niet weten hoe hij of zij dit het beste kan doen. Het gevolg? De drempel tot actie wordt hoger, de lezer gaat bellen of mailen met vragen en er ontstaan irritaties.

Tip voor de afsnijder

Maak het je lezers gemakkelijk. Zorg ervoor dat de informatie die ze nodig hebben ook echt (op de goede plek) in je tekst staat. Vraag je je lezer bijvoorbeeld om een bedrag over te maken? Vermeld dan alles wat hij of zij nodig heeft om dit te doen: het bedrag, voor welke datum de lezer dit moet overmaken, op welk rekeningnummer, met welk kenmerk. Maak je een afspraak met de lezer? Vertel dan precies waar de lezer moet zijn, op welke tijd, wat hij of zij moet meenemen en of er kosten aan verbonden zitten.

 

Zit je binnenkort weer in de auto of achter je laptop? Dan hoop ik dat je niet te veel bumperklevers, lichtseiners of afsnijders tegenkomt! En dat je ook een beetje let op je eigen gedrag in het (zakelijk) verkeer ;-).

 

Wil je duidelijker leren schrijven?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Blijf op de hoogte van de laatste blogs en beste schrijf- en spreektechnieken.

    Ja, ik ga akkoord met hetprivacybeleid

    Gerelateerde blogs

    Opinieonderzoek schriftelijke communicatie

    Opinieonderzoek schriftelijke communicatie: fouten kosten tijd en geld

    Lees meer pijltje
    Foto bij opinieonderzoek schriftelijke communicatie

    AllesoverHR en SYNC: opinieonderzoek schriftelijke communicatie

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Wat vinden werknemers van de communicatie van hun organisatie

    Wat vinden werknemers van de communicatie van hun organisatie?

    Lees meer pijltje

    Meer informatie?

    Bel of mail ons gerust. Wij helpen je graag verder.

    Lars van der Kaag

    Meer blogs over duidelijk schrijven

    Beeld bij: Hoe schrijf je een klantgerichte brief? Denk na!

    Waarom heldere taal de komende jaren steeds belangrijker wordt

    Heldere taal als reparatiemiddel voor de giftige cocktail van het laatste decennium.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: een doeltreffende en lezersgerichte opbouw van je brief

    Een doeltreffende en lezersgerichte opbouw van je brief

    Wat is de juiste opbouw van een brief? Lees hoe je een lezersgerichte inleiding, kern en slot schrijft. En zo je gewenst doel bereikt.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: 5 schrijftips voor aantrekkelijke teksten in begrijpelijke taal

    5 schrijftips voor aantrekkelijke teksten in begrijpelijke taal

    Iedereen wil begrijpelijke taal. Maar worden de teksten dan niet saai? 5 tips om begrijpelijk én aantrekkelijk te schrijven.

    Lees meer pijltje

    Recente blogs

    Beeld bij: Gratis whitepaper Zakelijke gesprekken voeren

    Gratis whitepaper Zakelijke gesprekken voeren

    Hoe voer je een effectief zakelijk gesprek? In deze whitepaper lees je tips over verschillende soorten zakelijke gesprekken.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: een boeiend artikel schrijven

    Dit is het beste artikel dat je ooit hebt gelezen

    Hoe schrijf je een boeiend artikel? Lees onze tips om te zorgen dat zoveel mogelijk mensen je tekst lezen.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Iemand interviewen? Lees eerst deze 14 tips

    Iemand interviewen? Lees eerst deze 14 tips!

    Ga je iemand interviewen en kun je nog wel wat hulp gebruiken? Lees onze 14 interviewtips!

    Lees meer pijltje