Jullie organisatie gebruikt AI bij het schrijven van teksten. Want jullie willen sneller én beter schrijven. En daarvoor is AI het perfecte hulpmiddel. Maar dit werkt alleen als alle medewerkers AI goed gebruiken. En dat is een uitdaging!

Frustraties bij het schrijven met AI

De organisaties die wij helpen bij het schrijven met AI, roepen onze hulp in omdat ze 1 van deze 2 frustraties hebben:

1. Ze zijn veel tijd kwijt om AI-teksten iedere keer weer te verbeteren. Vaak telkens op dezelfde punten.
2. Collega’s schrijven teksten met AI die totaal niet uitstralen wat de organisatie wil uitstralen.

Vaak ook beide. Het doel, sneller en beter schrijven, halen ze zo niet.

Gelukkig is er een oplossing: AI-skills.

Een AI-skill is een vaste set instructies die jullie AI-tool automatisch gebruikt op het moment dat iemand met de tool gaat schrijven. In deze blog leggen we uit wat een AI-skill is, hoe skills jouw organisatie helpen bij het maken van heldere teksten in jullie unieke stijl en wat er nodig is om een goede AI-skill te bouwen.

AI-skills in het kort:

• Een AI-skill is een set instructies die een AI-tool automatisch inzet wanneer dat relevant is.
• Een AI-skill is er altijd en ondersteunt alle gebruikers van de AI-tool automatisch.
• Je maakt AI-skills per tekstsoort of per doel (bijvoorbeeld schrijven op taalniveau B1).
• AI-skills kunnen met elkaar samenwerken aan dezelfde tekst.
• Voor AI-skills die zorgen voor teksten die echt passen bij jullie organisatie zijn duidelijke schrijfafspraken cruciaal.

Een AI-skill is een instructie die jullie AI-tool automatisch toepast zodra de opdracht daarom vraagt.

In een AI-skill staat bijvoorbeeld jullie tone-of-voice, taalniveau, opbouw per tekstsoort en de specifieke woorden die jullie wel en niet gebruiken. Zodra een collega jullie AI-tool opent en de opdracht geeft een brief (of andere tekst) te schrijven, pakt de AI-tool de ‘schrijfstijl-skill’ erbij en past alle instructies toe.

Collega’s hoeven jullie schrijfafspraken niet langer zelf mee te geven in hun prompts.

Met een goede skill zitten al jullie tekstwensen in de tool zelf. Waardoor alle teksten die de tool maakt daadwerkelijk klinken als jullie teksten. Van een mail naar een klant tot een MT-voorstel.

Als jullie schrijfstijl verandert, dan pas je de AI-skill aan.

Daarna werkt iedereen automatisch met de nieuwe skill. Geen last meer van oude, rondslingerende schrijfafspraken dus!

Een AI-skill is er altijd.

Wachtend op de achtergrond tot hij in actie moet komen. En dat doet hij alleen op relevante momenten. Heb je dus bijvoorbeeld een ‘schrijfstijl-skill’ ingericht en vraagt je collega in de chatbox van jullie AI-tool om een e-mail te schrijven? Dan pakt de tool automatisch de ‘schrijfstijl-skill’ erbij en past alle instructies die daarin staan toe. Zonder dat je hiervoor iets hoeft te doen.

AI-skills werken bovendien feilloos met elkaar samen. Heb je een ‘huisstijl-skill’ een ‘adviesnota-skill’ en een ‘taalniveau B1-skill’ ingericht? Dan neemt jullie AI-tool die alle 3 mee zodra een collega jullie tool de opdracht geeft ‘een adviesnota’ te schrijven.

Een AI-skill is vooral handig voor herhalende taken met een duidelijke kwaliteitseis.

Hieronder geven we 6 voorbeelden van communicatietaken waarbij een goede skill zorgt voor een veel beter eindresultaat.

1. Een AI-skill voor notulen
   De skill zorgt ervoor dat besluiten, actiepunten en verantwoordelijken altijd op dezelfde plek staan en in dezelfde volgorde. Je collega plakt zijn aantekeningen of het transcript van een vergadering in jullie AI-tool en krijgt notulen terug die iedereen in de organisatie herkent.
2. Een AI-skill voor brieven
   De skill zet de kernboodschap vooraan, houdt de brief op 1 pagina en zorgt voor heldere koppen. Jargon dat jullie niet in jullie brieven willen, filtert de skill eruit. Jullie klinken zoals jullie willen klinken. Professioneel, informeel, behulpzaam of vriendelijk. Net wat past bij jullie kernwaarden en uitstraling.
3. Een AI-skill voor e-mails
   De skill herkent het verschil tussen een interne en een externe mail en past aanhef, toon en afsluiting daarop aan. Handig bij een mail met slecht nieuws bijvoorbeeld, waar de toon precies goed moet zijn.
4. Een AI-skill voor adviesnota’s en raadsvoorstellen
   De skill zorgt voor goede, overtuigende en heldere adviezen. Precies volgens jullie eigen format.
5. Een AI-skill voor socialmediaberichten
   De skill zorgt per kanaal voor passende teksten. Wat betreft lengte, toon en stijl. Zodat jullie uitstralen wat jullie willen uitstralen. De skill houdt rekening met de laatste trends en richtlijnen voor maximale engagement en bereik.
6. Een AI-skill voor begrijpelijke taal op B1-niveau
   Deze skill (her)schrijft elke tekst naar taalniveau B1: korte zinnen, actieve werkwoorden, alledaagse woorden in plaats van beleidstaal. Hij vervangt ‘middels’ door ‘met’, knipt zinnen van dertig woorden op en signaleert de vaktermen die je lezer niet kent.

Een goede AI-skill bouw je in 5 stappen.

Stap 1 – Kies de tekstsoort.

Ga je voor het eerst een AI-skill maken? Kies dan voor een tekstsoort die jullie vaak schrijven. Of voor een tekstsoort waar het nu vaak misgaat.

Stap 2 – Leg vast hoe jullie schrijven.

Toon, taalniveau, opbouw, woordkeuze. Over alles moet je vooraf goed nadenken. Heb je een schrijfwijzer? Dan ligt er een basis. Zo niet, dan vereist deze stap nog het nodige denkwerk.

Stap 3 – Voeg voorbeelden toe.

Geef 2 of 3 goede teksten waar jullie trots op zijn mee aan de skill. Op basis daarvan kan jullie AI-tool heel goed bepalen waar jullie teksten aan moeten voldoen.

Stap 4 – Voeg gedrag toe.

Dat klinkt een beetje gek, maar je kunt de skill meegeven hoe hij zich moet gedragen. Is die heel streng en principieel in het toepassen van alle instructies of is er ruimte voor creativiteit en flexibiliteit? Moet de skill steeds uitgebreide uitleg geven bij keuzes of juist niet? Dit soort gedrag kun je vooraf instellen.

Stap 5 – Test de skill.

Schrijf met behulp van de skill bijvoorbeeld een aantal brieven die jullie vorige week de deur uit hebben gedaan. En die jullie zelf, volgens jullie eigen kwaliteitseisen en schrijfafspraken, hebben geschreven. Vergelijk de verzonden, zelf geschreven brieven met de AI-brieven. Zijn de AI-brieven goed genoeg? Zo goed als verzendklaar? Zo niet, pas de skill dan verder aan tot het goed is.

Voordat je een AI-skill gaat maken, is het belangrijk te controleren of jullie AI-tool (of abonnement) deze functie ondersteunt. De stand van zaken in augustus 2026 is:

• Microsoft Copilot. Microsoft rolt skills stapsgewijs uit per app. In Excel kunnen teams eigen skills maken voor terugkerende analyse- en rapportagetaken. En in PowerPoint voor terugkerende presentatietaken
• Claude (Anthropic). Hier werken AI-skills volledig. Een organisatie-eigenaar uploadt 1 bestand en dat staat direct klaar voor alle gebruikers in de organisatie.
• ChatGPT (OpenAI). OpenAI lanceerde Skills in juli 2026 voor de abonnementen Business, Enterprise, Healthcare en Edu. Let op: de functie staat standaard uit, dus ook op een geschikt abonnement ziet niemand hem tot een beheerder hem aanzet.
• Gemini (Google). Google gebruikt het woord skill voor iets anders: opgeslagen prompts in de Chrome-zijbalk die je aanroept met een slash. Gemini in Chrome is bovendien nog niet beschikbaar in de EU.

Het belangrijkste: begin bij jullie schrijfstijl, niet bij de techniek.

De valkuil bij het maken van goede skills voor het schrijven van teksten zit ‘m met name in stap 2. Als jullie schrijfstijl, jullie kernwaarden, jullie DNA niet nauwkeurig in de skill zit, dan slaat die structureel de plank mis. Dat wil je voorkomen! Heldere schrijfafspraken zijn dan ook een voorwaarde voor het maken van een AI-skill die:

• jullie helpt bij het schrijven van uniforme teksten die écht passen bij jullie organisatie;
• ervoor zorgt dat jullie niet keer op keer dezelfde dingen in AI-teksten moeten verbeteren.

Die schrijfafspraken moeten bovendien zo worden vastgelegd dat een AI-model ze gemakkelijk herkent en foutloos toepast. Dat vergt de nodige kennis van taal. Niet van techniek.

Wat is het verschil tussen AI-skills en AI-agents?

Een AI-agent moet je zien als een assistent die heel goed is in 1 specifieke taak. En het uitvoeren van die taak gaat altijd volgens dezelfde route. Richt je een AI-agent om jullie te helpen bij het schrijven van goede nieuwsartikelen? Dan is dat ook de enige taak waarvoor je die agent inzet. Je kiest hem dus vooraf bewust uit en gaat aan de slag. Stap voor stap helpt de agent je dan bij het schrijven van een goed artikel. Daarbij kan een AI-agent gebruikmaken van een AI-skill voor bijvoorbeeld de tone-of-voice van je organisatie als die er is.

Benieuwd wat een agent in de praktijk oplevert?
Bij Gemeente Nederweert gebruiken ze een AI-agent als schrijfcoach bij het maken van raads- en collegevoorstellen.

Laat je collega’s zich focussen op de inhoud.

Want daar maken ze met hun expertise het verschil. Daar besteden ze ook graag hun tijd aan. Niet aan de lengte van zinnen, de structuur of de tone-of-voice van een tekst. Daarvoor schakel je onze experts in. Onze tekstschrijvers weten als geen ander hoe ze jullie unieke toon en stijl vastleggen in een AI-proof schrijfwijzer. En ze zijn gespecialiseerd om op basis daarvan maatwerk AI-agents en AI-skills te maken die jouw organisatie écht goede teksten opleveren.