‘Wij gaan ervan uit u hiermee van dienst te zijn geweest.’
‘Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.’
‘Hopende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.’
‘In afwachting van uw reactie.’

Dit soort clichézinnen ben je vast weleens tegengekomen in het slot van een zakelijke e-mail of brief. En misschien gebruik je ze zelf stiekem ook zo nu en dan? Maar wat voor gevoel krijg je als je die zinnen leest? Voor mij voelt het een beetje alsof de schrijver ‘de deur dichtgooit’. Alsof ik als lezer vooral geen vragen meer moet stellen. Bovendien vind ik de zinnen ouderwets en totaal niet persoonlijk. Terwijl dat vaak helemaal niet is wat een schrijver wil uitstralen.

Het slot van een e-mail of brief heeft een belangrijke functie.

Het slot is het laatste wat een lezer leest. En het bepaalt dus voor een groot deel de laatste indruk die je als schrijver achterlaat bij je lezer. Ga jij een zakelijke e-mail of een zakelijke brief schrijven? En wil jij ‘de deur voor je lezers openzetten’ met een vriendelijk en uitnodigend slot? Vermijd dan clichézinnen en lees de tips in dit artikel!

Vermeld altijd op welke manier een lezer contact met je kan opnemen.

In ieder slot van een e-mail of brief is het belangrijk om aan de lezer te laten weten hoe hij of zij contact met je kan opnemen voor vragen. Je geeft dus minimaal je contactgegevens. Verder kun je je slot nog aanvullen door een korte samenvatting van je brief of e-mail te geven. Of door de emotie te benoemen die je zelf voelt of die je verwacht bij je lezer.

Optie 1: je brief of e-mail afsluiten met een korte samenvatting.

Schrijf je een lange e-mail of brief? Dan is het slim om aan het einde nog even een korte samenvatting te geven. Dit zijn de stappen voor een duidelijk slot:

Stap 1. Geef een terugblik waarin je kort samenvat wat je hebt verteld in je brief of e-mail.
Stap 2. Nodig de lezer uit om contact op te nemen als hij of zij nog vragen heeft.

Bel of mail mij gerust als u nog vragen heeft.
In deze e-mail las u welke gegevens wij van u nodig hebben. En hoe u die het beste kunt doorgeven. Heeft u daar nog vragen over? Bel of mail mij dan gerust. Ik help u graag verder. U bereikt mij via of <telefoonnummer> of <e-mailadres>.  

Optie 2: je brief of e-mail afsluiten door emotie te benoemen.

Heb je een negatieve boodschap voor de lezer of wil je je e-mail of brief nog net wat persoonlijker maken? Dan kun je ervoor kiezen om de emotie die je bij je lezer verwacht of die je zelf hebt te benoemen. Dit zijn de stappen voor een duidelijk en begripvol slot:

Stap 1. Benoem de emotie die je bij de lezer verwacht of die je zelf hebt.
Stap 2. Nodig de lezer uit om contact op te nemen als hij of zij nog vragen heeft.

Bel of mail mij gerust als u nog vragen heeft.
Ik kan me voorstellen dat dit niet het antwoord is waarop u hoopte. Ik hoop dat ik u met mijn uitleg wel een goed inzicht heb gegeven in de redenen van ons besluit. Heeft u hier toch nog vragen over? Bel of mail mij dan gerust via <telefoonnummer> of  <e-mailadres>.

Optie 3: je brief of e-mail afsluiten door samen te vatten én emotie te benoemen.

Natuurlijk kun je in je brief of e-mail ook een samenvatting geven en emoties benoemen. Dit zijn dan de stappen voor je slot (stap 1 en 2 kun je ook omwisselen):

Stap 1. Geef een terugblik waarin je kort samenvat wat je hebt verteld in je brief of e-mail.
Stap 2. Benoem de emotie die je bij je lezer verwacht of die je zelf hebt.
Stap 3. Nodig de lezer uit om contact op te nemen als hij of zij nog vragen heeft.

Bel of mail gerust als u nog vragen heeft.
In deze brief las u waarom u geen vergunning krijgt voor uw evenement. Ik kan me voorstellen dat dit niet het antwoord is waarop u hoopte. Heeft u nog vragen over ons besluit? Bel of mail mij dan gerust via<telefoonnummer> of <e-mailadres>.

Voeg een persoonlijke uitsmijter toe!

Om je e-mail of brief nog wat persoonlijker te maken, kun je na het slot nog 1 afsluitende zin schrijven. Denk hierbij aan zinnen als:

‘Ik wens u een fijne vakantie.’
‘Fijne feestdagen!’
‘Veel succes met de verbouwing.’
‘Ik wens u veel sterkte.’
‘Veel plezier in uw nieuwe woning.’