Het kan echt: een adviesrapport waarmee je de lezer in 30 seconden overtuigt. In deze blog lees je hoe je zo’n advies schrijft.

De lezer overtuigen dat je een geweldige, geniale oplossing voor een probleem weet. Dat is in het kort het doel van een adviesrapport. Dit betekent dat je in een adviesrapport uiteraard de argumenten moet zetten die je advies onderbouwen. Verder wil de lezer ook merken dat je goed over het probleem hebt nagedacht. En hij wil zowel je advies als je argumenten snel kunnen begrijpen. In deze blog lees je hoe je daarvoor zorgt.

Wat is een adviesrapport?

In een adviesrapport vertel je de lezer wat hij of zij het beste kan doen of beslissen en waarom. De doelgroep is vaak de directie, het bestuur, het management, de raad of het college. Maar ook externe opdrachtgevers vragen soms een adviesrapport van je. In al die gevallen verwachten de lezers een duidelijke oplossing voor een probleem van je. Die oplossing is je advies. En ze willen weten waarom jouw oplossing werkt. Dat zijn je argumenten.

De plek in de beleidscirkel

Een informatiememo, onderzoeksrapport, discussienota, adviesrapport, plan van aanpak, voortgangsrapportage, evaluatieverslag; al deze rapporten hebben hun eigen plek in de beleidscirkel. Wanneer je deze plek goed in het oog houdt, vermijd je gelijk een belangrijke valkuil waarin veel schrijvers van een adviesrapport stappen: ze geven te veel achtergrondinformatie, geven meerdere adviezen met als doel een discussie los te maken of bedenken in hun enthousiasme alvast tot in detail een plan van aanpak.

Adviseren in 30 seconden

Als je de plek in de beleidscirkel niet goed in de gaten houdt, is je adviesrapport voor je het weet helemaal niet zo overtuigend meer. Omdat oude discussies weer oplaaien. Of omdat er twijfels ontstaan over allerlei details in de aanpak die je voorstelt. Bovendien wordt je adviesrapport op die manier al snel onnodig dik. En op dikke adviesrapporten zit niemand te wachten. Daarom hebben we al heel veel beleidsadviseurs getraind in het schrijven van rapporten waarmee de beslisser binnen 30 seconden weet wat het advies is én waarom dat het advies is. Het toverwoord is structuur.

De opbouw van een adviesrapport

Wil je weten hoe je een adviesrapport opbouwt? Denk dan vooral eens aan de lezer waarvoor je schrijft. Op welke vragen wil hij graag een antwoord? In ieder geval deze:

1. Waarom krijg ik dit advies?
2. Wat is het advies?
3. Wat zijn de argumenten voor?
4. Wat zijn de argumenten tegen?

Kies voor de piramidevorm

Zoals je ziet, adviseren we je om na een korte inleiding (waarom dit advies?), gelijk je advies te geven. Voor jou als schrijver van het rapport, voelt dat in eerste instantie misschien wat vreemd aan. Zelf heb je immers eerst onderzoek gedaan, daarna verschillende oplossingen tegen elkaar afgewogen en pas toen ben je tot een conclusie gekomen. Is het niet logischer de lezer mee te nemen in die chronologische volgorde van je werkzaamheden?

Leesbehoefte: eerst het advies dan de argumenten

Het antwoord is ‘nee’. Want als je je rapport op die manier opbouwt, is het voor de lezer veel lastiger je verhaal te volgen. Terwijl hij al jouw denkwerk doorploegt, zal hij zich namelijk vooral ongeduldig afvragen wat je conclusie gaat zijn. Hij is immers het meest benieuwd naar je advies. Pas als hij dat weet, ontstaat er ruimte in zijn hoofd voor je argumenten. Bovendien kan hij die argumenten dan ook beter plaatsen.

Hoofdzaken en bijzaken

Verder is het van belang dat je hoofd- en bijzaken weet te scheiden in een adviesrapport. Er zijn immers maar weinig lezers die je overtuigt door detail op detail te stapelen. Juist met een heldere, bondige formulering kom je krachtig over. Houd het in je adviesrapport of beleidsadvies daarom bij de hoofdlijnen. Vermoed je dat een aantal van je lezers echte dossiervreters zijn? Of wil je hoe dan ook compleet zijn? Voeg dan eerder gemaakte onderzoeksrapporten en discussienota’s toe als bijlagen.

1. Inleiding adviesrapport: waarom dit advies?

Hoewel je je advies zo snel mogelijk vertelt in een adviesrapport, is het voor de lezer wel fijn een kleine inleiding te krijgen. In die inleiding ga je in op de context van je advies. Wat is de reden dat de lezer je advies ontvangt? Dat kan bijvoorbeeld de invoering van een nieuwe wet zijn. Of een eerder genomen besluit. Maar bijvoorbeeld ook de vraag van de lezer zelf voor een oplossing van een probleem.

Maak het zo concreet mogelijk

Vermeld zoveel mogelijk concrete cijfers, namen, wetten, data, etc. Dus liever niet: ‘Veel mensen vinden onze dienstverlening onder de maat’. Maar: ‘81% van de ondervraagde klanten wil onze klantenservice niet alleen kunnen mailen, maar ook kunnen bellen.’ Concrete gegevens zijn belangrijk om het probleem of aanleiding van het advies duidelijk te maken en te voorkomen dat er discussie ontstaat over bijvoorbeeld de vraag of er überhaupt wel een probleem is.

Houd het kort

Houd het verder zo kort mogelijk. In bijna alle gevallen zal de lezer het probleem al kennen, omdat het eerder in de beleidscirkel (evaluatie, informatie, discussie) al aan de orde is geweest. Die stappen uit het proces wil je niet overdoen. Je wilt alleen even het geheugen van de lezer opfrissen. En je wilt verder in de inleiding niet vooruitlopen. Niet op je advies en argumenten, dus houd die nog even voor je. En niet op de volgende fase in de beleidscirkel, dus bewaar dat geweldige implementatieplan nog even totdat er een besluit is genomen.

Inleiding:
Vorig jaar is de reistijd van onze medewerkers met 60% toegenomen. De gemiddelde reistijd voor woon-werkverkeer is nu drie kwartier enkele reis. De gemiddelde reistijd naar een afspraak is zelfs 1,5 uur. Verder bleek uit het personeelsonderzoek dat 72% van onze medewerkers moeite heeft privé en werk goed te combineren. Juist de lange reistijd heeft daar volgens de ondervraagden veel mee te maken. 48% van onze medewerkers heeft weleens een ouderavond, belangrijke wedstrijd of optreden van een kind gemist, doordat hij of zij nog in de file stond of doordat het openbaar vervoer niet reed.

2. De kern van het adviesrapport: wat is het advies?

In de kern van je adviesrapport schrijf je de beslispunten op. Oftewel: waar moet de beslisser volgens jou ‘ja’ tegen zeggen. Noem ook duidelijk de zaken waartegen de beslisser dan indirect ook ‘ja’ zegt. Denk bijvoorbeeld aan de kosten. Of aan de aanschaf van software die nodig is. Of aan processen die in gang gezet moeten worden.

Maak je advies zo overzichtelijk mogelijk

Als je meerdere beslissingen voorlegt, is het vaak overzichtelijker als je je voorstellen nummert. Dan kun je eventueel ook hoofd- en subvoorstellen onderscheiden. Kijk maar:

Het advies:
1. Thuiswerken meer te faciliteren
2. Budget voor thuiswerkplekken beschikbaar te stellen
   a. Hiervoor per medewerker € 950,- beschikbaar te stellen
3. Betere software en apparatuur voor online vergaderen aan te schaffen
   a. Voor de aanschaf € 25.000,- beschikbaar te stellen
   b. Medewerkers trainen met die nieuwe software en apparatuur te werken
        i. Voor deze training € 5.000,- beschikbaar te stellen

Alle beslispunten op een rij

Op deze manier ziet de lezer snel waartegen hij allemaal ‘ja’ of ‘nee’ mag zeggen. Bovendien kun je zo gemakkelijk op onderdelen tot een andere beslissing komen. Bijvoorbeeld door wel ‘ja’ te zeggen tegen thuiswerkplekken, maar het bedrag hiervoor aan te passen. Als je dit niet duidelijk splitst, loop je het risico dat een discussie over wel of geen budget voor thuiswerkplekken wordt vervuild door de discussie over de hoogte ervan.

3. De argumenten in een adviesrapport: Waarom ‘ja’ zeggen tegen jouw advies?

Nadat je je advies hebt gegeven, is het tijd om de lezer duidelijk te maken waarom je advies luidt zoals het luidt. Je geeft je argumenten en vertelt daarmee aan de beslisser waarom hij ‘ja’ tegen jouw oplossing moet zeggen. Bij ieder argument geef je een korte toelichting zodat de lezer merkt dat je je huiswerk goed hebt gedaan. Houd het wel helder en bondig. Zoals ik al eerder aangaf: in de bijlagen kun je veel details kwijt, bijvoorbeeld door allerlei eerdere onderzoeksrapporten mee te sturen.

De argumenten:
1.1: Thuiswerken kan een flinke tijdsbesparing zijn voor medewerkers.
        Als medewerkers thuis kunnen werken, hebben ze op de dagen dat ze daarvoor kiezen geen reistijd naar kantoor meer.
2.1: Goede arbeidsomstandigheden zijn belangrijk, ook als je thuiswerkt.
        Niet iedereen heeft een goed bureau, stoel of andere apparatuur thuis om op een gezonde manier te kunnen werken. Het is onze plicht als werkgever om te zorgen voor goede arbeidsomstandigheden.
3.1: ….

Je argumenten zijn de ‘want’

Als je goed kijkt naar de manier waarop ik de argumenten heb geformuleerd, dan zie je dat je tussen ieder advies en een argument het woordje ‘want’ kunt zetten. Als je die opzet aanhoudt, kan de beslisser de punten logisch met elkaar verbinden. Een bijkomend voordeel is dat het je dwingt goed na te denken over de manier waarop je je argumenten opschrijft. Het helpt je scherp, kort en bondig te formuleren.

4. De kanttekeningen in een adviesrapport: wat zijn de bedenkingen tegen je advies?

Vermoed je dat de beslisser zich ondanks je overtuigende argumenten toch nog zorgen maakt over je advies. Dan kun je daar bij de kanttekeningen aandacht aan besteden. Benoem de mogelijke argumenten tegen je advies. En neutraliseer ze zoveel mogelijk. Dat kan door ze te weerleggen of te laten zien dat het om acceptabele en beheersbare risico’s gaat.

De kanttekeningen:
1. Thuiswerken kan erg belastend zijn voor medewerkers.
    Niet iedereen heeft thuis een goede ruimte om aandachtig te kunnen werken. Verder weten we dat door thuis te werken, privé en werk te veel door elkaar kunnen gaan lopen. Mensen zijn dan ’s avonds laat nog aan het werk. Of kunnen psychisch moeilijker afschakelen. Van belang is dan ook dat we thuiswerken mogelijk maken, maar niet verplichten. Voor medewerkers die liever naar kantoor komen, is er voldoende ruimte.

Je kanttekeningen zijn de ‘maar’

Waren je argumenten de ‘want’ bij een beslispunt, de kanttekeningen zijn de ‘maar’. Ook nu geldt weer dat als je die opzet aanhoudt, de beslisser de punten logisch met elkaar kan verbinden. En deze opzet dwingt je ook nu weer goed na te denken over de manier waarop je je kanttekeningen opschrijft. Dat lijken me goede redenen om deze tip op te volgen.

Het vervolg in een adviesrapport: wat gebeurt er als je advies wordt opgevolgd?

Zoals ik eerder al heb gezegd, een adviesrapport is geen implementatieplan of plan van aanpak. Toch wil je soms misschien kort iets zeggen over het vervolg. Zodat de lezer een globaal idee krijgt wat, wanneer gaat gebeuren. Al is het maar om te weten of je advies morgen al in de praktijk gebracht kan worden of dat er eerst allerlei procedures doorlopen moeten worden. Ook als er van de beslissers zelf acties verlangd worden na het overnemen van je advies, is het goed dit in hoofdlijnen alvast te vermelden.

Let op: geen beslispunten meer

Voorkom wel dat je bij het vervolg stiekem nog allerlei beslispunten opneemt. Beslist je organisatie bijvoorbeeld thuiswerken meer te faciliteren, dan moet daarover gecommuniceerd worden met de medewerkers. Dit kun je prima bij het vervolg melden. Maar maak nog niet een keuze tussen bijvoorbeeld een e-mail, nieuwsbrief, kick-off middag, zeepkistsessie of welke opties er nog meer zijn. Wil je wel dat hiertussen al een keuze wordt gemaakt? Dan hoort je advies daarover bij de beslispunten. Je kunt bij die beslispunten uiteraard ook opnemen dat de afdeling communicatie dit verder regelt.

Je taalgebruik in een adviesrapport

Tot slot nog iets over je taalgebruik in een adviesrapport. Helaas hebben de schrijvers ervan nogal eens de neiging te kiezen voor lange zinnen, wollige abstracte termen en veel jargon. Dit als automatisme of omdat ze bang zijn anders niet serieus genomen te worden. Maar het effect is dat je advies lastiger te volgen is. En daarmee verkleint je kans dat je de lezer overtuigt. Schrijf daarom liever zo concreet en helder mogelijk. Vermijd zoveel mogelijk woorden als zouden, kunnen, worden, hopen, willen en zullen. Die maken je advies minder krachtig. En ook afkortingen gebruik je beter niet. Voor je het weet denkt de lezer dat er iets anders staat dan je bedoelde.