5 tips om doelgerichte rapporten te schrijven
30 januari 2023: Loo van Eck

5 tips om doelgerichte rapporten te schrijven

Een doelgericht rapport is in 30 seconden te lezen. Gebruik onze 5 tips om zulke rapporten te schrijven. Je lezers zullen je dankbaar zijn.

Uiteraard wil je niet dat de lezers van je rapport uren kwijt zijn met het achterhalen van de belangrijkste punten. Of dat ze deze helemaal niet opmerken. Bijvoorbeeld omdat ze na een paar alinea’s het idee krijgen dat jouw rapport geen belangrijke informatie voor ze bevat. Voor je het weet, ligt je rapport dan op de stapel ‘voor later’. Hoe je dit voorkomt? Door doelgerichte rapporten te schrijven.

Tip 1: begin niet met schrijven. Maar met nadenken.

Bedenk: wat is je doel? Wie is je lezer? Wat is het onderwerp van je tekst? Dat is je werkplan. Is je doel informeren? Dan kies je voor een andere opbouw dan wanneer je wilt overtuigen. Of nieuws wilt brengen. Je doelgroep bepaalt wat je wel en niet in je tekst zet. Dat ligt aan het kennis-, interesse- en taalniveau van je doelgroep. Hoe meer je daar rekening mee houdt, hoe beter je tekst gelezen en begrepen wordt. Bijvoorbeeld:

Onderwerp:bewonersavond over verslaafdenopvang in wijk X
Doel:bewoners wijk X informeren over verslaafdenopvang in de wijk
Doelgroep:alle bewoners van wijk X

Meer weten? Lees Helder rapporteren in 9 stappen

Tip 2: bedenk niet wat jij allemaal wilt vertellen. Maar wat je lezer allemaal wil weten!

Op basis van je werkplan bepaal je welke vragen de lezer heeft bij het onderwerp en het doel. Op basis van deze vragen structureer je je tekst. Zo maak je de tekst lezersgericht. Bijvoorbeeld:

Onderwerp:verslaafdenopvang in uw woonwijk
Doel:informeren
Doelgroep:bewoners

Lezersvragen:

Heb ik er last van?
Waarom in mijn wijk?
Wanneer komt de opvang?
Hoeveel verslaafden vangen ze op?
Welke veiligheidsmaatregelen zijn er?
Wat als ik me onveilig voel?
Is het tijdelijk of niet?

Meer weten? Lees Lezersgerichte rapporten, notities en verslagen maken? Dat kun jij ook!

Tip 3: beantwoord de vragen van je lezer in een logische volgorde.

Een lezer heeft op basis van je werkplan dus verschillende vragen. Het is belangrijk dat je die vragen in de juiste volgorde beantwoordt. En dat is de volgorde die voor de lezer het meest logisch is. Heeft iemand een vergunning voor een dakkapel aangevraagd? Dan heeft hij waarschijnlijk 2 vragen: Krijg ik de vergunning? En waarom wel/niet? Dit is ook meteen de volgorde die voor de lezer het meest logisch is: een piramide.

Tip 4: zorg dat je rapport maar 1 doel heeft.

Er zijn verschillende tekstdoelen. Denk aan informeren, nieuws brengen en werven. Elk doel heeft een andere structuur en volgorde van lezersvragen. Een nieuwsbericht in de krant is anders dan een wervend artikel in een magazine. Je begrijpt dat het dus niet handig is om verschillende doelen in 1 tekst te gebruiken. De lezer verwacht een bepaalde opbouw en jij gaat daar als schrijver aan voorbij. Dat gaat ten koste van de begrijpelijkheid van je tekst. En dus bereik je je doel weer niet.

Tip 5: zet kopjes boven je alinea’s.

Kopjes geven je tekst structuur. Bedenk maar eens hoe je ‘s morgens de krant leest. Daarnaast dekken kopjes de lading van de alinea, waardoor je tekst samenhang krijgt. Maak voor elke nieuwe kernboodschap een nieuwe alinea met een nieuw kopje. Ook het slot krijgt een kopje. Er zijn 3 soorten kopjes: de onderwerpkop, de vraagkop en de kernboodschapkop.

Oefenen op basis van je eigen praktijk werkt het beste!

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Blijf op de hoogte van de laatste blogs en beste schrijf- en spreektechnieken.

    Ja, ik ga akkoord met hetprivacybeleid

    Gerelateerde blogs

    Opinieonderzoek schriftelijke communicatie

    Opinieonderzoek schriftelijke communicatie: fouten kosten tijd en geld

    Lees meer pijltje
    Foto bij opinieonderzoek schriftelijke communicatie

    AllesoverHR en SYNC: opinieonderzoek schriftelijke communicatie

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Wat vinden werknemers van de communicatie van hun organisatie

    Wat vinden werknemers van de communicatie van hun organisatie?

    Lees meer pijltje

    Meer informatie?

    Stel je vraag aan Gonda. Zij helpt je graag verder.

    Foto van Gonda ter Maaten (meer informatie)
    Gonda ter Maaten

    Meer lezen over rapporteren?

    Beeld bij: Helder en overtuigend adviseren in 30 seconden en het schrijven van een adviesrapport

    Adviesrapport schrijven: helder en overtuigend adviseren in 30 seconden

    Het kan echt: een adviesrapport waarmee je de lezer in 30 seconden overtuigt. Lees hoe je zo'n advies schrijft.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Helder rapporteren in 9 stappen

    Helder rapporteren in 9 stappen

    Hoe schrijf je duidelijke, aantrekkelijke en overtuigende rapporten? Met deze 9 tips lukt het je om helder te rapporteren!

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Lezersgerichte rapporten maken

    Lezersgerichte rapporten, notities en verslagen maken? Dat kun jij ook!

    Geven jouw rapporten, notities en verslagen altijd snel en duidelijk antwoord op de vragen van de lezer? Nee? Lees dan onze tips!

    Lees meer pijltje

    Recente blogs

    Beeld bij: Wat doet een copywriter

    Wat doet een copywriter?

    'Op een feestje noemde ik mezelf copywriter. Maar eenmaal thuis begon het te knagen. Kon ik mezelf zomaar zo noemen?'

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Spreken zonder woorden. De kracht van non-verbale communicatie

    Spreken zonder woorden: de kracht van non-verbale communicatie

    Non-verbale communicatie is alle communicatie die niet via woorden verloopt. Denk aan lichaamstaal, maar ook aan de toon waarop je iets zegt.

    Lees meer pijltje
    Beeld bij: Je brief of e-mail afsluiten

    Je e-mail of brief afsluiten? Gebruik deze tips en voorbeelden

    Het afsluiten van je e-mail of brief. Hoe doe je dat? Vermijd clichézinnen en 'houd de deur open voor je lezer'.

    Lees meer pijltje